Każde przedsiębiorstwo, zwłaszcza duże, jest w mniej lub bardziej naturalny sposób podzielone na strefy. Hale produkcyjne, budynki, przestrzenie rekreacyjne, miejsca wymagające specjalnego nadzoru. Wyznaczenie takich obszarów jest kluczowe dla bezpieczeństwa firmy i dobrej organizacji pracy. Tak samo jak kontrolowanie, kto, kiedy i w jakim celu w nich przebywa.
Kiedy myślimy o strefach w przedsiębiorstwie, zwykle przychodzą nam do głowy miejsca do pracy i relaksu. To jednak duże uproszczenie. Każda firma powinna wyznaczyć w swoim obszarze strefy służące różnym celom i wymagające tym samym zastosowania różnych procedur dostępu. Tylko wtedy będzie mogła zbadać, w jaki sposób pracownicy i kontrahenci przemieszczają się między pomieszczeniami i budynkami, zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni oraz zadbać o bezpieczeństwo zatrudnionych, gości i informacji.
Pomoc tam, gdzie jest potrzebna
Bezpieczeństwo pracowników to priorytet dla wszystkich pracodawców. Wypadki i nieszczęśliwe sytuacje zdarzają się jednak niemal w każdej firmie. Sztuką jest jak najszybsze zareagowanie na zagrożenie, natychmiastowa pomoc poszkodowanym lub – jeśli potrzebna – ewakuacja do bezpiecznego miejsca. W tym także pomaga podzielenie przedsiębiorstwa na strefy i monitorowanie, w której z nich aktualnie znajdują się pracownicy, czy nie potrzebują pomocy i czy stosują wymagane na danym terenie środki ochrony osobistej.
– Podzielenie firmy na strefy pozwala wyznaczyć te miejsca w firmie, które wymagają dodatkowej ochrony, na przykład założenia kasku czy ochraniaczy. Żeby jednak zasady te były przestrzegane, potrzebny jest też odpowiedni system monitorowania zastosowania wymaganych elementów ubioru i przypominania o konieczności ich użycia. Tak działa TIMATE, czyli nasz system do rejestracji i analizy czasu pracy. Karta, którą noszą na szyi lub kasku zatrudnieni, informuje, że wchodzą do strefy wymagającej szczególnych środków ochronnych. Przypomina też, że muszą choćby założyć kask, a gdy tego nie zrobią, informuje przełożonych o nieprzestrzeganiu zasad bezpieczeństwa – tłumaczy Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.
Karty przypisane są do konkretnych pracowników, dlatego pomagają w zlokalizowaniu ich w momencie wypadku. Pracodawca od razu wie, w jakiej strefie znajduje się poszkodowany i gdzie wysłać ekipę. System wspiera także firmę w przypadku ewakuacji – dzięki strefom i kartom przedsiębiorca może sprawdzić, czy wszyscy pracownicy znajdują się aktualnie w bezpiecznym miejscu.
Optymalne zarządzanie przestrzenią
Technologie pozwalają na rejestrowanie tego, kto wchodzi do poszczególnych stref, oraz sprawdzanie, jak długo w nich przebywa. A to z kolei umożliwia lepsze zarządzanie i pracownikami, i przestrzenią.
– W tego typu systemach nie chodzi o inwigilację, ale o dostęp do ważnych informacji na temat organizacji pracy. Załóżmy, że pracownicy przedsiębiorstwa na co dzień zlokalizowani są w trzech budynkach. Obserwując to, w jaki sposób przemieszczają się pomiędzy nimi, można zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni. Jeśli pracownicy z budynku A najczęściej odwiedzają najbardziej od nich oddalony budynek C, może lepiej przenieść ich do budynku B stojącego pomiędzy A i C? – mówi Sebastian Młodziński z TIMATE.
Podobnie można przeanalizować przepływ ludzi między pokojami, piętrami czy współpracującymi ze sobą działami. Lepsza organizacja przestrzeni to skrócenie czasu potrzebnego na pokonanie odległości od jednego do drugiego punktu, efektywniejsza praca oraz większa wygoda dla zatrudnionych.
Specjaliści zawsze pod ręką
Awaria, zepsuta maszyna, zatrzymana linia produkcyjna. Takie sytuacje się zdarzają. Każda minuta przestoju oznacza straty dla przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważna jest szybka reakcja, zdiagnozowanie i wyeliminowanie problemu. Specjaliści od utrzymania ruchu, odpowiedzialni za stan urządzeń, maszyn i pojazdów wykorzystywanych w codziennej pracy, są jednak zwykle bardzo mobilni, co oznacza, że zlokalizowanie ich i skierowanie do miejsca awarii bywa czasochłonne. Można oczywiście skorzystać ze służbowego telefonu komórkowego, ale pracujący często w głośnych pomieszczeniach eksperci mogą go nie słyszeć lub zwyczajnie – nie mieć zasięgu. W takich przypadkach także sprawdza się podział przedsiębiorstwa na strefy i monitorowanie tego, w której z nich przebywają pracownicy.
– Nasza karta pozwala zlokalizować każdego pracownika, wskazując, w której strefie aktualnie się znajduje. Identyfikatory łączą się drogą radiową z centralkami obsługującymi poszczególne pomieszczenia. Nie są uzależnione od zanikającego czasem sygnału sieci telefonicznej czy WiFi, dlatego działają niezależnie od zasięgu – wyjaśnia Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.
Dzięki takiej możliwości przedsiębiorca zawsze wie, gdzie są potrzebni mu w danym momencie specjaliści, a to pozwala na szybsze reakcje na problemy i tym samym efektywniejsze zarządzanie firmą.
Szpiegostwo gospodarcze, czyli kto wynosi poufne informacje?
Standardowe karty dostępowe otwierają drzwi jedynie do tych pomieszczeń, do których odwiedzania pracownicy mają uprawnienia. Mało kto zatem może dostać się do serwerowni, gabinetu prezesa czy biura z dokumentami finansowymi. Egzekwowanie tych ograniczeń bywa jednak trudne. Zdarza się bowiem, że do pomieszczenia w tym samym momencie wchodzą dwie osoby, z których tylko jedna użyła karty do otwarcia drzwi. Nie jest to postrzegane jako problem, dopóki z firmy nie wyciekną ważne dane, informacje handlowe, plany czy szczegóły kontraktów. Jak znaleźć winnego takiej sytuacji?
Mając do dyspozycji jedynie informacje o uprawnieniach, przedsiębiorca dysponuje tylko listą osób, które mogły znaleźć się w pomieszczeniu pod specjalnym nadzorem. Korzystając z systemu monitorowania przepływu pracowników między poszczególnymi strefami, firma dowie się dodatkowo tego, kto i kiedy fizycznie przebywał w takim miejscu, nawet jeżeli nie miał do tego uprawnień – i na przykład został wpuszczony przez uprzejmego współpracownika.
Ważne dane mogą też zostać wykradzione z firmy przez przebywających w niej gości. Nowoczesne technologie pozwalają kontrolować to, jak po przedsiębiorstwie poruszają się osoby z zewnątrz i tym samym zapobiegać nadużyciom.
– Oczywiście mało kto przychodzi do nas ze złymi zamiarami. Niemniej informacja o tym, gdzie nasz gość aktualnie przebywa, może też przydać się choćby prezesowi, który chce dołączyć do oprowadzanej po przedsiębiorstwie osoby – wyjaśnia Sebastian Młodziński.
Nie płać za marnotrawstwo czasu
Monitorowanie przepływu pracowników między strefami pozwala też na wyeliminowanie marnotrawienia czasu. Jeśli zatrudniony przebywa na przykład w strefie przeznaczonej dla palaczy i w ciągu dnia spędza w niej dużo więcej czasu niż pozostali, warto porozmawiać z nim o efektywności działań i wykorzystaniu czasu przeznaczonego na obowiązki służbowe.
– Taka możliwość daje przedsiębiorcy szansę na zapewnienie równych i sprawiedliwych warunków pracy. Warto pamiętać o tym, że zatrudnieni obserwują się nawzajem i czują się pokrzywdzeni, gdy zauważają, że ktoś pracuje mniej niż oni, spędzając większość czasu w palarni, kuchni czy stołówce. Kontrola w tym przypadku oznacza zatem nie tylko oszczędności wynikające z niepłacenia za ciągłe odpoczywanie, ale też większe zadowolenie całego zespołu – dodaje CEO TIMATE.
Podzielenie firmy na strefy i monitorowanie ich daje przedsiębiorcom bardzo wiele korzyści, od lepszej organizacji pracy, poprzez większe bezpieczeństwo, wyższą efektywność, aż po oszczędności. Warto wprowadzić ją w swojej organizacji.