Kiedyś zastępowały listy obecności podpisywane każdego dnia przez pracowników. Identyfikatory i czytniki były rewolucją, bo automatyzowały proces rejestracji czasu pracy. Dziś jednak i one przechodzą do lamusa. Standardowe systemy RCP są za mało rozwinięte, by sprostać potrzebom współczesnych przedsiębiorstw.
Klasyczne systemy RCP składają się z czytników umieszczonych przed wejściem do pomieszczeń firmy oraz identyfikatorów pracowniczych – kart, które zatrudnieni muszą zbliżyć do czytników, by zarejestrować wejście czy wyjście z pracy. Ze względu na pojawiające się nadużycia, np. odbijanie karty za kogoś, rozwiązania te zostały wzbogacone o możliwość identyfikacji pracownika na podstawie danych biometrycznych (na przykład linii papilarnych) lub obrazu z kamery, robiącej zdjęcie każdej osobie korzystającej z czytnika.
Wady standardowych systemów RCP
Znane nam systemy RCP powstawały kilkadziesiąt lat temu. I od tamtej pory niewiele się zmieniły. A technologia poszła do przodu i daje możliwości, o jakich pracodawcy kiedyś nie mogli nawet marzyć. Dlaczego więc przedsiębiorcy mają się godzić na przestarzałe rozwiązania? System RCP, który pozwala jedynie na rejestrację wejść i wyjść z pracy, jest jak liczydło w krainie komputerów. Da się coś na nim policzyć, ale jest to żmudne i nieefektywne.
Jakie są podstawowe wady przestarzałych rozwiązań RCP?
Mała korzyść dla firmy. W praktyce systemy RCP mogą mieć tylko dwie funkcje – ewidencji czasu pracy i kontroli dostępu do pomieszczeń.
Ograniczone możliwości działania. Klasyczne systemy RCP zliczają czas, który pracownik spędził w przedsiębiorstwie, nie są w stanie jednak sprawdzić, na co ten czas przeznaczył. W rzeczywistości nie spełniają więc swojej podstawowej funkcji, czyli rejestracji czasu pracy.
Podatność na nadużycia. System RCP łatwo „oszukać” i np. odbić kartę za współpracownika, który wcale nie pojawił się w pracy.
Niepełne dane. Powszechnie znane są problemy zapominania skorzystania z karty, co powoduje, że dane dotyczące czasu pracy i obecności są niekompletne.
Niska praktyczność zastosowania, wysokie koszty. Standardowy system RCP trudno zastosować w terenie otwartym oraz w przedsiębiorstwach, które mają dużo lokalizacji i dużo pomieszczeń – umieszczenie czytnika czy kołowrotka przy każdym wejściu jest zwyczajnie niepraktyczne i drogie. Tak jest w przypadku choćby hal logistycznych z dużą liczbą doków na samochody, przez które można łatwo opuścić budynek zupełnie poza kontrolą.
Niezgodność z przepisami. Nawet z pozoru nowoczesne funkcje, jak wykorzystanie danych biometrycznych albo kamery do identyfikacji wchodzącego i wychodzącego z firmy, pozostawiają wiele do życzenia. Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie ma podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników lub używania monitoringu wizyjnego w celu rejestracji czasu pracy. I w tym zakresie zatem takie systemy zawodzą.
Brak wsparcia pracy zdalnej. Znane od lat systemy RCP działają tylko w budynkach przedsiębiorstwa. Nie wspierają modeli pracy, które dziś zyskują na popularności, w tym home office.
IoT, czyli technologia na miarę nowych czasów
Czy zatem pracodawcy są skazani na konieczność korzystania z nienowoczesnych i zawodnych technologii? Oczywiście nie! Nowoczesne rozwiązania, takie jak TIMATE, dają przedsiębiorcom dużo więcej możliwości niż tylko rejestracja czasu pracy. Służą także wsparciu zarządzania zespołami, monitorowaniu bezpieczeństwa pracowników, ich lokalizacji czy wykorzystania czasu pracy.
Choć wielu przedsiębiorcom trudno w to uwierzyć, naprawdę nie muszą dziś montować kołowrotków i czytników, by móc nie tylko rejestrować czas pracy, ale też monitorować jego wykorzystanie. Dzięki technologii IoT mogą zastosować inteligentne identyfikatory i centralki, by cały proces rejestracji odbywał się bezobsługowo, całkowicie automatycznie i bez jakiegokolwiek udziału pracownika. Jednym zadaniem zatrudnionego jest noszenie przy sobie takiego identyfikatora w postaci karty.
Co ważne, dane gromadzone przez TIMATE można z powodzeniem wykorzystać do celów innych niż tylko rejestracja czasu pracy. Informacje o lokalizacji i czasie pracy przeznaczonym na wykonywanie poszczególnych zadań pozwalają lepiej zorganizować pracę i wychwycić oraz wyeliminować nieprawidłowości w procesach produkcyjnych. Wspierają bezpieczeństwo pracowników, pozwalają szybko zlokalizować osobę, która uległa wypadkowi, wspomagają ewakuację. Dane o ruchu pracownika pokazują, czy działa on zgodnie z wymogami swojego stanowiska, czyli np. czy magazynier chodzi, a pracownik biurowy siedzi. Pozwalają też zidentyfikować upadki i szybko zorganizować pomoc dla poszkodowanego.
Nowoczesne systemy IoT przetwarzają te wszystkie dane automatycznie, wręcz wyręczając kierowników w przedsiębiorstwie w rutynowych zadaniach zarzadzania personelem. Pozwalają też udostępniać dane z rejestracji czasu pracy samym pracownikom, na przykład za pomocą kart wyposażonych w ekrany. Dzięki temu wprowadzają elementy oceny i motywacji.
Firmy, które chcą ewidencjonować czas pracy, mają dziś do dyspozycji opcje dużo bogatsze niż te oferowane przez systemy RCP. Warto je rozważyć, aby wraz z możliwością rejestracji czasu pracy dostać też narzędzie do monitorowania procesów zachodzących w firmie i identyfikacji problemów. Ich wyeliminowanie przekłada się na lepszą organizację pracy i realne oszczędności. A tego system RCP nie zapewni.