Światowa Organizacja Handlu prognozuje, że globalny handel skurczy się w najbliższym czasie o 13 do 32 proc. Wszystko przez pandemię, która zatrzymała wiele firm i fabryk oraz zmniejszyła zapotrzebowanie na produkty i usługi. Przedsiębiorstwa szukają więc oszczędności, które pomogą im przetrwać trudniejszy czas. Z badań TIMATE wynika, że sama zmiana monitorowania czasu pracy zatrudnionych może przynieść znaczące obniżki kosztów.
Niepewne przyszłości firmy często podejmują chaotyczne decyzje biznesowe. Co zrozumiałe – zamrażają rekrutacje, ale też w związku z tym nie starają się o nowe zlecenia, bo wydaje im się, że nie mają wystarczających zasobów do obsługi kolejnych procesów. Wpadają więc w pułapkę: nie mają pieniędzy na budowanie zespołu, a braki kadrowe sprawiają, że nie zarabiają więcej.
Tymczasem oszczędności można szukać w przedsiębiorstwie, nie wprowadzając znaczących zmian organizacyjnych. Najważniejsze jest uważne przeanalizowanie procesów i wskazanie tych, które powodują wyciekanie pieniędzy z firmowego budżetu.
Jednym z obszarów, które warto zbadać, jest wykorzystanie czasu pracy pracowników. Jak się okazuje, z powodu marnotrawienia tego czasu firma zatrudniająca 500 osób może stracić rocznie ponad milion złotych.
Wąskie gardła czasu pracy, czyli którędy uciekają godziny i pieniądze?
TIMATE, producent systemu do rejestracji i zarządzania czasem pracy, przeanalizował zachowania pracowników w kilku dużych firmach produkcyjnych i logistycznych. Roczne badania pozwoliły mu wskazać obszary, w których przedsiębiorca może szukać oszczędności w tym zakresie. A oszczędności mogą być znaczące, bowiem każdy pracownik średnio marnotrawi miesięcznie 460 minut swojej pracy. Porównując wyniki wyjściowe (z początku badania) z końcowymi (po roku stosowania w przedsiębiorstwie systemu TIMATE), można zauważyć, że nadużycia i tym samym koszty związane z wykorzystaniem czasu pracy można wyraźnie obniżyć.
Co istotne, TIMATE swoim badaniu brał pod uwagę tylko czas, który pracownik powinien poświęcić na pracę. Z analiz wyłączone zostały przerwy przysługujące ustawowo zatrudnionym.
Na jakie czynności niezwiązane z pracą zatrudnieni poświęcają najwięcej czasu?
1. Przerwa na papierosa
20% nieprzepracowanego czasu pracy, czyli średnio 90 minut miesięcznie, zatrudnieni wykorzystują na przerwy na papierosa. Z badań TIMATE wynika, że nowoczesny monitoring czasu pracy (a zatem nie tylko wejść i wyjść z firmy, ale również zachowań pracowników w ciągu dnia) pozwala skrócić ten czas nawet o 78%.
2. Wyjścia prywatne
13% czasu, za który pracodawca płaci, choć pracownik nie pracuje, poświęcane jest na prywatne wyjścia z firmy. Przebadane przedsiębiorstwa wyeliminowały ten problem całkowicie, stosując nowoczesne rozwiązania technologiczne.
3. Posiłki
Jak się okazało, pracownicy przeznaczają na posiłki znacznie więcej czasu, niż przewiduje kodeks pracy. To około 60 dodatkowych minut miesięcznie. Tę liczbę można zredukować nawet o 92% w skali miesiąca.
4. Nieuprawnione nadgodziny
Sporym problemem, z którym mierzą się pracodawcy, okazują się nieuprawnione nadgodziny, czyli czas przekraczający wymiar etatu, który pracownik spędza w pracy. Wiele z tych nadgodzin nie zostaje uzgodnionych z zarządzającymi, co w praktyce oznacza pozostawanie dłużej w pracy i niepracowanie w tym czasie. Miesięcznie takie nadgodziny pochłaniają średnio godzinę w przeliczeniu na każdego pracownika. Zjawisko to można całkowicie wyeliminować, co pokazuje przykład przebadanych przez TIMATE przedsiębiorstw.
5. Wejście i wyjście
Wydaje się, że wejście do pracy i wyjście z niej nie zajmują dużo czasu. Tymczasem okazuje się, że i na te czynności można poświęcić wiele minut miesięcznie. Czas traci się po pierwsze w kolejkach do kołowrotków, po drugie – na rozmowy w szatni. Sam czas przejścia przez bramki można skrócić o 87%, stosując bezobsługowy system rejestracji czasu pracy.
6. Czas nieefektywny
Badania pokazały, że każdy pracownik w pracy średnio 90 minut miesięcznie po prostu nic nie robi. I tę liczbę udało się analizowanym firmom zredukować o 67%.
7. Praca krótsza niż wymiar etatu
Wcześniejsze wyjścia z przedsiębiorstwa czy późniejsze wejścia w rezultacie prowadzą do tego, że zatrudnieni spędzają w pracy mniej czasu, niż zobowiązuje ich do tego umowa. I taki problem można całkowicie wyeliminować.
Lepsza organizacja pracy, czyli oszczędności na wyciągnięcie ręki
460 minut miesięcznie może nie robić dużego wrażenia. Wystarczy jednak przełożyć tę liczbę na pieniądze, aby zrozumieć, o jakiej skali strat mówimy.
– Przyjmijmy, że średnio minuta pracy pracownika kosztuje pracodawcę 0,47 zł. To oznacza, że firma zatrudniająca 500 osób traci na niewykorzystany czas pracy ponad 100 tys. zł miesięcznie, czyli więcej niż milion w skali roku. To są ogromne pieniądze – tłumaczy Sebastian Młodziński, CEO TIMATE. – Przeanalizowanie tego, jak dokładnie zachowują się pracownicy, pozwala wskazać źródła marnotrawstwa i odpowiednio zareagować. W efekcie firma zoptymalizuje organizację pracy, efektywniej rozdzieli zadania między pracownikami i tym samym – będzie wydajniejsza.
Bardziej efektywny zespół będzie mógł zrealizować więcej zadań, firma więc będzie miała szansę zarobić więcej, nie zwiększając zatrudnienia. To jeden ze sposobów, dzięki którym przedsiębiorstwa łatwiej przejdą przez trudniejszy ekonomicznie czas.
