Strona 3

A gdyby tak w proces audytu zaangażować wszystkich pracowników? Sprawić, by każdy zatrudniony dostrzegał i wskazywał błędy w procesach produkcyjnych, biznesowych, logistycznych i tym samym dawał firmie szansę na wyeliminowanie nieprawidłowości, gdy tylko się pojawią? Z TIMATE jest to możliwe, i to nawet codziennie!

Od pracownika do audytora

TIMATE sprawia, że każdy pracownik firmy staje się jednocześnie jej wewnętrznym audytorem. A to wszystko dlatego że system angażuje zatrudnionych do zauważania i wskazywania błędów w procesach i w organizacji pracy. Jak to działa?

TIMATE gromadzi dane na temat pracy pracowników w sześciu obszarach: czasu pracy, wykorzystania tego czasu, bezpieczeństwa, realizacji zadań, wykonania normy pracy oraz zarządzania (funkcja dostępna dla przełożonych). Pod koniec dnia każdy pracownik jest na podstawie tych danych automatycznie oceniany. Poszczególnym obszarom przypisane zostają emotikony z uśmiechniętą, neutralną lub smutną buźką. Zatrudniony wie zatem od razu, jak wywiązywał się ze swoich zadań danego dnia – czy dobrze wykorzystał czas pracy, czy przestrzegał zasad BHP, czy zrealizował przypisane do niego zadania.

Co istotne – system ocen można powiązać z systemem premiowym, czyli za dobre oceny pracownicy dostają jednocześnie punkty, które z czasem przełożą się na konkretną premię finansową. To sprawia, że traktują swoje oceny poważnie i reagują, gdy system przypisze do jakiegoś obszaru negatywną notę.

Co robią w takim momencie? Jeśli zła ocena wynika ze spóźnienia, nienoszenia kasku w miejscu tego wymagającym czy z opieszałości w wykonywaniu obowiązków, pracownik może liczyć tylko na siebie i poprawić swój sposób pracy.

Zdarza się jednak, że smutna buźka nie oznacza błędów pracownika, ale błędy w procesach. Niewykonanie zadania może przecież wynikać nie z lenistwa, a z nieprawidłowości w logistyce czy organizacji pracy. Pracownik nie pracuje efektywnie, bo czeka na dostarczenie komponentów, na naprawienie maszyny, na pomoc zespołu, który w tym momencie wykonuje inne obowiązki. W takim przypadku pokazuje przełożonemu, co nie zadziałało w procesach i tym samym spowodowało przestoje czy naruszenia bezpieczeństwa.

Korzyści z audytu

Taki wewnętrzny audyt, prowadzony na bieżąco i angażujący wszystkich pracowników firmy, przynosi ogromne korzyści. Przede wszystkim firmy od razu dostają informacje o wszelkich nieprawidłowościach i mogą na nie zareagować, gdy tylko się pojawią. Dzięki temu problemy nie narastają przez całe miesiące, jak to bywa w przypadku audytów przeprowadzanych raz czy dwa razy w roku. Błędy eliminowane są natychmiast, co poprawia wydajność firmy.

Tego typu audyt jest też skuteczny, bo każdemu pracownikowi zależy na tym, aby informacja o błędach w procesach dotarła do przełożonych i aby te błędy zostały jak najszybciej wyeliminowane. Nikt przecież nie chce dostawać złych ocen nie ze swojej winy.

I w końcu taki audyt jest znacznie tańszy niż audyt przeprowadzany przez firmy zewnętrzne lub przez delegowanych do takich zadań pracowników.

Żadna firma nie działa każdego dnia na 100% swoich możliwości, bo jakość jej funkcjonowania zależy od bardzo wielu czynników. Kluczem do sukcesu jest jednak jak najszybsze zauważenie i wyeliminowanie błędów. Dzięki temu organizacja będzie bardziej efektywna, a pracownicy zadowoleni i dobrze zmotywowani.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na temat tego, jak TIMATE automatyzuje procesy w firmach, napiszcie do nas na: contact@timatesystem.com.

Skontaktuj się z nami

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest Internet of Behaviours. To technologia pozwalająca z jednej strony na badanie tego, jak zachowują się jej użytkownicy, a z drugiej – na zmianę tych zachowań. IoB bazuje na danych płynących z czujników wykorzystywanych w Internecie Rzeczy (IoT). Wartością dodaną IoB jest analiza i interpretacja tych danych, która pozwala na wyciąganie wniosków i podpowiadanie użytkownikom innych schematów działania.

I to już firmom korzystającym z TIMATE może wydawać się znajome. Nasz system opiera się bowiem na danych gromadzonych przez czujniki – tych dotyczących między innymi ruchu czy lokalizacji pracowników. TIMATE daje także inne możliwości – moduł analizy pozwala te dane uporządkować i zrozumieć, a komunikaty przesyłane na karty użytkowników wpływają na ich zachowanie, służąc jako prosty i skuteczny system motywacyjny.

 Jakie informacje TIMATE czerpie z działań pracowników?

Karty i urządzenia TIMATE wyposażone są w czujniki, które dostarczają wielu cennych danych. Pokazują między innymi, gdzie dokładnie (w dokładnością do strefy) znajduje się pracownik, czy i jak się porusza, czy przebywa w miejscu dla niego dozwolonym, czy korzysta ze środków ochrony osobistej, ile czasu poświęca jednej czynności, z kim i gdzie się spotyka (czynnik szczególnie ważny w czasach pandemii), czy nie ulega wypadkowi (czujniki wykrywają upadki i utratę przytomności).

Takie dane to podstawa do analizy zachowania pracowników i wyciągnięcia wniosków dotyczących funkcjonowania firmy. Może się bowiem okazać, że procesy wprowadzone w przedsiębiorstwie nie są w pełni optymalne (np. pracownik niepotrzebnie czeka na dostawę towarów niezbędnych mu do pracy, tracąc przy tym cenny czas; pracownicy przemierzają kilka razy dziennie setki metrów, bo ich stanowiska pracy są źle usytuowane w stosunku do innych miejsc, które muszą odwiedzić, by wykonać swoje zadania – np. magazynów). Obserwacja zachowania użytkowników kart TIMATE pomaga zrozumieć, jak działa firma. I wskazać miejsca, które wymagają poprawy.

Jak TIMATE wpływa na zachowanie pracowników?

Drugi aspekt IoB to zmiana zachowania użytkowników. TIMATE także na to pozwala.

• Wysyłając komunikaty na karty pracowników, pracodawcy/zarządzający firmą przypominają o konieczności podjęcia lub zaniechania jakiegoś działania (np. zdezynfekuj ręce, włóż kask, opuść strefę niebezpieczną, zrób przerwę itd.).
• Dzięki danym płynącym z systemu TIMATE firma może przeorganizować procesy i zmienić sposób działania pracowników.
• Wprowadzony niedawno moduł motywacyjny sprawia, że pracownicy stają się wewnętrznymi audytorami w firmach. Dzięki temu, że ich praca jest oceniana każdego dnia, sami wskazują nieefektywne procesy lub błędy w organizacji pracy, które wpływają na ich ocenę.

Kto skorzysta na IoB?

Oczywiście IoB – jak każda nowa technologia – może budzić wątpliwości. Czy firma nie zbiera zbyt dużej ilości danych? Czy nie działa nielegalnie, wpływając na zachowanie pracowników?

W przypadku TIMATE sprawa jest jasna i prosta. System nie zbiera żadnych wrażliwych danych – gromadzi tylko informacje o ruchu i lokalizacji pracowników. Dodatkowo zmiany, które zostają wprowadzone na podstawie tych danych, mają służyć i pracownikom, i pracodawcy. To jest model win-win, w którym zyskuje każda ze stron. Przedsiębiorstwo funkcjonuje wydajnej i lepiej, co przekłada się na korzyści dla wszystkich.

Rozwój IoB dopiero się rozpoczyna. Odpowiednie wykorzystanie tej technologii może jednak już dziś zmienić na lepsze działalność przedsiębiorstw. Warto spróbować!

Skontaktuj się z nami

Jak to działa? TIMATE gromadzi i analizuje na bieżąco dane dotyczące tego, jak pracują pracownicy i jak przebiegają procesy produkcyjne i biznesowe w firmach. Dane te są pod koniec każdego dnia pracy przekształcane w ocenę, która pojawia się na karcie każdego zatrudnionego oraz kierowników zespołów. Ocena dotyczy sześciu obszarów:

Czasu pracy

System ocenia punktualność pracowników, ilość czasu poświęconą na pracę i na odpoczynek (w tym na ustawowe i ponadustawowe przerwy, między innymi na obiad, kawę czy papierosa), nadgodziny i niedopracowania.

Wykorzystania czasu pracy

TIMATE ocenia, czy pracownik wykonuje czynności, które zostały mu zlecone. W tym celu sprawdza, czy zatrudniony spędził odpowiednią ilość czasu w ruchu, np. w sali produkcyjnej lub magazynie, bądź też przy komputerze. Normy w tym zakresie ustala indywidualnie każde przedsiębiorstwo.

Bezpieczeństwa

System rejestruje, czy pracownik przestrzega przepisów BHP. Czy zakłada kask lub odzież ochroną w strefach, które tego wymagają, czy informuje o wypadkach, wzywa pomoc w razie konieczności, reaguje na komunikaty bezpieczeństwa. Na tej podstawie wystawia ocenę dzienną.

Realizacji zadań

TIMATE weryfikuje, czy pracownik realizuje zadania przydzielone mu przez przełożonego i wyświetlone na karcie jako lista czynności do wykonania danego dnia.

Wykonania planów

Dzięki otwartemu API TIMATE łatwo integruje się z wewnętrznymi systemami planowania harmonogramów pracy, ERP czy CRM. Codzienne zadania przypisane do każdego pracownika są elementem realizacji krótko- i długofalowych planów. Stopień wykonania tych harmonogramów jest oceniany pod koniec dnia pracy.

Zarządzania

Na kartach TIMATE osób zarządzających pojawia się codzienne podsumowanie pracy podległych im zespołów. Oceniane są poszczególne obszary działania oraz samo zarządzanie teamem. Ogólna ocena pracy zespołu jest średnią ocen uzyskanych danego dnia przez wszystkich jego członków.

 Każdy z tych obszarów ma przypisaną ikonkę. Pod koniec każdego dnia pracy na ekranie pracowników pojawia się zatem pięć ikonek i przypisanych im ocen – w postaci czytelnych piktogramów, czyli uśmiechniętych, neutralnych lub smutnych buziek. Na kartach kierowników takich ikonek i ocen jest sześć.

Ocena motorem zmian

Po co w ogóle oceniać codzienne pracowników i ich działania? Bowiem tylko w taki sposób można na bieżąco monitorować funkcjonowanie firmy i identyfikować problemy w momencie, w którym się pojawiają. Jeśli ocena zespołu w jakimś obszarze spada, wystarczy przyjrzeć się dokładniejszym wykresom i analizom i sprawdzić od razu, co działa nieprawidłowo. Dzięki temu można od razu wprowadzić potrzebne zmiany w procesach i poprawić efektywność firmy.

Motywacja na wyciągnięcie ręki

Moduł oceny można również wykorzystać do stworzenia systemu motywacyjnego dla pracowników. Pozytywne podsumowanie dnia będzie w takim przypadku skutkować przyznaniem punktów, które przełożą się na nagrody i premie. System pozwala także nagradzać współpracowników i pracowników przypisaniem im specjalnego ‘uznania’, które jest odnotowywane w aplikacji i na karcie.

Dzięki takim działaniom pracownicy oraz kierownicy mają możliwość ciągłego zwiększania swojej premii. Opłaca im się zatem codziennie starać, ponieważ każdego dnia zostanie to ocenione, zauważone i docenione w postaci zwiększenia nagrody finansowej za dany miesiąc.

Skontaktuj się z nami

Przede wszystkim wyjaśnijmy, czym jest praca hybrydowa. To model, w którym pracownicy pojawiają się w siedzibie firmy rotacyjnie. Kiedy część zespołu przychodzi do biura, druga część pozostaje na home office. Dzięki temu łatwiej jest zachować wymagany dystans społeczny.

Według raportu Pracuj.pl za takim modelem wykonywania obowiązków opowiada się dziś 40% pracowników w Polsce. Chcieliby oni przychodzić do biura minimum raz w tygodniu. 39% ankietowanych chce natomiast powrotu do biur, jednak z zachowaniem możliwości pracy zdalnej przynajmniej kilka razy w miesiącu.

Oczywiście nie każdy może przejść na home office. Pracownicy fizyczni, specjaliści produkcji, większość osób zatrudnionych w fabrykach musi pojawiać się codziennie na swoich stanowiskach pracy. W takim przypadku pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki sanitarne.

Jak TIMATE może pomóc w tych działaniach?

Praca w domu. Komunikaty i zadania

W przypadku wprowadzenia w firmie modelu mieszanego TIMATE wspomoże przedsiębiorcę w organizacji tak pracy zdalnej, jak i stacjonarnej. Nasza karta jest swoistą platformą komunikacji z pracodawcą, kiedy pracownik pozostaje w trybie home office. Przede wszystkim wyświetla zadania do wykonania w danym dniu i pozwala zaznaczyć moment rozpoczęcia i zakończenia wykonywania danego działania. Dodatkowo karta:

· Jest narzędziem potwierdzającym wykonanie zadania
· Przypomina o konieczności zrobienia przerwy
· Informuje, że pracownik rozpoczął właśnie nadgodziny
· Pozwala zgłosić nieobecność w pracy i podać jej przyczynę (np. L4 lub delegacja)

Praca w siedzibie firmy. Bezpieczeństwo i kontrola

Badania przeprowadzane wśród pracowników i przedsiębiorców od kilku miesięcy pokazują, że najwyższym priorytetem dla obu tych grup jest dziś bezpieczeństwo. System TIMATE pozwala je zapewnić nawet wtedy, gdy pracownicy pracują stacjonarnie w siedzibie firmy. W jaki sposób? Karta TIMATE to między innymi:

· Bezdotykowe przechodzenie przez bramki
· Czujniki mierzące temperaturę (za zgodą pracowników)
· Komunikaty BHP, np. przypominające o dezynfekcji rąk
· Aktywna pomoc w zachowaniu bezpiecznej odległości między pracownikami
· Statystyki zapobiegające gromadzeniu się ludzi
· Przycisk SOS, pozwalający na zgłoszenie naruszeń higieny pracy lub złego samopoczucia pracownika

Wiele wskazuje na to, że przedsiębiorstwa na razie nie powrócą na stałe do pracy stacjonarnej. W wielu wypadkach wybiorą hybrydowy model działania. Technologie takie jak TIMATE mogą im w tym skutecznie pomóc.

Skontaktuj się z nami