timeadmin

Z badań Cisco wynika, że 75% rozpoczętych projektów IoT kończy się niepowodzeniem. A nawet z sukcesem wdrożone rozwiązanie może nie spełnić swojego zadania, jeśli firma nie rozumie, po co zostało zaimplementowane. Zatem jak dobrze przeprowadzić wdrożenie IoT?

Krok pierwszy: powołanie zespołu

Wdrożenie to projekt. Dlatego każda firma planująca inwestycję w IoT powinna powołać zespół, który będzie czuwał nad realizacją takiego projektu. Co ważne, najlepiej by było, aby w takim zespole znalazły się osoby, które czują potrzebę zmiany i rozumieją nowe technologie. To nie może być zbieranina przypadkowych pracowników, dla których nowe zadania będą jedynie przykrym obowiązkiem.

Kto powinien znaleźć się w takim zespole? Wszystko zależy od tego, jakie obszary obejmie swoim działaniem system IoT. Trzon będą stanowić członkowie kadry zarządzającej, działu IT i HR.

Krok drugi: wyznaczenie celów

Wdrożenie systemu nie jest, a na pewno nie może być sztuką dla sztuki. Aby rozwiązanie spełniło swoje zadanie, trzeba przed nim wyznaczyć konkretne cele. Po co je wdrażamy? Jak ma nam pomóc? Czy ma nam dostarczyć danych dotyczących pracy maszyn lub ludzi? Czy dzięki danym płynącym z czujników IoT chcemy poprawić przepływ pracy, zwiększyć efektywność zespołów, skrócić czas przestoju maszyn, lepiej zarządzać ruchem w magazynach, wyeliminować marnotrawienie czasu, poprawić bezpieczeństwo pracowników? Dzięki dobrze zdefiniowanym celom lepiej wykorzystamy wszystkie możliwości wdrażanego narzędzia. Łatwiej też będzie nam ocenić, czy nowe rozwiązanie spełnia swoje zadania.

Krok trzeci: wybranie i zrozumienie technologii

Czasem jest tak, że zmiana zaczyna się od technologii, a czasem to potrzeba zmiany sprawia, że firma zaczyna się dopiero rozglądać za technologią. Niezależnie od tego, który scenariusz realizuje przedsiębiorstwo, warto ocenić wdrażane rozwiązanie, biorąc pod uwagę kilka aspektów: łatwość instalacji elementów infrastruktury, bezpieczeństwo danych, rodzaj danych gromadzonych przez urządzenia (w niektórych przypadkach w grę będą wchodziły także różne przepisy, w tym RODO), funkcjonalności oferowane przez system, narzędzia analityczne dostarczane wraz z rozwiązaniem IoT (bo przecież same dane z czujników, bez analizy – to za mało, by zoptymalizować działanie firmy), wpływ elementów infrastruktury IoT na działanie innych urządzeń firmy, poziom ich bezpieczeństwa, gwarancję i zasady konserwacji sprzętu, a także możliwość skalowania rozwiązania. Nie bez znaczenia jest też wsparcie producenta – szkolenia, pomoc w instalacji, wsparcie serwisowe okazują się bardzo przydatne w początkowej fazie pracy z systemem oraz w czasie jego codziennej eksploatacji.

Krok czwarty: proces wdrożenia

Do samego wdrożenia wybranej technologii należy się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim sprawdzić z producentem systemu, która z zaangażowanych stron odpowiada za sprzęt, serwery, instalację elementów IoT. We współpracy z producentem lub samodzielnie zaprojektować całą infrastrukturę – zaplanować rozmieszczenie centralek, czujników i innych niezbędnych narzędzi. Następnie – oczywiście – zainstalować urządzenia lub/i rozdać pracownikom niezbędne elementy IoT (np. identyfikatory pracownicze).

Równie ważne jest ustalenie tego, kto będzie miał dostęp do systemu i możliwość administrowania nim. Posiadając taką wiedzę, można nadać odpowiednie dostępy i przeszkolić wszystkich użytkowników z działania i pracy z systemem.

Krok piąty: praca z systemem

Zainteresowanie systemem i skoncentrowanie na celach musi stać się priorytetem, gdy narzędzie IT działa już w firmie na co dzień. Zdarza się, że firmy wdrożywszy system IoT, odkładają go na półkę. Jest, działa, zadanie wykonane. Ale tak naprawdę zadanie dopiero w tym momencie się zaczyna. IoT dostarcza danych – bez ich analizy, bez sprawdzania, co dzieje się w firmie, jak można ją optymalizować, bez wyciągania wniosków, bez szukania nowych możliwości wykorzystania potencjału rozwiązania IoT – wdrożenie w rzeczywistości zakończy się niepowodzeniem. Systemem powinien się zatem opiekować ktoś, kto rozumie, w jakim celu został wdrożony w firmie. I kto wie, że odpowiednie odczytanie i wykorzystanie danych może naprawdę zrewolucjonizować zarządzanie przedsiębiorstwem.

Zarządzanie zmianą, czyli klucz do sukcesu

Zarządzanie zmianą to podstawa skutecznego wdrożenia rozwiązań IoT w przedsiębiorstwie, choć bardzo wiele firm o tym zapomina. A przecież każde nowe narzędzie wprowadzane w przedsiębiorstwie rodzi wiele pytań i często niepokoju. Ludzie nie lubią zmian, bo boją się, że nieznany im system będzie skomplikowany w obsłudze, będzie wymagał od nich dodatkowej pracy lub będzie gromadził informacje na ich temat.

Takie wątpliwości są częste zwłaszcza w przypadku rozwiązań z zakresu IoT, które są jeszcze mało rozpowszechnione i mogą budzić lęk. Dlatego tak ważne jest to, aby przed wdrożeniem systemu IoT wyjaśnić wszystkim zainteresowanym grupom (zarządowi, działom HR, działowi IT, pracownikom itd.), czym jest to narzędzie, jak działa i w jaki sposób ułatwi im pracę.

Można to zrobić poprzez odpowiednio przygotowaną komunikację, szkolenia, materiały dodatkowe oraz bieżące odpowiadanie na pojawiające się pytania. Co ważne – komunikację należy zacząć przed wdrożeniem, prowadzić ją przez cały proces, a także po jego zakończeniu.

Komunikacja z pracownikami w praktyce

Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie wdrażania rozwiązań IoT. T wciąż są systemy dla wielu przedsiębiorców i pracowników nowatorskie. Przywykli już do rozwiązań IT wspierających codzienną pracę, ale czujniki czy karty zbierające i przetwarzające dane, być może emitujące jakieś promieniowanie – to jest często absolutne novum.

Bez odpowiedniej komunikacji nikt nie zrozumie, czym jest system IoT i jak może pomóc. A bez zrozumienia, bez postawienia celów, bez świadomego wykorzystania danych – system IoT po prostu nie będzie dobrze działał.

Jak więc komunikować wdrożenie IoT? Przede wszystkim otwarcie, szczerze i w zróżnicowany sposób. Rozwiązanie IoT pełni wiele funkcji i tym samym wpływa na pracę wielu grup funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Ważne jest to, aby te grupy zdefiniować, ustalić ich potencjalne obawy i nadzieje oraz przygotować komunikaty, które będą wyjaśniały wątpliwości, uspokajały i tłumaczyły, w jaki sposób nowe rozwiązanie pomoże im w codziennym wykonywaniu obowiązków i jak je zmieni.

Jakie to mogą być grupy? Oto kilka praktycznych przykładów.

1. Kadra zarządzająca

Kadra zarządzająca interesuje się całościowym działaniem firmy, jej rentownością, możliwością oszczędności oraz automatyzacji różnych procesów i tym samym zwiększaniem efektywności całego przedsiębiorstwa. Managerowie lubią wykresy i statystyki, konkretne liczby, które pokazują, jakie wyniki przyniesie wdrażany system.

Dlatego komunikaty do zarządzających powinny zawierać poparte doświadczeniami innych firm czy badań dane liczbowe na temat efektywności wdrażanego systemu, ROI, oszczędności, które może przynieść. Warto też poinformować tę grupę o narzędziach analitycznych i danych, jakich będzie dostarczał nowy system. To pozwoli im ocenić, jaką wartość wniesie rozwiązanie IoT. Managerowie będą też chcieli poznać wpływ rozwiązania na funkcjonowanie firmy – jakie procesy zostaną uproszczone, zoptymalizowane, w jakim czasie i jakim nakładzie sił. Jak to przełoży się na budżet firmy. I w końcu – jak to przełoży się na ich codzienną pracę, jak ją ułatwi.

2. Kierownicy

Kierownicy to grupa niezwykle ważna w komunikacji wdrożenia nowego rozwiązania. Od ich nastawienia w dużej mierze zależy nastawienie pracowników, których mają w zespołach. Kierownicy muszą zatem usłyszeć, że IoT pomoże im w pracy, odciąży ich, wesprze w zarządzaniu zespołami, uwolni od wielu czynności, które teraz będą zautomatyzowane, dzięki czemu zyskają czas na inne zadania lub nawet budżet do wykorzystania na premie i bonusy pracownicze. W komunikatach do tej grupy należy także wytłumaczyć, jak będzie działał system i czego będzie wymagał nie tylko od samych kierowników, ale też od ich pracowników. To bowiem kierownicy będą odpowiedzialni za rozwiewanie codziennych wątpliwości dotyczących rozwiązania, które będą pojawiały się w zespołach.

3. Dział HR

Komunikacja z działem HR ma szczególne znaczenie w przypadku wdrażania rozwiązań, które pomagają zarządzać pracownikami i czasem ich pracy. To zagadnienia znajdujące się w kręgu zainteresowań HR-owców, którzy przed implementacją nowego systemu muszą się dowiedzieć, jakie nowe informacje na temat pracowników i ich pracy będą mogli uzyskać z systemu, jakie dane będą mieli do wykorzystania.

W jaki sposób te dane będą do nich spływać, czy nowe rozwiązanie da się zintegrować z systemami, w których znajdują się i są przetwarzane pozostałe informacje na temat pracowników. I w końcu – czy praca z nowymi danymi będzie wymagała od nich dodatkowych czynności. Jeśli tak – co to będą za działania i ile czasu zajmą.

4. Pracownicy

Pracownicy potrzebują przede wszystkim uspokojenia i zapewnienia, że system jest bezpieczny, nie gromadzi wrażliwych danych, nie śledzi ich, nie emituje promieniowania, nie wpływa na funkcjonowanie innych urządzeń, z których korzystają w pracy.

Co zrozumiałe, ta grupa musi dowiedzieć się, po co zostaje wdrożony system, jakie są jego główne zadania i jakie dane na temat ich pracy będzie zbierał. Ale też – szczególnie ważne jest przedstawienie zalet z zastosowania rozwiązania IoT – czyli np. tego, że system będzie sprawiedliwie rozliczał czas pracy, będzie dbał o ich bezpieczeństwo, będzie motywował i pozwoli wpływać pozytywnie na wysokość premii czy bonusów. Naturalnie – pracownicy muszą usłyszeć, w jaki sposób korzystać z systemu i do kogo zwrócić się o pomoc w przypadku jakichkolwiek problemów czy niejasności.

Czas to pieniądz

I sprawa ostatnia. Jak długo to wszystko trwa? Samo wdrożenie systemu TIMATE – technicznie – naprawdę nie zajmuje dużo czasu. Trwa od tygodnia do miesiąca lub dłużej w przypadku bardzo dużych instalacji, w wielu lokalizacjach. A co najważniejsze – niedługo po wdrożeniu firma zaczyna osiągać oszczędności. Zwrot z inwestycji następuje już nawet pół roku od implementacji.

Bo to, co naprawdę się liczy w przypadku rozwiązań IoT, dzieje się już po wdrożeniu. Wtedy widać pełnię ich możliwości. Dlatego warto poświęcić czas na opiekowanie się systemem i interpretację danych. Ten czas zwróci się szybko i z nawiązką.

Jak można zdefiniować stary system zarządzania? To systematyczne i zaplanowane wprowadzanie zmian. Oczywiście systematyka i plan są niezbędne w prowadzeniu biznesu. Ale za mało dynamiczne w sytuacji, w której firma musi sprawnie i właściwie z dnia na dzień zredukować przestoje, marnotrawstwa i błędy procesowe, by zmniejszyć koszty i osiągnąć oszczędności.

Nie ma czasu na próby i błędy

W stabilnych gospodarczo czasach przedsiębiorcy mogą rozciągać proces zmian. Wprowadzać nowość, pozwalać się z nią oswajać, audytować rezultaty, poprawiać, audytować. I tak przez wiele, wiele miesięcy. Choć nawet w dobrych warunkach ekonomicznych takie rozwiązanie nie jest optymalne, bo niepotrzebnie pożera czas i pieniądze. Niemniej – firma może sobie na nie pozwolić. Zupełnie inaczej jest wtedy, gdy w oczy zagląda kryzys. Nikt nie ma czasu na metody prób i błędów. Na powolne audytowanie i korygowanie procesów. Zwłaszcza że klasyczny audyt jest obarczony błędem. Błędem ludzkim, bo przecież mylimy się i często działamy z subiektywnych pobudek.

Tak jest w przypadku każdej interpretacji dokonywanej przez człowieka. Nawet jeśli do rąk managera trafi raport oparty na świetnych danych, to od kompetencji tego człowieka, od jego przygotowania, dobrej woli i chęci do wprowadzania zmian będzie zależało, co z tym raportem zrobi. I czy ostatecznie procesy przebiegające w firmach będą efektywniejsze, czy zostaną poprawione. Czy da się jednak w takiej sytuacji wyeliminować czynnik ludzki?

Optymalizacja oparta na danych

Na pewno da się zobiektywizować ocenę procesów i zautomatyzować wprowadzanie zmian w tych procesach. Jak? Stawiając na technologię IoT. IoT pozwala badać wszystko to, co dzieje się przedsiębiorstwie, z wykorzystaniem czujników i narzędzi zbierających dane o pracy ludzi i maszyn. Co więcej, są to dane obiektywne i ustandaryzowane, bo elementy Internetu Rzeczy wciąż jeszcze nie mają emocji i się nimi nie kierują. Dostarczają zatem informacji, a później także analiz, które mają szansę stać się podstawą sprawiedliwego i prawdziwego wnioskowania.

No właśnie – mają szansę, bo tu zazwyczaj wkracza wspomniany wyżej czynnik ludzki. Czyli manager, który na podstawie danych i analiz musi wyciągnąć wnioski i wdrożyć zmiany. W małej firmie może sobie z tym sprawnie poradzić. W dużej – jest to znacznie trudniejsze. Zwłaszcza że i chęci managera mogą być różne. I na podstawie obiektywnych danych może wyprowadzać subiektywne wnioski. Czy można to wyeliminować? Tak. Bo tu też objawia się siła IoT.

Internet Zachowań, czyli nowy sposób zarządzania

Rozwiązania IoT na podstawie obiektywnych danych mogą obiektywnie ocenić wszystko to, co dzieje się w firmie, i przekazać taką ocenę codziennie zainteresowanym osobom – od zarządu, poprzez kierowników, aż do pracowników. Dlaczego to takie istotne? W dzisiejszych przedsiębiorstwach brakuje informacji zwrotnej. Nie dostają jej pracownicy, nie dostają managerowie. Audyty i oceny okresowe, które mogą jej dostarczyć, przeprowadzane są za rzadko i często nieobiektywnie. A to właśnie dzięki informacji zwrotnej można podejmować natychmiastowe działania naprawcze.

Dzięki IoT te działania naprawcze mogą być wprowadzanie niemal automatycznie. A to dlatego że zmiana zaczyna się od pracowników. Pracownik każdego dnia dostaje informację na temat swojej pracy. Ocenę. Ta ocena albo go motywuje do dalszej lub lepszej pracy, albo frustruje, bo jest niezgodna z jego przekonaniem. W tej sytuacji pracownik idzie do swojego kierownika i wskazuje mu błąd w organizacji pracy lub w procesie, który nie pozwolił mu dobrze pracować. Błąd, który można wyeliminować od razu, niemal na poczekaniu. Bez konieczności wprowadzania zewnętrznych audytów. Bo to pracownik staje się audytorem. To jest kwintesencja wykorzystania IoT w zarządzaniu. Dane i wystawiane na ich podstawie oceny stają się przyczyną zmian w zachowaniu pracowników i w procesach. IoT zamienia się w IoB, czyli Internet Zachowań. Zmieniają się zachowania ludzi, zmienia się cała organizacja. I to błyskawicznie.

Zmiany i oszczędności

Jaka jest największa wartość rozwiązań IoT? Codzienny, właściwie natychmiastowy dostęp do danych, analiz, ocen, które przekładają się na szybką reakcję. A tym samym – pozwalają na bieżące poprawianie procesów. Bez czekania na audytora, bez subiektywnego analizowania, bez błędów interpretacyjnych. IoT od razu pokazuje, czy coś działa, czy nie działa. Każdą wprowadzoną zmianę można od razu ocenić – czy jest dobra, czy zła. I zostawić ją lub zmodyfikować. Z dnia na dzień. Zoptymalizować procesy natychmiast. I od razu zauważyć rezultaty.

Czy to rzeczywiście działa? Niech odpowiedzią będzie masowa liczba zapytań, jaka obecnie trafia do TIMATE od firm, które chcą optymalizować, oszczędzać i przede wszystkim – wiedzieć, co się w nich dzieje – tak obiektywnie i na bieżąco. Jeszcze nigdy nie widzieliśmy takiego zainteresowania rozwiązaniami IoT do zarządzania procesami i zespołami jak dziś. Przedsiębiorcy widzą ich potencjał i potrzebują pilnej pomocy. A dane są jednoznaczne – ROI z wdrożenia tego typu systemów jest bardzo szybkie. Firmy oszczędzają nawet przy średnim zaangażowaniu w rozwój nowego rozwiązania.

Czy zatem IoT okaże się ważnym remedium na kryzys? Wiele wskazuje na to, że jest to bardzo prawdopodobne. Wiedza, którą każdego dnia systemy IoT dostarczają firmie, i nowy sposób zarządzania, który się z tym wiąże, z pewnością przekładają się na lepsze i efektywniejsze działanie oraz na zmniejszenie kosztów funkcjonowania. A to priorytet w dzisiejszym świecie.