Blog

W kwietniu 2020 roku popyt na oprogramowanie do monitorowania pracowników wzrósł na świecie ponad dwukrotnie. Wyszukiwanie frazy “jak monitorować pracowników pracujących w domu” wzrosło o 1705%. Sprzedaż systemów, które śledzą aktywność pracowników, wystrzeliła.

Wyzwanie związane z wprowadzeniem pracy zdalnej nie zniknęło z czasem. Przeciwnie, w Polsce właśnie wprowadzono na stałe do Kodeksu pracy przepisy regulujące taki sposób pracy. Należy się więc spodziewać, że popularność pracy zdalnej (w tym  hybrydowej) nie będzie maleć. Nie znikną też pytania dotyczące tego, czy i jak monitorować pracowników wykonujących obowiązki zawodowe z domu lub innego miejsca pracy zdalnej.

– Monitoring pracy jest niezastąpionym narzędziem w przypadku firm produkcyjnych, przemysłowych, logistycznych, opierających się na pracy w ruchu, z maszynami, przy liniach produkcyjnych. Dzięki monitorowaniu pracy można szybko wykryć i wyeliminować nieprawidłowości w organizacji procesów oraz przestoje. Można też lepiej dbać o bezpieczeństwo pracowników. Natomiast w przypadku pracy umysłowej – a to taką zwykle wykonują pracownicy zdalni – tego typu monitoring wydaje się nie zdawać egzaminu. Pracodawcy powinni zdecydować się w tej sytuacji na pracę zadaniową – mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.

Pomysłowi pracodawcy

Pracodawcy jednak bardzo często wciąż decydują się na różnorodne sposoby kontrolowania pracowników wykonujących zdalnie obowiązki zawodowe. Najczęściej – według raportu firmy ExpressVPN – sprawdzają historię przeglądanych stron WWW, czas poświęcony na tę czynność, używane aplikacje, zawartość ekranu w czasie rzeczywistym, aktywne godziny pracy. Stosują też okresowe przechwytywanie ekranu, monitorują czaty i dzienniki wiadomości.

Pracodawcy najchętniej sprawdzają, czym zajmują się ich pracownicy, podczas wideokonferencji i rozmów telefonicznych. 41% preferuje raporty przesyłane drogą mailową, 40% programy do raportowania zadań i wyników pracy, a 26% programy do mierzenia czasu poświęcanego na konkretne zadania.

Praktyki te są bardzo popularne. Z sondażu przeprowadzonego na zlecenie Vmware w 2021 r. wynika, że już wtedy 84% ankietowanych polskich przedsiębiorców przyznało, że korzysta z narzędzi monitorujących wydajność pracowników podczas pracy hybrydowej lub zamierza je wdrożyć. Inne badanie – „Microsoft Annual Work Trend Index Report 2022” – pozwala zrozumieć motywację pracodawców. Wynika z niego bowiem, że aż 85% ankietowanych managerów wątpi w zaangażowanie pracowników wykonujących obowiązki zdalnie.

– Narzędzia do monitorowania pracy nie spełnią swoich zadań, jeśli będą tylko batem na pracowników. Z mojego doświadczenia wynika, że polscy przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają to, że efektywny monitoring pracy nie polega na kontrolowaniu pracowników, a na analizie wykorzystania czasu pracy oraz organizacji procesów prowadzącej do stworzenia bardziej przyjaznego i wydajnego środowiska pracy – z korzyścią dla pracowników i pracodawców – tłumaczy Sebastian Młodziński z TIMATE.

Z perspektywy prawa

Niezależnie od tego, jaki cel przyświeca pracodawcy, warto zadać sobie pytanie, czy monitorowanie pracy zdalnej jest zgodne z prawem. W Kodeksie pracy znajdują się zapisy dotyczącej monitoringu pracy oraz kontroli wykonywania pracy zdalnej. Z przepisów wynika, że jeśli takie działanie jest niezbędne do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy, oraz do zapewnienia właściwego użytkowania narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, a także inne formy kontroli. Dodatkowo pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika – w zakresie samej pracy, jak i bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji.

– Ustawodawca zastrzega wyraźnie, że pracownik musi być poinformowany o wprowadzonym monitoringu, a jego zakres i sposób stosowania należy ustalić ze związkami zawodowymi – jeśli takie u pracodawcy działają – i zamieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Sposób kontroli pracy zdalnej także należy wcześniej ustalić w akcie wewnętrznym – porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej – lub w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Przepisy bronią pod tym względem interesów pracowników – zastrzegają, że monitoring i kontrola nie mogą naruszać prywatności pracownika i jego rodziny ani naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika – wyjaśnia Agnieszka Sobota, radca prawny i partner zarządzający w kancelarii KTW.Legal.

Monitoring – miecz obosieczny

Choć na rynku są narzędzia, a prawo określa sposób ich wykorzystania, pojawia się coraz więcej badań i opinii, które podważają zasadność stosowania monitoringu pracy zdalnej. Z raportu Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych wynika, że monitoring może przyczynić się do zmniejszenia satysfakcji z pracy, wzrostu poziomu stresu oraz do związanej z tym większej rotacji pracowników. Z kolei eksperci Gartnera wskazują na to, że obawy pracowników dotyczące monitorowania mogą przyczynić się do wypalenia zawodowego, ponieważ pracownicy zdalni nie wiedzą, jak “się wyłączyć”. Bojąc się tego, że są nieustannie obserwowani, ciągle wydłużają dzień pracy.

Na rosnącą niechęć pracowników do systemów kontroli wypływa też deklarowana przez nich niepewność co do tego, jakie dane zbiera pracodawca. Aż 41% ankietowanych pracowników przyznaje, że nikt z ich organizacji nie informuje ich, jakie dane są gromadzone oraz dlaczego i jak są wykorzystywane. A nawet jeśli informacje takie są przekazywane – są niskiej jakości, co utrudnia ich zrozumienie, twierdzi Gartner.

Za przyznaniem pracownikom zdalnym większej swobody przemawiają też wyniki raportu „Microsoft Annual Work Trend Index Report 2022”. Aż 87% ankietowanych pracowników zapewnia, że na home office nie straciło nic ze swojej produktywności. Elastyczność w zakresie miejsca i czasu pracy oraz doboru współpracowników może nawet podnieść wyniki pracowników, wynika z badań Gartnera.

Monitorować czy nie monitorować?

Co zatem powinni zrobić pracodawcy? Wydaje się, że nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Oczywiście także w przypadku pracy zdalnej konieczne jest formalne udokumentowanie tego, że pracownik wywiązuje się z umowy i swoich zobowiązań wobec pracodawcy. Zatem rejestracja i elektroniczna ewidencja czasu pracy i systemy, które umożliwiają jej prowadzenie także na odległość, będą bardzo pomocne. Dzięki nim pracownik może oznaczać początek pracy, jej zakończenie, a także liczbę i długość przerw czy lokalizację, z jakiej pracuje. Takich informacji potrzebują działy kadr i płac, osoby odpowiedzialne za HR czy finansowe rozliczanie umów i kontraktów. Od kontroli formalnej nie da się więc uciec.

Inaczej wygląda sprawa monitoringu tego, co dokładnie robi pracownik. W przypadku pracy zdalnej warto zdecydować się na inny sposób oceniania jej efektywności.

– Przedsiębiorcy powinni znaleźć tu złoty środek. Nie da się oczywiście całkowicie odpuścić monitoringu pracowników zdalnych, ale też ciągłe sprawdzanie tego, czy siedzą przy komputerach i co piszą w mailach, nie sprawi, że staną się bardziej produktywni czy będą lepiej wykonywać swoje obowiązki. Patrząc na wyniki badań, pokuszę się nawet o stwierdzenie, że takie działanie raczej zniechęci zatrudnionych – komentuje Sebastian Młodziński z TIMATE. – Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem jest w tym przypadku praca czysto zadaniowa, w której pracownik jest rozliczany z tego, co realnie zrobił, a nie z tego, ile razy w ciągu dnia kliknął myszką. Innym słowem, dobrze jest sprawdzać, gdzie pracownik śpi, ale nie ma sensu zaglądać mu pod kołdrę.

Praktyka organizowania pracy zdalnej w Polsce jest jeszcze bardzo świeża. Pracodawcy nie unikną jednak konfrontacji z koniecznością zapewnienia pracownikom możliwości pracy w systemie całkowicie zdalnym lub hybrydowym. Im szybciej wypracują standardy satysfakcjonujące obie strony, tym łatwiej będzie im się dostosować do zmieniających się warunków rynkowych i oczekiwań pracowników.

Spojrzenie w taki sposób na inwestycję w technologię nie jest jednak łatwe. Jednak warto przeanalizować sytuację i sprawdzić – na realnych liczbach dostarczanych przez producentów – jak nowe narzędzie przełoży się na funkcjonowanie firmy. Bo przecież celem wprowadzania innowacji jest lepsze, szybsze i wydajniejsze funkcjonowanie organizacji. A lepsza wydajność oznacza między innymi więcej czasu na nowe projekty i tym samym większe przychody. Ważne jest jednak to, by wybierać rozwiązania, które szybko się zwracają. I to w sposób łatwy do policzenia i przewidzenia.

Idealny świat czy rzeczywistość?

Pięknie to brzmi. Ale dla wielu zarządzających – równie nierealnie. Jednak wskaźnik ROI to nie mrzonka i marketingowy wymysł, ale realna pomoc w obliczaniu opłacalności danego wydatku. Także wydatku na IT. W przypadku TIMATE i naszego rozwiązania generowane oszczędności są łatwe do policzenia w konkretnych obszarach. Np. te wynikające z lepszego wykorzystania czasu pracy wynoszą od 5 do 20% kosztów osobowych, do tego wydajność wzrasta co najmniej o 5%. Korzyści finansowe są zatem widoczne i to z nich rozliczamy się z klientem. Po to robimy wdrożenie pilotażowe, żeby udowodnić, że oszczędności to nie tylko deklaracje, a faktyczny efekt działania systemu.

Co ważne, ROI da się obliczyć tylko w sytuacji, w której znamy parametry wyjściowe i mierzymy to, jak zmieniają się po wdrożeniu nowego rozwiązania. Im precyzyjniejsze wskaźniki dostarczane wraz z systemem, tym dokładniejsze wyliczenia. Co jednak można zmierzyć i na czym oszczędzić, wdrażając narzędzie IoT?

Skąd się biorą zyski?

Systemy IoT – jak coraz powszechniej wiadomo – to sieci połączonych ze sobą czujników elektronicznych gromadzących i wymieniających ze sobą dane na temat pracy urządzeń i ludzi. I to właśnie te dane są absolutnie najważniejsze. Dane i ich analiza. To dzięki nim przedsiębiorca może ocenić, jak funkcjonuje jego firma, wprowadzić odpowiednie ulepszenia i sprawdzić od razu, czy te modyfikacje przyniosły oczekiwane rezultaty. Dzięki temu szybko poprawia działanie organizacji, co przekłada się na oszczędności. Skąd wynikają?

Po pierwsze – lepsza organizacja pracy

Bieżący wgląd w to, jak funkcjonują procesy w firmie, sprawia, że można niemal natychmiast zauważyć różnego rodzaju nieprawidłowości. Źle wytyczone ciągi komunikacyjne, nieodpowiednio umiejscowione względem siebie stanowiska pracy, nieprzemyślany harmonogram dostaw, który powoduje przestoje, źle skomponowane zespoły – to wszystko wpływa na wydajność pracy. Eliminując błędy i dostosowując środowisko do potrzeb z jednej strony procesów produkcyjnych, a z drugiej – samych pracowników, poprawia się efektywność całego przedsiębiorstwa.

Po drugie – mądrzej wykorzystany czas pracy

Dane na temat pracy zespołów pozwalają też lepiej zarządzać czasem pracy i unikać niepotrzebnych przerw wynikających na przykład ze złej organizacji procesów czy kolejek tworzących się przy stanowiskach lub maszynach. Z badań TIMATE wynika, że w dużych firmach produkcyjnych i logistycznych każdy pracownik marnotrawi miesięcznie średnio 460 minut. Minut, za które firma płaci. Dzięki udoskonaleniu procesów przedsiębiorstwa mogą wyeliminować przestoje i lepiej wykorzystać etaty swoich pracowników.

Po trzecie – efektywniejsze zarządzanie zasobami

No właśnie – wiedząc, co powoduje przerwy w działaniu, można mądrzej zarządzać pracą ludzi. I lepiej planować zatrudnienie. Czasem problemem nie jest brak rąk do pracy, a zła jej organizacja – nieodpowiedni skład zespołów, źle rozlokowane stanowiska, za mało maszyn czy urządzeń. Nagminnie zdarza się, że firma płaci za nadgodziny, a jednocześnie ma mnóstwo przestojów w tym samym dniu, w którym te nadgodziny są później generowane. Optymalizacja procesów przyczynia się do lepszego wykorzystania dostępnych zespołów. Dodatkowo może okazać się, że w lepiej zorganizowanym środowisku pracownicy wykonują swoje obowiązki szybciej, a to oznacza przestrzeń na dodatkowe zlecenia i tym samym – wpływy do budżetu firmy.

Po czwarte – większe bezpieczeństwo pracowników

Systemy IoT pozwalają także na monitorowanie i wspieranie bezpieczeństwa pracowników. A badania IOSH pokazują, że pracownicy pracujący w bezpiecznym środowisku są bardziej produktywni i zadowoleni. Rzadziej też korzystają ze zwolnień lekarskich. To oczywiście podnosi wydajność całej firmy. Dodatkowo bezpieczniejsze warunki pracy oznaczają mniej wypadków, czyli mniej odszkodowań i kar za niedostateczne dostosowanie miejsca pracy. A to znów oszczędności dla przedsiębiorstwa.

Po piąte – lepsza komunikacja i przepływ informacji

Z raportu Gallupa „State of the Global Workplace: 2022 Report” wynika, że niezaangażowani, a tym samym nieproduktywni pracownicy kosztują świat 7,8 biliona dolarów. Niebagatelną rolę w podnoszeniu zaangażowania gra komunikacja z pracownikami. Raport McKinsey pokazuje, że dobrze skomunikowane zespoły odnotowują wzrost produktywności o 20-25%.

Pracownicy chcą być na bieżąco informowani między innymi o tym, jakie zadania mają do wykonania oraz jak oceniana jest ich praca. Oczywiście bardzo trudno dawać taki feedback bez wsparcia technologii. Kadra zarządzająca nie jest w stanie każdego dnia obserwować i oceniać pracy każdego pracownika. Z pomocą przychodzi automatyzacja i systemy IoT, które bez zaangażowania kierownictwa podsumowują dzień, oceniają zespoły i przekazują niezbędne informacje pracownikom.

Cyfryzacja odmieniana przez wszystkie przypadki to nie moda, która przeminie. To szansa dla firm nie tylko na szybszą, sprawniejszą i bardziej zautomatyzowaną pracę, ale też na lepszą organizację procesów, która w prostej linii prowadzi do lepszych wyników finansowych.

W japońskim oddziale Microsoft czterodniowy tydzień pracy został wprowadzony testowo w 2019 roku, w ramach projektu Work Life Choice Challenge 2019 Summer. Efektem tego eksperymentu był wzrost wydajności pracowników o 40% i spadek zużycia energii elektrycznej o 23% w porównaniu z podobnym okresem rok wcześniej.

Krótszy tydzień pracy przetestowały też Hiszpania czy Wielka Brytania. Do dziś sprawdza się na Islandii. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) w „Monitoringu trendów w innowacyjności” zauważa, że skrócenie czasu pracy jest jednym z wiodących trendów w nowoczesnych gospodarkach.

Krótsza praca, taka sama płaca

W Polsce takie rozwiązanie jest wprowadzane przez niektóre firmy jako dodatkowy bonus dla pracowników. W dobie kryzysu energetycznego przedsiębiorstwa czasem decydują się na skrócenie tygodnia pracy, ale nie wymiaru etatu – pracownicy przychodzą zatem do pracy przez cztery dni w tygodniu, ale pracują dłużej. Na takich zasadach działają dziś niektóre fabryki.

Badania pokazują jednak, że Polacy chętnie pracowaliby krócej, ale pod warunkiem utrzymania wysokości dotychczasowego wynagrodzenia. Z raportu Hays Poland „Czterodniowy tydzień pracy” wynika, że 96 proc. ankietowanych mogłoby pracować 4 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie za aktualną stawkę, a 52 proc. 4 dni w tygodniu po 10 godzin, czyli bez zmiany wymiaru etatu i zarobków.

Trudno dziś jednak stwierdzić, czy Polacy oceniają potencjalne zmiany jednoznacznie pozytywnie. W listopadzie ubiegłego roku Instytut Badań Pollster na zlecenie „Super Expressu” przeprowadził ankietę, z której wynika, że tylko 46 proc. badanych chciałoby wprowadzenia 4-dniowego tygodnia pracy. Zainteresowanie nowym modelem pracy różni się także w zależności od branży. Pracownicy sektorów, w których trudno o takie zmiany, choćby logistyki czy gastronomii, dużo mniej optymistycznie patrzą na proponowane modyfikacje czasu pracy.

Za i przeciw, czyli perspektywa przedsiębiorcy

Na razie krótszy tydzień pracy to wciąż pieśń przyszłości. Do Sejmu trafił jednak projekt ustawy trafiający w gusta Polaków, czyli skracający wymiar etatu do 35h bez zmiany wysokości wynagrodzenia. I nawet jeśli nie zostanie przyjęty, to obserwując kierunek, w którym podążają inne kraje, można spodziewać się podobnych inicjatyw ustawodawczych w najbliższym czasie.

Co na to przedsiębiorcy? Zdania są podzielone. Nic jednak dziwnego, że zarządzający boją się spadku wydajności swoich firm lub konieczności zatrudnienia nowych osób, czyli podniesienia kosztów. Choć dotychczasowe próby wprowadzenia zmian w wymiarze etatu w różnych krajach skutkowały zwiększeniem efektywności pracowników, trudno przewidzieć, czy taki stan byłby długotrwały. Z drugiej strony skrócenie tygodnia pracy pozwoli uzyskać oszczędności na eksploatacji biur i budynków.

W przypadku tak dużej zmiany ważny będzie przede wszystkim wnikliwy wgląd w to, jak na co dzień funkcjonuje przedsiębiorstwo. Ciągły monitoring procesów, wyłapywanie błędów, które opóźniają pracę, i jak najszybsze eliminowanie ich. W szczególnie trudnej sytuacji będą firmy produkcyjne, przemysłowe. Trudno bowiem oczekiwać od pracownika przy taśmie montażowej, żeby zaczął wykonywać swoje zadania szybciej. Może jednak się okazać, że da się tak zorganizować pracę całego zespołu, żeby była bardziej efektywna, nie przyspieszając jednocześnie zadań wymagających precyzji i czasu.

Czas na wagę złota

Można się spodziewać, że przedsiębiorstwa przynajmniej na początku wybiorą model realizowania dotychczasowych zadań bez rozbudowania zespołów. Będą chciały zatem wykonać tę samą pracę w krótszym czasie. Żeby zwiększyć szansę powodzenia takiego przedsięwzięcia, będą musiały zwracać szczególną uwagę na wykorzystanie czasu pracy, czyli na to, w jaki sposób pracownicy spędzają czas w pracy, gdzie się znajdują, czy realizują swoje zadania, ale też – czy na pewno mają odpowiednią liczbę przerw.

Nowy sposób pracy może być pułapką. Nie chodzi bowiem o to, żeby wyeksploatować pracowników, każąc im wykonywać obowiązki szybciej. Pracownikowi należą się przerwy, odpoczynek, czas na posiłek. W rozliczaniu czasu pracy najważniejsza jest i będzie sprawiedliwość. Przedsiębiorca zatem będzie musiał zadbać o to, żeby pracownicy rzeczywiście wykonywali swoją pracę – w tym przypadku pomoże praca według list zadań i harmonogramów, a także monitoring tego, czy pracownicy w ogóle pracują, czy na przykład mają za dużo przerw. Z drugiej strony jednak zarządzający będą musieli pilnować tego, by każdy zatrudniony miał odpowiednią ilość czasu na odpoczynek. Mogą w tym pomóc technologie, między innymi system TIMATE.

Odpowiednie wykorzystanie zasobów jest kluczowe w dobrze zorganizowanym i wydajnym przedsiębiorstwie. Monitorowanie tego, co się z nimi dzieje, czy pracują zgodnie z normami stanowiskowymi, czy nie mają niepotrzebnych przestojów lub zwyczajnie nie są przeciążone pracą, to podstawa dobrze funkcjonującej firmy. Zwłaszcza tej, która skracając czas pracy, chce zachować 100% efektywności.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

W przedsiębiorstwach produkcyjnych trudno o przyspieszenie pracy. W tym przypadku warto przyjrzeć się procesom i temu, jak zorganizowana jest praca całych zespołów. Może okazać się, że dzięki optymalizacji przepływu pracy zespoły zyskają dodatkowy czas na wykonywanie zadań.

Wyobraźmy sobie fabrykę, w której brakuje niezbędnych do pracy sprzętów – to mogą być maszyny, wózki widłowe czy sprzęty diagnostyczne. Pracownicy przebywający w takim środowisku pracy nie są w stanie działać efektywnie, bo muszą czekać na dostępność potrzebnego im narzędzia. W innych przykładach mogą też czekać na rezultat pracy innego zespołu albo po prostu nadmiernie przemieszczać się między różnymi pomieszczeniami i stanowiskami. Zamiast więc wykonywać swoje obowiązki płynnie i bez przestojów, marnotrawią swój czas nie ze swojej winy. Przedsiębiorca traci w ten sposób pieniądze. Lepiej zorganizowany proces, w którym praca przepływa bez zakłóceń, to lepsze i szybsze efekty. To także bardziej zadowoleni pracownicy.

W przypadku pracowników fizycznych kluczową rolę odgrywa bezpieczeństwo pracy. I to bezpieczeństwo może zostać zagrożone, gdy w nowych warunkach osoby na rusztowaniach czy operatorzy maszyn zaczną mimo wszystko pracować szybciej. Przedsiębiorcy będą zatem musieli bardziej niż kiedykolwiek dbać o to, aby zatrudnieni korzystali ze środków ochrony osobistej. Pomocne będzie także wdrożenie narzędzi, które będą alarmowały odpowiednie służby w razie wypadku lub pozwolą poszkodowanemu na natychmiastowe wezwanie pomocy.

Większa rola liderów

Tak duże zmiany w organizacji pracy wymagają także zaangażowania dobrych liderów. Firmy nie będę mogły już sobie pozwolić na przypadkowe osoby na kierowniczych stanowiskach. Zespoły, by pracować w pełni wydajnie, muszą być odpowiednio zmotywowane. Można przypuszczać, że sama wizja 3-dniowego weekendu z czasem straci moc zachęcania zatrudnionych do bardziej efektywnej pracy. To będzie zadanie liderów.

By wybrać dobrych liderów, trzeba obserwować i oceniać pracę osób zarządzających i pracę zespołów, którymi kierują. Ważne jest jednak to, by ta ocena nie była zbyt rzadka – np. kwartalna czy roczna. Nowoczesne narzędzia – takie jak TIMATE – pozwalają uzyskiwać na bieżąco dane o pracy poszczególnych osób i na tej podstawie oceniać i pojedynczych pracowników, i całe zespoły. Dzięki temu łatwiej o wybór liderów, którzy potrafią zarządzać i motywować do pracy.

Rozpowszechnienie standardu czterodniowego tygodnia pracy wydaje się coraz bardziej prawdopodobne. Firmy, które wprowadzając nowy wymiar etatu, zadbają o optymalizację procesów, bezpieczeństwo pracowników i odpowiednie wykorzystanie czasu pracy, mają szansę zachować wydajność bez konieczności drastycznego zwiększenia zatrudnienia.

Zarządzanie pracownikami, zwłaszcza w rozproszonych, przemieszczających się i wykonujących fizyczną pracę zespołach, jest bardzo trudne. Nie można każdego „mieć na oku” przez cały czas. Takie zadanie można jednak powierzyć technologiom, które będą w czasie rzeczywistym dostarczać dane o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Dostęp do bieżącej, automatycznej informacji o tym, co w danym momencie robią zatrudnieni i gdzie się znajdują (czyli np. do danych płynących z systemów IoT), jest w takim przypadku ogromnym wsparciem w pracy kierowników.

Z drugiej strony – wdrożenie takiego rozwiązania często budzi skrajne emocje. Do dziś w firmach, w których wprowadzany jest system TIMATE do zarządzania zespołami i procesami, na początku spotykamy się z oporem. Pracownicy zastanawiają się, po co pracodawcy dane o tym, ile czasu spędzają w konkretnym miejscu, czy się poruszają, czy nie. Boją się nadmiernej kontroli, inwigilacji. Jednak każda zmiana w jakiś sposób niepokoi.

Mamy więc po dwóch stronach – nieufnych pracowników, którzy boją się być oceniani na podstawie bezdusznych danych, i pracodawców, którzy chcą tego, by ich przedsiębiorstwo pracowało lepiej. Lepiej, czyli wydajniej, oszczędniej, bezpieczniej, przyjaźniej. Pomiędzy tymi biegunami natomiast przepływają ogromne ilości danych, które pokazują, jak działa firma, jak funkcjonują zespoły. I które firmy mogą wykorzystać do tego, by zbudować lepsze środowisko pracy.

Od danych do zarządzania z ludzką twarzą

Pracownicy boją się tego, że staną się dla pracodawcy jakimś zbiorem danych, analizowanych na bieżąco przez niezrozumiały algorytm, który będzie wyciągał wnioski, nie biorąc pod uwagę zwykłych ludzkich uwarunkowań.

To jednak tak nie działa. Dane to tylko informacja, która pozwala zarządzającym zrozumieć, co dzieje się w ich firmie. I która pomaga eliminować błędy, poprawiać jakość pracy. To tylko narzędzie dla ludzi, a nie machina, która bezrefleksyjnie zmienia porządki w przedsiębiorstwie. Ale narzędzie potężne, bo dobrze zastosowane, pozwala udoskonalić środowisko pracy.

Co zatem dają systemy IoT, takie jak TIMATE?

– Sprawiedliwe podejście do pracowników

Dane może i są bezduszne, ale też bardzo obiektywne. Każdy pracownik jest więc oceniany na podstawie takich samych kryteriów. Ten sam system sprawdza te same parametry, mierzy te same wartości, czy to dotyczące czasu pracy i jego wykorzystania, czy przestrzegania przepisów i procedur BHP, czy realizacji harmonogramu i zaplanowanych zadań.

Z drugiej jednak strony każdy pracownik ma możliwość zderzenia tych danych z kontekstem, w którym dana sytuacja się wydarzyła. Do wytłumaczenia czy skorygowania ewentualnych niedociągnięć. Dzięki temu dane stają się tylko bazą do zarządzania zespołem. Pokazują stan faktyczny, ale też pozostawiają miejsce na to, by rozmawiać z pracownikami i wprowadzać ułatwienia, które w przyszłości pozwolą unikać błędów.

– Informacja zwrotna dla pracownika. 

Często jest tak, że pracownik nie dostaje informacji o tym, czy dobrze pracuje. Nie ma szansy porozmawiać ze swoim przełożonym o swojej pracy. System IoT / IoB uzupełnia lukę po nieobecnym przełożonym, daje konkretną informację o jakości pracy, a jednocześnie tworzy sieć sprzężeń zwrotnych, pozwalając doskonalić się całej organizacji.

– Bezpieczeństwo pracy

Systemy IoT to potężne narzędzie w podnoszeniu bezpieczeństwa całych zespołów. Z jednej strony podpowiadają zarządzającym, gdzie w danych momencie znajdują się pracownicy, alarmują, gdy ci przestają się poruszać lub zbyt długo znajdują się w np. niebezpiecznej strefie. Z drugiej strony – za pośrednictwem np. karty identyfikacyjnej pracownika – przypominają mu o konieczności zastosowania środków ochrony osobistej. I w końcu wyposażone są w przycisk SOS, który pozwala w dowolnym momencie wezwać pomoc dla siebie lub innej osoby. Znacząco też wspiera proces ewakuacji i ewentualne akcje ratunkowe.

– Dobór dobrych liderów

Dane opisujące pracę zespołów można wykorzystać także do tego, by wyłonić jak najoptymalniejszą grupę liderów. Bo nawet najlepszy zespół może stracić motywację lub źle pracować, gdy będzie źle zarządzany. Informacje dostarczane przez systemy IoT pozwalają oceniać także kierowników i tym samym wpływać na to, by na czele zespołów stały odpowiednie osoby – potrafiące motywować, odpowiednio rozdzielać zadania, efektywnie organizować pracę, elastycznie reagować na nieprzewidziane sytuacje i doceniać zatrudnionych.

– Lepsze warunki pracy

To wszystko ostatecznie przekłada się na lepsze warunki pracy – w bardziej sprawiedliwym, przyjaznym i bezpiecznym środowisku. Biorącym pod uwagę różne uwarunkowania, eliminującym błędy na bieżąco. Przykład? W jednym z laboratoriów diagnostycznych korzystających z naszego systemu w pierwszych dniach po wdrożeniu TIMATE zarządzający zauważyli, że pracownicy bardzo dużo czasu spędzają w jednym z pomieszczeń, do którego z założenia powinni przychodzić tylko na kilka minut. Okazało się, że w tym pokoju stoi maszyna diagnostyczna, do której nieustająco tworzą się kolejki, wstrzymujące płynność pracy. Zarząd od razu podjął decyzję o zakupie dodatkowego urządzenia, dzięki któremu pracownicy nie muszą już tracić czasu na czekanie. Zyskali więc wszyscy – i pracownicy, którzy mogą bez przeszkód wykonywać swoje zadania, i firma, która może przeprowadzić więcej badań w tym samym czasie.

Technologie pozwalają na humanocentryczne zarządzanie przedsiębiorstwem. Oczywiście to, w jaki sposób firma wykorzysta potencjał wdrażanego rozwiązania, zależy przede wszystkim od niej samej. Internet Rzeczy może pomóc lepiej zrozumieć, co dzieje się w firmie – i na podstawie tej wiedzy wprowadzić zmiany, które sprawią, że wszystkim będzie się po prostu lepiej pracowało.

Z badań Cisco wynika, że 75% rozpoczętych projektów IoT kończy się niepowodzeniem. A nawet z sukcesem wdrożone rozwiązanie może nie spełnić swojego zadania, jeśli firma nie rozumie, po co zostało zaimplementowane. Zatem jak dobrze przeprowadzić wdrożenie IoT?

Krok pierwszy: powołanie zespołu

Wdrożenie to projekt. Dlatego każda firma planująca inwestycję w IoT powinna powołać zespół, który będzie czuwał nad realizacją takiego projektu. Co ważne, najlepiej by było, aby w takim zespole znalazły się osoby, które czują potrzebę zmiany i rozumieją nowe technologie. To nie może być zbieranina przypadkowych pracowników, dla których nowe zadania będą jedynie przykrym obowiązkiem.

Kto powinien znaleźć się w takim zespole? Wszystko zależy od tego, jakie obszary obejmie swoim działaniem system IoT. Trzon będą stanowić członkowie kadry zarządzającej, działu IT i HR.

Krok drugi: wyznaczenie celów

Wdrożenie systemu nie jest, a na pewno nie może być sztuką dla sztuki. Aby rozwiązanie spełniło swoje zadanie, trzeba przed nim wyznaczyć konkretne cele. Po co je wdrażamy? Jak ma nam pomóc? Czy ma nam dostarczyć danych dotyczących pracy maszyn lub ludzi? Czy dzięki danym płynącym z czujników IoT chcemy poprawić przepływ pracy, zwiększyć efektywność zespołów, skrócić czas przestoju maszyn, lepiej zarządzać ruchem w magazynach, wyeliminować marnotrawienie czasu, poprawić bezpieczeństwo pracowników? Dzięki dobrze zdefiniowanym celom lepiej wykorzystamy wszystkie możliwości wdrażanego narzędzia. Łatwiej też będzie nam ocenić, czy nowe rozwiązanie spełnia swoje zadania.

Krok trzeci: wybranie i zrozumienie technologii

Czasem jest tak, że zmiana zaczyna się od technologii, a czasem to potrzeba zmiany sprawia, że firma zaczyna się dopiero rozglądać za technologią. Niezależnie od tego, który scenariusz realizuje przedsiębiorstwo, warto ocenić wdrażane rozwiązanie, biorąc pod uwagę kilka aspektów: łatwość instalacji elementów infrastruktury, bezpieczeństwo danych, rodzaj danych gromadzonych przez urządzenia (w niektórych przypadkach w grę będą wchodziły także różne przepisy, w tym RODO), funkcjonalności oferowane przez system, narzędzia analityczne dostarczane wraz z rozwiązaniem IoT (bo przecież same dane z czujników, bez analizy – to za mało, by zoptymalizować działanie firmy), wpływ elementów infrastruktury IoT na działanie innych urządzeń firmy, poziom ich bezpieczeństwa, gwarancję i zasady konserwacji sprzętu, a także możliwość skalowania rozwiązania. Nie bez znaczenia jest też wsparcie producenta – szkolenia, pomoc w instalacji, wsparcie serwisowe okazują się bardzo przydatne w początkowej fazie pracy z systemem oraz w czasie jego codziennej eksploatacji.

Krok czwarty: proces wdrożenia

Do samego wdrożenia wybranej technologii należy się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim sprawdzić z producentem systemu, która z zaangażowanych stron odpowiada za sprzęt, serwery, instalację elementów IoT. We współpracy z producentem lub samodzielnie zaprojektować całą infrastrukturę – zaplanować rozmieszczenie centralek, czujników i innych niezbędnych narzędzi. Następnie – oczywiście – zainstalować urządzenia lub/i rozdać pracownikom niezbędne elementy IoT (np. identyfikatory pracownicze).

Równie ważne jest ustalenie tego, kto będzie miał dostęp do systemu i możliwość administrowania nim. Posiadając taką wiedzę, można nadać odpowiednie dostępy i przeszkolić wszystkich użytkowników z działania i pracy z systemem.

Krok piąty: praca z systemem

Zainteresowanie systemem i skoncentrowanie na celach musi stać się priorytetem, gdy narzędzie IT działa już w firmie na co dzień. Zdarza się, że firmy wdrożywszy system IoT, odkładają go na półkę. Jest, działa, zadanie wykonane. Ale tak naprawdę zadanie dopiero w tym momencie się zaczyna. IoT dostarcza danych – bez ich analizy, bez sprawdzania, co dzieje się w firmie, jak można ją optymalizować, bez wyciągania wniosków, bez szukania nowych możliwości wykorzystania potencjału rozwiązania IoT – wdrożenie w rzeczywistości zakończy się niepowodzeniem. Systemem powinien się zatem opiekować ktoś, kto rozumie, w jakim celu został wdrożony w firmie. I kto wie, że odpowiednie odczytanie i wykorzystanie danych może naprawdę zrewolucjonizować zarządzanie przedsiębiorstwem.

Zarządzanie zmianą, czyli klucz do sukcesu

Zarządzanie zmianą to podstawa skutecznego wdrożenia rozwiązań IoT w przedsiębiorstwie, choć bardzo wiele firm o tym zapomina. A przecież każde nowe narzędzie wprowadzane w przedsiębiorstwie rodzi wiele pytań i często niepokoju. Ludzie nie lubią zmian, bo boją się, że nieznany im system będzie skomplikowany w obsłudze, będzie wymagał od nich dodatkowej pracy lub będzie gromadził informacje na ich temat.

Takie wątpliwości są częste zwłaszcza w przypadku rozwiązań z zakresu IoT, które są jeszcze mało rozpowszechnione i mogą budzić lęk. Dlatego tak ważne jest to, aby przed wdrożeniem systemu IoT wyjaśnić wszystkim zainteresowanym grupom (zarządowi, działom HR, działowi IT, pracownikom itd.), czym jest to narzędzie, jak działa i w jaki sposób ułatwi im pracę.

Można to zrobić poprzez odpowiednio przygotowaną komunikację, szkolenia, materiały dodatkowe oraz bieżące odpowiadanie na pojawiające się pytania. Co ważne – komunikację należy zacząć przed wdrożeniem, prowadzić ją przez cały proces, a także po jego zakończeniu.

Komunikacja z pracownikami w praktyce

Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie wdrażania rozwiązań IoT. T wciąż są systemy dla wielu przedsiębiorców i pracowników nowatorskie. Przywykli już do rozwiązań IT wspierających codzienną pracę, ale czujniki czy karty zbierające i przetwarzające dane, być może emitujące jakieś promieniowanie – to jest często absolutne novum.

Bez odpowiedniej komunikacji nikt nie zrozumie, czym jest system IoT i jak może pomóc. A bez zrozumienia, bez postawienia celów, bez świadomego wykorzystania danych – system IoT po prostu nie będzie dobrze działał.

Jak więc komunikować wdrożenie IoT? Przede wszystkim otwarcie, szczerze i w zróżnicowany sposób. Rozwiązanie IoT pełni wiele funkcji i tym samym wpływa na pracę wielu grup funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Ważne jest to, aby te grupy zdefiniować, ustalić ich potencjalne obawy i nadzieje oraz przygotować komunikaty, które będą wyjaśniały wątpliwości, uspokajały i tłumaczyły, w jaki sposób nowe rozwiązanie pomoże im w codziennym wykonywaniu obowiązków i jak je zmieni.

Jakie to mogą być grupy? Oto kilka praktycznych przykładów.

1. Kadra zarządzająca

Kadra zarządzająca interesuje się całościowym działaniem firmy, jej rentownością, możliwością oszczędności oraz automatyzacji różnych procesów i tym samym zwiększaniem efektywności całego przedsiębiorstwa. Managerowie lubią wykresy i statystyki, konkretne liczby, które pokazują, jakie wyniki przyniesie wdrażany system.

Dlatego komunikaty do zarządzających powinny zawierać poparte doświadczeniami innych firm czy badań dane liczbowe na temat efektywności wdrażanego systemu, ROI, oszczędności, które może przynieść. Warto też poinformować tę grupę o narzędziach analitycznych i danych, jakich będzie dostarczał nowy system. To pozwoli im ocenić, jaką wartość wniesie rozwiązanie IoT. Managerowie będą też chcieli poznać wpływ rozwiązania na funkcjonowanie firmy – jakie procesy zostaną uproszczone, zoptymalizowane, w jakim czasie i jakim nakładzie sił. Jak to przełoży się na budżet firmy. I w końcu – jak to przełoży się na ich codzienną pracę, jak ją ułatwi.

2. Kierownicy

Kierownicy to grupa niezwykle ważna w komunikacji wdrożenia nowego rozwiązania. Od ich nastawienia w dużej mierze zależy nastawienie pracowników, których mają w zespołach. Kierownicy muszą zatem usłyszeć, że IoT pomoże im w pracy, odciąży ich, wesprze w zarządzaniu zespołami, uwolni od wielu czynności, które teraz będą zautomatyzowane, dzięki czemu zyskają czas na inne zadania lub nawet budżet do wykorzystania na premie i bonusy pracownicze. W komunikatach do tej grupy należy także wytłumaczyć, jak będzie działał system i czego będzie wymagał nie tylko od samych kierowników, ale też od ich pracowników. To bowiem kierownicy będą odpowiedzialni za rozwiewanie codziennych wątpliwości dotyczących rozwiązania, które będą pojawiały się w zespołach.

3. Dział HR

Komunikacja z działem HR ma szczególne znaczenie w przypadku wdrażania rozwiązań, które pomagają zarządzać pracownikami i czasem ich pracy. To zagadnienia znajdujące się w kręgu zainteresowań HR-owców, którzy przed implementacją nowego systemu muszą się dowiedzieć, jakie nowe informacje na temat pracowników i ich pracy będą mogli uzyskać z systemu, jakie dane będą mieli do wykorzystania.

W jaki sposób te dane będą do nich spływać, czy nowe rozwiązanie da się zintegrować z systemami, w których znajdują się i są przetwarzane pozostałe informacje na temat pracowników. I w końcu – czy praca z nowymi danymi będzie wymagała od nich dodatkowych czynności. Jeśli tak – co to będą za działania i ile czasu zajmą.

4. Pracownicy

Pracownicy potrzebują przede wszystkim uspokojenia i zapewnienia, że system jest bezpieczny, nie gromadzi wrażliwych danych, nie śledzi ich, nie emituje promieniowania, nie wpływa na funkcjonowanie innych urządzeń, z których korzystają w pracy.

Co zrozumiałe, ta grupa musi dowiedzieć się, po co zostaje wdrożony system, jakie są jego główne zadania i jakie dane na temat ich pracy będzie zbierał. Ale też – szczególnie ważne jest przedstawienie zalet z zastosowania rozwiązania IoT – czyli np. tego, że system będzie sprawiedliwie rozliczał czas pracy, będzie dbał o ich bezpieczeństwo, będzie motywował i pozwoli wpływać pozytywnie na wysokość premii czy bonusów. Naturalnie – pracownicy muszą usłyszeć, w jaki sposób korzystać z systemu i do kogo zwrócić się o pomoc w przypadku jakichkolwiek problemów czy niejasności.

Czas to pieniądz

I sprawa ostatnia. Jak długo to wszystko trwa? Samo wdrożenie systemu TIMATE – technicznie – naprawdę nie zajmuje dużo czasu. Trwa od tygodnia do miesiąca lub dłużej w przypadku bardzo dużych instalacji, w wielu lokalizacjach. A co najważniejsze – niedługo po wdrożeniu firma zaczyna osiągać oszczędności. Zwrot z inwestycji następuje już nawet pół roku od implementacji.

Bo to, co naprawdę się liczy w przypadku rozwiązań IoT, dzieje się już po wdrożeniu. Wtedy widać pełnię ich możliwości. Dlatego warto poświęcić czas na opiekowanie się systemem i interpretację danych. Ten czas zwróci się szybko i z nawiązką.