Rosnąca liczba przypadków zakażenia koronawirusem sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej. Dziś w Polsce wiele osób pracuje z domu, tak aby zminimalizować rozprzestrzenianie się COVID-19. To bardzo ważne. Ale czy pracodawca może w jakikolwiek sposób kontrolować pracownika, który swoje zadania wykonuje poza biurem? Tak! TIMATE ma rozwiązanie, które pozwala monitorować pracę zdalną.
Zalecenia lekarzy i rządu są jasne: kto może, niech jak najdłużej zostanie w domu. Co z pracą? Na mocy art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawca może polecić pracownikowi przejście na pracę zdalną.
Nowy przepis daje przedsiębiorstwom szerokie możliwości związane z decydowaniem o tym, komu i na jak długo zlecą pracę poza firmą. Pracodawca może skierować do domu dowolną ilość razy, odwoływać pracowników z takiej kwarantanny i postanawiać o pracy zdalnej ponownie, a także skrócić oraz wydłużyć jej okres. Taki stan rzeczy będzie możliwy aż do 4 września 2020 roku – właśnie wtedy upływa przewidziany w specustawie okres 180 dni jej obowiązywania.
Czy pracodawca może w jakikolwiek sposób kontrolować pracownika wykonującego swoje obowiązki służbowe zdalnie? Taka forma pracy opiera się na obustronnym zaufaniu i odpowiedzialności zatrudnionego. W domu czyhają na nas różne pokusy i bez nadzoru często zdarza nam się pracować mniej efektywnie. Co może zrobić pracodawca, który chce zoptymalizować działania swojej firmy w czasach zagrożenia koronawirusem? Co zrobić, żeby taka forma pracy nie wiązała się ze stratami po stronie przedsiębiorstwa i spadkiem efektywności pracowników?
Narzędzie, które pomaga zarządzać pracą zdalną
Polska firma TIMATE ma gotowe narzędzie do zarządzania pracą zdalną. Jak ono działa?
-To narzędzie to karta, która zbiera dane o ruchu pracownika. Jest niezawodna, jeśli chodzi o pomoc w zakresie analizy wykorzystania czasu pracy, bezpieczeństwa pracowników, informowania o ich lokalizacji, delegowania zadań, a także – co w tym wypadku najważniejsze rejestrowania postępów pracy zdalnej. Niezależnie od tego, czy osoba fizycznie znajduje się na terenie firmy, czy też poza nim – w delegacji lub w domu – karta może służyć jako narzędzie potwierdzające wykonywanie obowiązków – mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.
W jaki sposób? Pracownik korzysta z listy zadań dostępnych na smartfonie i wybiera polecenia do realizacji. Zbliżając kartę do telefonu i korzystając z technologii NFC, potwierdza rozpoczęcie zadania oraz jego zakończenie.
-TIMATE rejestruje czas poświęcony na wykonanie polecenia pod warunkiem, że pracownik ma na sobie założoną kartę. W momencie zbliżenia jej do telefonu zapisywana jest jego lokalizacja, czyli miejsce pracy zdalnej w oparciu o odczyt GPS – tłumaczy Sebastian Młodziński.
Fot. Karta TIMATE
Karta wczytuje również harmonogram zadań danego pracownika i jeśli zdiagnozuje, że w danym dniu nie zjawił się w firmie, zapyta go, jaka jest tego przyczyna. Właściciel karty może wybrać pojawiającą się na ekranie opcję „praca zdalna”, „delegacja”, „L4” lub inną zdefiniowaną w systemie.
Fot. Odczyt z karty TIMATE – praca zdalna z geolokalizacją
Dane z kart pracowników, którzy nie dotarli do miejsca zatrudnienia, są rejestrowane i pracodawca ma do nich natychmiastowy wgląd. Pozwala to na bieżąco monitorować frekwencję i powody nieobecności.
A jeśli nie praca zdalna? Jak zapewnić maksymalne bezpieczeństwo pracownikom?
Niestety praca z domu nie zawsze jest możliwa. Nawet w czasie pandemii wirusa niektóre osoby ze względu na rodzaj zajęcia muszą wykonywać swoje obowiązki służbowe w siedzibie pracodawcy. Jak w tej sytuacji zapewnić im maksymalne bezpieczeństwo? Tu również z pomocą przychodzi TIMATE.
-Dzięki włączonej funkcji lokalizacji system pozwala odnaleźć właściciela karty z dokładnością do pokoju lub części budynku. W przypadku potwierdzonego przypadku zarażenia COVID-2019 w danej firmie, pracodawca korzystający z systemu TIMATE z łatwością określi, kto z pracowników kontaktował się z zakażonym i będzie mógł wskazać osoby, które muszą poddać się kwarantannie – wyjaśnia Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.
Karty zostały wyposażone również w przycisk SOS, który umożliwia natychmiastowe zgłoszenie zagrożenia. Widzisz, że ktoś się źle poczuł? Wciskasz na karcie SOS. Sam się źle poczułeś? Jednym przyciskiem wzywasz pomoc.
Fot. Sygnał SOS wysłany z karty TIMATE
W przypadku konieczności zastosowania tymczasowej kwarantanny w firmie system pozwoli na bieżącą weryfikację ruchu osób, które zostały jej poddane. Każdy pracownik posiadający kartę jest widoczny w systemie, co sprawia, że zarządzający na bieżąco widzą i mogą monitorować, gdzie znajdują się zatrudnieni. Dzięki temu są w stanie natychmiast zareagować w sytuacji nieprzestrzegania kwarantanny.
Czas pandemii oznacza sporo zmian dla pracowników i pracodawców. Muszą dostosować się do nowych okoliczności i spróbować się w nich odnaleźć. Praca zdalna być może na stałe wejdzie do systemu organizacji zatrudnienia w polskich firmach. A innowacje dostępne dziś na rynku sprawią, że będzie tak samo wydajna jak ta stacjonarna, w siedzibie firmy.