W kwietniu 2020 roku popyt na oprogramowanie do monitorowania pracowników wzrósł na świecie ponad dwukrotnie. Wyszukiwanie frazy “jak monitorować pracowników pracujących w domu” wzrosło o 1705%. Sprzedaż systemów, które śledzą aktywność pracowników, wystrzeliła.

Wyzwanie związane z wprowadzeniem pracy zdalnej nie zniknęło z czasem. Przeciwnie, w Polsce właśnie wprowadzono na stałe do Kodeksu pracy przepisy regulujące taki sposób pracy. Należy się więc spodziewać, że popularność pracy zdalnej (w tym  hybrydowej) nie będzie maleć. Nie znikną też pytania dotyczące tego, czy i jak monitorować pracowników wykonujących obowiązki zawodowe z domu lub innego miejsca pracy zdalnej.

– Monitoring pracy jest niezastąpionym narzędziem w przypadku firm produkcyjnych, przemysłowych, logistycznych, opierających się na pracy w ruchu, z maszynami, przy liniach produkcyjnych. Dzięki monitorowaniu pracy można szybko wykryć i wyeliminować nieprawidłowości w organizacji procesów oraz przestoje. Można też lepiej dbać o bezpieczeństwo pracowników. Natomiast w przypadku pracy umysłowej – a to taką zwykle wykonują pracownicy zdalni – tego typu monitoring wydaje się nie zdawać egzaminu. Pracodawcy powinni zdecydować się w tej sytuacji na pracę zadaniową – mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.

Pomysłowi pracodawcy

Pracodawcy jednak bardzo często wciąż decydują się na różnorodne sposoby kontrolowania pracowników wykonujących zdalnie obowiązki zawodowe. Najczęściej – według raportu firmy ExpressVPN – sprawdzają historię przeglądanych stron WWW, czas poświęcony na tę czynność, używane aplikacje, zawartość ekranu w czasie rzeczywistym, aktywne godziny pracy. Stosują też okresowe przechwytywanie ekranu, monitorują czaty i dzienniki wiadomości.

Pracodawcy najchętniej sprawdzają, czym zajmują się ich pracownicy, podczas wideokonferencji i rozmów telefonicznych. 41% preferuje raporty przesyłane drogą mailową, 40% programy do raportowania zadań i wyników pracy, a 26% programy do mierzenia czasu poświęcanego na konkretne zadania.

Praktyki te są bardzo popularne. Z sondażu przeprowadzonego na zlecenie Vmware w 2021 r. wynika, że już wtedy 84% ankietowanych polskich przedsiębiorców przyznało, że korzysta z narzędzi monitorujących wydajność pracowników podczas pracy hybrydowej lub zamierza je wdrożyć. Inne badanie – „Microsoft Annual Work Trend Index Report 2022” – pozwala zrozumieć motywację pracodawców. Wynika z niego bowiem, że aż 85% ankietowanych managerów wątpi w zaangażowanie pracowników wykonujących obowiązki zdalnie.

– Narzędzia do monitorowania pracy nie spełnią swoich zadań, jeśli będą tylko batem na pracowników. Z mojego doświadczenia wynika, że polscy przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają to, że efektywny monitoring pracy nie polega na kontrolowaniu pracowników, a na analizie wykorzystania czasu pracy oraz organizacji procesów prowadzącej do stworzenia bardziej przyjaznego i wydajnego środowiska pracy – z korzyścią dla pracowników i pracodawców – tłumaczy Sebastian Młodziński z TIMATE.

Z perspektywy prawa

Niezależnie od tego, jaki cel przyświeca pracodawcy, warto zadać sobie pytanie, czy monitorowanie pracy zdalnej jest zgodne z prawem. W Kodeksie pracy znajdują się zapisy dotyczącej monitoringu pracy oraz kontroli wykonywania pracy zdalnej. Z przepisów wynika, że jeśli takie działanie jest niezbędne do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy, oraz do zapewnienia właściwego użytkowania narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, a także inne formy kontroli. Dodatkowo pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika – w zakresie samej pracy, jak i bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji.

– Ustawodawca zastrzega wyraźnie, że pracownik musi być poinformowany o wprowadzonym monitoringu, a jego zakres i sposób stosowania należy ustalić ze związkami zawodowymi – jeśli takie u pracodawcy działają – i zamieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Sposób kontroli pracy zdalnej także należy wcześniej ustalić w akcie wewnętrznym – porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej – lub w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Przepisy bronią pod tym względem interesów pracowników – zastrzegają, że monitoring i kontrola nie mogą naruszać prywatności pracownika i jego rodziny ani naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika – wyjaśnia Agnieszka Sobota, radca prawny i partner zarządzający w kancelarii KTW.Legal.

Monitoring – miecz obosieczny

Choć na rynku są narzędzia, a prawo określa sposób ich wykorzystania, pojawia się coraz więcej badań i opinii, które podważają zasadność stosowania monitoringu pracy zdalnej. Z raportu Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych wynika, że monitoring może przyczynić się do zmniejszenia satysfakcji z pracy, wzrostu poziomu stresu oraz do związanej z tym większej rotacji pracowników. Z kolei eksperci Gartnera wskazują na to, że obawy pracowników dotyczące monitorowania mogą przyczynić się do wypalenia zawodowego, ponieważ pracownicy zdalni nie wiedzą, jak “się wyłączyć”. Bojąc się tego, że są nieustannie obserwowani, ciągle wydłużają dzień pracy.

Na rosnącą niechęć pracowników do systemów kontroli wypływa też deklarowana przez nich niepewność co do tego, jakie dane zbiera pracodawca. Aż 41% ankietowanych pracowników przyznaje, że nikt z ich organizacji nie informuje ich, jakie dane są gromadzone oraz dlaczego i jak są wykorzystywane. A nawet jeśli informacje takie są przekazywane – są niskiej jakości, co utrudnia ich zrozumienie, twierdzi Gartner.

Za przyznaniem pracownikom zdalnym większej swobody przemawiają też wyniki raportu „Microsoft Annual Work Trend Index Report 2022”. Aż 87% ankietowanych pracowników zapewnia, że na home office nie straciło nic ze swojej produktywności. Elastyczność w zakresie miejsca i czasu pracy oraz doboru współpracowników może nawet podnieść wyniki pracowników, wynika z badań Gartnera.

Monitorować czy nie monitorować?

Co zatem powinni zrobić pracodawcy? Wydaje się, że nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Oczywiście także w przypadku pracy zdalnej konieczne jest formalne udokumentowanie tego, że pracownik wywiązuje się z umowy i swoich zobowiązań wobec pracodawcy. Zatem rejestracja i elektroniczna ewidencja czasu pracy i systemy, które umożliwiają jej prowadzenie także na odległość, będą bardzo pomocne. Dzięki nim pracownik może oznaczać początek pracy, jej zakończenie, a także liczbę i długość przerw czy lokalizację, z jakiej pracuje. Takich informacji potrzebują działy kadr i płac, osoby odpowiedzialne za HR czy finansowe rozliczanie umów i kontraktów. Od kontroli formalnej nie da się więc uciec.

Inaczej wygląda sprawa monitoringu tego, co dokładnie robi pracownik. W przypadku pracy zdalnej warto zdecydować się na inny sposób oceniania jej efektywności.

– Przedsiębiorcy powinni znaleźć tu złoty środek. Nie da się oczywiście całkowicie odpuścić monitoringu pracowników zdalnych, ale też ciągłe sprawdzanie tego, czy siedzą przy komputerach i co piszą w mailach, nie sprawi, że staną się bardziej produktywni czy będą lepiej wykonywać swoje obowiązki. Patrząc na wyniki badań, pokuszę się nawet o stwierdzenie, że takie działanie raczej zniechęci zatrudnionych – komentuje Sebastian Młodziński z TIMATE. – Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem jest w tym przypadku praca czysto zadaniowa, w której pracownik jest rozliczany z tego, co realnie zrobił, a nie z tego, ile razy w ciągu dnia kliknął myszką. Innym słowem, dobrze jest sprawdzać, gdzie pracownik śpi, ale nie ma sensu zaglądać mu pod kołdrę.

Praktyka organizowania pracy zdalnej w Polsce jest jeszcze bardzo świeża. Pracodawcy nie unikną jednak konfrontacji z koniecznością zapewnienia pracownikom możliwości pracy w systemie całkowicie zdalnym lub hybrydowym. Im szybciej wypracują standardy satysfakcjonujące obie strony, tym łatwiej będzie im się dostosować do zmieniających się warunków rynkowych i oczekiwań pracowników.

Spojrzenie w taki sposób na inwestycję w technologię nie jest jednak łatwe. Jednak warto przeanalizować sytuację i sprawdzić – na realnych liczbach dostarczanych przez producentów – jak nowe narzędzie przełoży się na funkcjonowanie firmy. Bo przecież celem wprowadzania innowacji jest lepsze, szybsze i wydajniejsze funkcjonowanie organizacji. A lepsza wydajność oznacza między innymi więcej czasu na nowe projekty i tym samym większe przychody. Ważne jest jednak to, by wybierać rozwiązania, które szybko się zwracają. I to w sposób łatwy do policzenia i przewidzenia.

Idealny świat czy rzeczywistość?

Pięknie to brzmi. Ale dla wielu zarządzających – równie nierealnie. Jednak wskaźnik ROI to nie mrzonka i marketingowy wymysł, ale realna pomoc w obliczaniu opłacalności danego wydatku. Także wydatku na IT. W przypadku TIMATE i naszego rozwiązania generowane oszczędności są łatwe do policzenia w konkretnych obszarach. Np. te wynikające z lepszego wykorzystania czasu pracy wynoszą od 5 do 20% kosztów osobowych, do tego wydajność wzrasta co najmniej o 5%. Korzyści finansowe są zatem widoczne i to z nich rozliczamy się z klientem. Po to robimy wdrożenie pilotażowe, żeby udowodnić, że oszczędności to nie tylko deklaracje, a faktyczny efekt działania systemu.

Co ważne, ROI da się obliczyć tylko w sytuacji, w której znamy parametry wyjściowe i mierzymy to, jak zmieniają się po wdrożeniu nowego rozwiązania. Im precyzyjniejsze wskaźniki dostarczane wraz z systemem, tym dokładniejsze wyliczenia. Co jednak można zmierzyć i na czym oszczędzić, wdrażając narzędzie IoT?

Skąd się biorą zyski?

Systemy IoT – jak coraz powszechniej wiadomo – to sieci połączonych ze sobą czujników elektronicznych gromadzących i wymieniających ze sobą dane na temat pracy urządzeń i ludzi. I to właśnie te dane są absolutnie najważniejsze. Dane i ich analiza. To dzięki nim przedsiębiorca może ocenić, jak funkcjonuje jego firma, wprowadzić odpowiednie ulepszenia i sprawdzić od razu, czy te modyfikacje przyniosły oczekiwane rezultaty. Dzięki temu szybko poprawia działanie organizacji, co przekłada się na oszczędności. Skąd wynikają?

Po pierwsze – lepsza organizacja pracy

Bieżący wgląd w to, jak funkcjonują procesy w firmie, sprawia, że można niemal natychmiast zauważyć różnego rodzaju nieprawidłowości. Źle wytyczone ciągi komunikacyjne, nieodpowiednio umiejscowione względem siebie stanowiska pracy, nieprzemyślany harmonogram dostaw, który powoduje przestoje, źle skomponowane zespoły – to wszystko wpływa na wydajność pracy. Eliminując błędy i dostosowując środowisko do potrzeb z jednej strony procesów produkcyjnych, a z drugiej – samych pracowników, poprawia się efektywność całego przedsiębiorstwa.

Po drugie – mądrzej wykorzystany czas pracy

Dane na temat pracy zespołów pozwalają też lepiej zarządzać czasem pracy i unikać niepotrzebnych przerw wynikających na przykład ze złej organizacji procesów czy kolejek tworzących się przy stanowiskach lub maszynach. Z badań TIMATE wynika, że w dużych firmach produkcyjnych i logistycznych każdy pracownik marnotrawi miesięcznie średnio 460 minut. Minut, za które firma płaci. Dzięki udoskonaleniu procesów przedsiębiorstwa mogą wyeliminować przestoje i lepiej wykorzystać etaty swoich pracowników.

Po trzecie – efektywniejsze zarządzanie zasobami

No właśnie – wiedząc, co powoduje przerwy w działaniu, można mądrzej zarządzać pracą ludzi. I lepiej planować zatrudnienie. Czasem problemem nie jest brak rąk do pracy, a zła jej organizacja – nieodpowiedni skład zespołów, źle rozlokowane stanowiska, za mało maszyn czy urządzeń. Nagminnie zdarza się, że firma płaci za nadgodziny, a jednocześnie ma mnóstwo przestojów w tym samym dniu, w którym te nadgodziny są później generowane. Optymalizacja procesów przyczynia się do lepszego wykorzystania dostępnych zespołów. Dodatkowo może okazać się, że w lepiej zorganizowanym środowisku pracownicy wykonują swoje obowiązki szybciej, a to oznacza przestrzeń na dodatkowe zlecenia i tym samym – wpływy do budżetu firmy.

Po czwarte – większe bezpieczeństwo pracowników

Systemy IoT pozwalają także na monitorowanie i wspieranie bezpieczeństwa pracowników. A badania IOSH pokazują, że pracownicy pracujący w bezpiecznym środowisku są bardziej produktywni i zadowoleni. Rzadziej też korzystają ze zwolnień lekarskich. To oczywiście podnosi wydajność całej firmy. Dodatkowo bezpieczniejsze warunki pracy oznaczają mniej wypadków, czyli mniej odszkodowań i kar za niedostateczne dostosowanie miejsca pracy. A to znów oszczędności dla przedsiębiorstwa.

Po piąte – lepsza komunikacja i przepływ informacji

Z raportu Gallupa „State of the Global Workplace: 2022 Report” wynika, że niezaangażowani, a tym samym nieproduktywni pracownicy kosztują świat 7,8 biliona dolarów. Niebagatelną rolę w podnoszeniu zaangażowania gra komunikacja z pracownikami. Raport McKinsey pokazuje, że dobrze skomunikowane zespoły odnotowują wzrost produktywności o 20-25%.

Pracownicy chcą być na bieżąco informowani między innymi o tym, jakie zadania mają do wykonania oraz jak oceniana jest ich praca. Oczywiście bardzo trudno dawać taki feedback bez wsparcia technologii. Kadra zarządzająca nie jest w stanie każdego dnia obserwować i oceniać pracy każdego pracownika. Z pomocą przychodzi automatyzacja i systemy IoT, które bez zaangażowania kierownictwa podsumowują dzień, oceniają zespoły i przekazują niezbędne informacje pracownikom.

Cyfryzacja odmieniana przez wszystkie przypadki to nie moda, która przeminie. To szansa dla firm nie tylko na szybszą, sprawniejszą i bardziej zautomatyzowaną pracę, ale też na lepszą organizację procesów, która w prostej linii prowadzi do lepszych wyników finansowych.

W japońskim oddziale Microsoft czterodniowy tydzień pracy został wprowadzony testowo w 2019 roku, w ramach projektu Work Life Choice Challenge 2019 Summer. Efektem tego eksperymentu był wzrost wydajności pracowników o 40% i spadek zużycia energii elektrycznej o 23% w porównaniu z podobnym okresem rok wcześniej.

Krótszy tydzień pracy przetestowały też Hiszpania czy Wielka Brytania. Do dziś sprawdza się na Islandii. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) w „Monitoringu trendów w innowacyjności” zauważa, że skrócenie czasu pracy jest jednym z wiodących trendów w nowoczesnych gospodarkach.

Krótsza praca, taka sama płaca

W Polsce takie rozwiązanie jest wprowadzane przez niektóre firmy jako dodatkowy bonus dla pracowników. W dobie kryzysu energetycznego przedsiębiorstwa czasem decydują się na skrócenie tygodnia pracy, ale nie wymiaru etatu – pracownicy przychodzą zatem do pracy przez cztery dni w tygodniu, ale pracują dłużej. Na takich zasadach działają dziś niektóre fabryki.

Badania pokazują jednak, że Polacy chętnie pracowaliby krócej, ale pod warunkiem utrzymania wysokości dotychczasowego wynagrodzenia. Z raportu Hays Poland „Czterodniowy tydzień pracy” wynika, że 96 proc. ankietowanych mogłoby pracować 4 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie za aktualną stawkę, a 52 proc. 4 dni w tygodniu po 10 godzin, czyli bez zmiany wymiaru etatu i zarobków.

Trudno dziś jednak stwierdzić, czy Polacy oceniają potencjalne zmiany jednoznacznie pozytywnie. W listopadzie ubiegłego roku Instytut Badań Pollster na zlecenie „Super Expressu” przeprowadził ankietę, z której wynika, że tylko 46 proc. badanych chciałoby wprowadzenia 4-dniowego tygodnia pracy. Zainteresowanie nowym modelem pracy różni się także w zależności od branży. Pracownicy sektorów, w których trudno o takie zmiany, choćby logistyki czy gastronomii, dużo mniej optymistycznie patrzą na proponowane modyfikacje czasu pracy.

Za i przeciw, czyli perspektywa przedsiębiorcy

Na razie krótszy tydzień pracy to wciąż pieśń przyszłości. Do Sejmu trafił jednak projekt ustawy trafiający w gusta Polaków, czyli skracający wymiar etatu do 35h bez zmiany wysokości wynagrodzenia. I nawet jeśli nie zostanie przyjęty, to obserwując kierunek, w którym podążają inne kraje, można spodziewać się podobnych inicjatyw ustawodawczych w najbliższym czasie.

Co na to przedsiębiorcy? Zdania są podzielone. Nic jednak dziwnego, że zarządzający boją się spadku wydajności swoich firm lub konieczności zatrudnienia nowych osób, czyli podniesienia kosztów. Choć dotychczasowe próby wprowadzenia zmian w wymiarze etatu w różnych krajach skutkowały zwiększeniem efektywności pracowników, trudno przewidzieć, czy taki stan byłby długotrwały. Z drugiej strony skrócenie tygodnia pracy pozwoli uzyskać oszczędności na eksploatacji biur i budynków.

W przypadku tak dużej zmiany ważny będzie przede wszystkim wnikliwy wgląd w to, jak na co dzień funkcjonuje przedsiębiorstwo. Ciągły monitoring procesów, wyłapywanie błędów, które opóźniają pracę, i jak najszybsze eliminowanie ich. W szczególnie trudnej sytuacji będą firmy produkcyjne, przemysłowe. Trudno bowiem oczekiwać od pracownika przy taśmie montażowej, żeby zaczął wykonywać swoje zadania szybciej. Może jednak się okazać, że da się tak zorganizować pracę całego zespołu, żeby była bardziej efektywna, nie przyspieszając jednocześnie zadań wymagających precyzji i czasu.

Czas na wagę złota

Można się spodziewać, że przedsiębiorstwa przynajmniej na początku wybiorą model realizowania dotychczasowych zadań bez rozbudowania zespołów. Będą chciały zatem wykonać tę samą pracę w krótszym czasie. Żeby zwiększyć szansę powodzenia takiego przedsięwzięcia, będą musiały zwracać szczególną uwagę na wykorzystanie czasu pracy, czyli na to, w jaki sposób pracownicy spędzają czas w pracy, gdzie się znajdują, czy realizują swoje zadania, ale też – czy na pewno mają odpowiednią liczbę przerw.

Nowy sposób pracy może być pułapką. Nie chodzi bowiem o to, żeby wyeksploatować pracowników, każąc im wykonywać obowiązki szybciej. Pracownikowi należą się przerwy, odpoczynek, czas na posiłek. W rozliczaniu czasu pracy najważniejsza jest i będzie sprawiedliwość. Przedsiębiorca zatem będzie musiał zadbać o to, żeby pracownicy rzeczywiście wykonywali swoją pracę – w tym przypadku pomoże praca według list zadań i harmonogramów, a także monitoring tego, czy pracownicy w ogóle pracują, czy na przykład mają za dużo przerw. Z drugiej strony jednak zarządzający będą musieli pilnować tego, by każdy zatrudniony miał odpowiednią ilość czasu na odpoczynek. Mogą w tym pomóc technologie, między innymi system TIMATE.

Odpowiednie wykorzystanie zasobów jest kluczowe w dobrze zorganizowanym i wydajnym przedsiębiorstwie. Monitorowanie tego, co się z nimi dzieje, czy pracują zgodnie z normami stanowiskowymi, czy nie mają niepotrzebnych przestojów lub zwyczajnie nie są przeciążone pracą, to podstawa dobrze funkcjonującej firmy. Zwłaszcza tej, która skracając czas pracy, chce zachować 100% efektywności.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

W przedsiębiorstwach produkcyjnych trudno o przyspieszenie pracy. W tym przypadku warto przyjrzeć się procesom i temu, jak zorganizowana jest praca całych zespołów. Może okazać się, że dzięki optymalizacji przepływu pracy zespoły zyskają dodatkowy czas na wykonywanie zadań.

Wyobraźmy sobie fabrykę, w której brakuje niezbędnych do pracy sprzętów – to mogą być maszyny, wózki widłowe czy sprzęty diagnostyczne. Pracownicy przebywający w takim środowisku pracy nie są w stanie działać efektywnie, bo muszą czekać na dostępność potrzebnego im narzędzia. W innych przykładach mogą też czekać na rezultat pracy innego zespołu albo po prostu nadmiernie przemieszczać się między różnymi pomieszczeniami i stanowiskami. Zamiast więc wykonywać swoje obowiązki płynnie i bez przestojów, marnotrawią swój czas nie ze swojej winy. Przedsiębiorca traci w ten sposób pieniądze. Lepiej zorganizowany proces, w którym praca przepływa bez zakłóceń, to lepsze i szybsze efekty. To także bardziej zadowoleni pracownicy.

W przypadku pracowników fizycznych kluczową rolę odgrywa bezpieczeństwo pracy. I to bezpieczeństwo może zostać zagrożone, gdy w nowych warunkach osoby na rusztowaniach czy operatorzy maszyn zaczną mimo wszystko pracować szybciej. Przedsiębiorcy będą zatem musieli bardziej niż kiedykolwiek dbać o to, aby zatrudnieni korzystali ze środków ochrony osobistej. Pomocne będzie także wdrożenie narzędzi, które będą alarmowały odpowiednie służby w razie wypadku lub pozwolą poszkodowanemu na natychmiastowe wezwanie pomocy.

Większa rola liderów

Tak duże zmiany w organizacji pracy wymagają także zaangażowania dobrych liderów. Firmy nie będę mogły już sobie pozwolić na przypadkowe osoby na kierowniczych stanowiskach. Zespoły, by pracować w pełni wydajnie, muszą być odpowiednio zmotywowane. Można przypuszczać, że sama wizja 3-dniowego weekendu z czasem straci moc zachęcania zatrudnionych do bardziej efektywnej pracy. To będzie zadanie liderów.

By wybrać dobrych liderów, trzeba obserwować i oceniać pracę osób zarządzających i pracę zespołów, którymi kierują. Ważne jest jednak to, by ta ocena nie była zbyt rzadka – np. kwartalna czy roczna. Nowoczesne narzędzia – takie jak TIMATE – pozwalają uzyskiwać na bieżąco dane o pracy poszczególnych osób i na tej podstawie oceniać i pojedynczych pracowników, i całe zespoły. Dzięki temu łatwiej o wybór liderów, którzy potrafią zarządzać i motywować do pracy.

Rozpowszechnienie standardu czterodniowego tygodnia pracy wydaje się coraz bardziej prawdopodobne. Firmy, które wprowadzając nowy wymiar etatu, zadbają o optymalizację procesów, bezpieczeństwo pracowników i odpowiednie wykorzystanie czasu pracy, mają szansę zachować wydajność bez konieczności drastycznego zwiększenia zatrudnienia.

Zarządzanie pracownikami, zwłaszcza w rozproszonych, przemieszczających się i wykonujących fizyczną pracę zespołach, jest bardzo trudne. Nie można każdego „mieć na oku” przez cały czas. Takie zadanie można jednak powierzyć technologiom, które będą w czasie rzeczywistym dostarczać dane o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Dostęp do bieżącej, automatycznej informacji o tym, co w danym momencie robią zatrudnieni i gdzie się znajdują (czyli np. do danych płynących z systemów IoT), jest w takim przypadku ogromnym wsparciem w pracy kierowników.

Z drugiej strony – wdrożenie takiego rozwiązania często budzi skrajne emocje. Do dziś w firmach, w których wprowadzany jest system TIMATE do zarządzania zespołami i procesami, na początku spotykamy się z oporem. Pracownicy zastanawiają się, po co pracodawcy dane o tym, ile czasu spędzają w konkretnym miejscu, czy się poruszają, czy nie. Boją się nadmiernej kontroli, inwigilacji. Jednak każda zmiana w jakiś sposób niepokoi.

Mamy więc po dwóch stronach – nieufnych pracowników, którzy boją się być oceniani na podstawie bezdusznych danych, i pracodawców, którzy chcą tego, by ich przedsiębiorstwo pracowało lepiej. Lepiej, czyli wydajniej, oszczędniej, bezpieczniej, przyjaźniej. Pomiędzy tymi biegunami natomiast przepływają ogromne ilości danych, które pokazują, jak działa firma, jak funkcjonują zespoły. I które firmy mogą wykorzystać do tego, by zbudować lepsze środowisko pracy.

Od danych do zarządzania z ludzką twarzą

Pracownicy boją się tego, że staną się dla pracodawcy jakimś zbiorem danych, analizowanych na bieżąco przez niezrozumiały algorytm, który będzie wyciągał wnioski, nie biorąc pod uwagę zwykłych ludzkich uwarunkowań.

To jednak tak nie działa. Dane to tylko informacja, która pozwala zarządzającym zrozumieć, co dzieje się w ich firmie. I która pomaga eliminować błędy, poprawiać jakość pracy. To tylko narzędzie dla ludzi, a nie machina, która bezrefleksyjnie zmienia porządki w przedsiębiorstwie. Ale narzędzie potężne, bo dobrze zastosowane, pozwala udoskonalić środowisko pracy.

Co zatem dają systemy IoT, takie jak TIMATE?

– Sprawiedliwe podejście do pracowników

Dane może i są bezduszne, ale też bardzo obiektywne. Każdy pracownik jest więc oceniany na podstawie takich samych kryteriów. Ten sam system sprawdza te same parametry, mierzy te same wartości, czy to dotyczące czasu pracy i jego wykorzystania, czy przestrzegania przepisów i procedur BHP, czy realizacji harmonogramu i zaplanowanych zadań.

Z drugiej jednak strony każdy pracownik ma możliwość zderzenia tych danych z kontekstem, w którym dana sytuacja się wydarzyła. Do wytłumaczenia czy skorygowania ewentualnych niedociągnięć. Dzięki temu dane stają się tylko bazą do zarządzania zespołem. Pokazują stan faktyczny, ale też pozostawiają miejsce na to, by rozmawiać z pracownikami i wprowadzać ułatwienia, które w przyszłości pozwolą unikać błędów.

– Informacja zwrotna dla pracownika. 

Często jest tak, że pracownik nie dostaje informacji o tym, czy dobrze pracuje. Nie ma szansy porozmawiać ze swoim przełożonym o swojej pracy. System IoT / IoB uzupełnia lukę po nieobecnym przełożonym, daje konkretną informację o jakości pracy, a jednocześnie tworzy sieć sprzężeń zwrotnych, pozwalając doskonalić się całej organizacji.

– Bezpieczeństwo pracy

Systemy IoT to potężne narzędzie w podnoszeniu bezpieczeństwa całych zespołów. Z jednej strony podpowiadają zarządzającym, gdzie w danych momencie znajdują się pracownicy, alarmują, gdy ci przestają się poruszać lub zbyt długo znajdują się w np. niebezpiecznej strefie. Z drugiej strony – za pośrednictwem np. karty identyfikacyjnej pracownika – przypominają mu o konieczności zastosowania środków ochrony osobistej. I w końcu wyposażone są w przycisk SOS, który pozwala w dowolnym momencie wezwać pomoc dla siebie lub innej osoby. Znacząco też wspiera proces ewakuacji i ewentualne akcje ratunkowe.

– Dobór dobrych liderów

Dane opisujące pracę zespołów można wykorzystać także do tego, by wyłonić jak najoptymalniejszą grupę liderów. Bo nawet najlepszy zespół może stracić motywację lub źle pracować, gdy będzie źle zarządzany. Informacje dostarczane przez systemy IoT pozwalają oceniać także kierowników i tym samym wpływać na to, by na czele zespołów stały odpowiednie osoby – potrafiące motywować, odpowiednio rozdzielać zadania, efektywnie organizować pracę, elastycznie reagować na nieprzewidziane sytuacje i doceniać zatrudnionych.

– Lepsze warunki pracy

To wszystko ostatecznie przekłada się na lepsze warunki pracy – w bardziej sprawiedliwym, przyjaznym i bezpiecznym środowisku. Biorącym pod uwagę różne uwarunkowania, eliminującym błędy na bieżąco. Przykład? W jednym z laboratoriów diagnostycznych korzystających z naszego systemu w pierwszych dniach po wdrożeniu TIMATE zarządzający zauważyli, że pracownicy bardzo dużo czasu spędzają w jednym z pomieszczeń, do którego z założenia powinni przychodzić tylko na kilka minut. Okazało się, że w tym pokoju stoi maszyna diagnostyczna, do której nieustająco tworzą się kolejki, wstrzymujące płynność pracy. Zarząd od razu podjął decyzję o zakupie dodatkowego urządzenia, dzięki któremu pracownicy nie muszą już tracić czasu na czekanie. Zyskali więc wszyscy – i pracownicy, którzy mogą bez przeszkód wykonywać swoje zadania, i firma, która może przeprowadzić więcej badań w tym samym czasie.

Technologie pozwalają na humanocentryczne zarządzanie przedsiębiorstwem. Oczywiście to, w jaki sposób firma wykorzysta potencjał wdrażanego rozwiązania, zależy przede wszystkim od niej samej. Internet Rzeczy może pomóc lepiej zrozumieć, co dzieje się w firmie – i na podstawie tej wiedzy wprowadzić zmiany, które sprawią, że wszystkim będzie się po prostu lepiej pracowało.

Z badań Cisco wynika, że 75% rozpoczętych projektów IoT kończy się niepowodzeniem. A nawet z sukcesem wdrożone rozwiązanie może nie spełnić swojego zadania, jeśli firma nie rozumie, po co zostało zaimplementowane. Zatem jak dobrze przeprowadzić wdrożenie IoT?

Krok pierwszy: powołanie zespołu

Wdrożenie to projekt. Dlatego każda firma planująca inwestycję w IoT powinna powołać zespół, który będzie czuwał nad realizacją takiego projektu. Co ważne, najlepiej by było, aby w takim zespole znalazły się osoby, które czują potrzebę zmiany i rozumieją nowe technologie. To nie może być zbieranina przypadkowych pracowników, dla których nowe zadania będą jedynie przykrym obowiązkiem.

Kto powinien znaleźć się w takim zespole? Wszystko zależy od tego, jakie obszary obejmie swoim działaniem system IoT. Trzon będą stanowić członkowie kadry zarządzającej, działu IT i HR.

Krok drugi: wyznaczenie celów

Wdrożenie systemu nie jest, a na pewno nie może być sztuką dla sztuki. Aby rozwiązanie spełniło swoje zadanie, trzeba przed nim wyznaczyć konkretne cele. Po co je wdrażamy? Jak ma nam pomóc? Czy ma nam dostarczyć danych dotyczących pracy maszyn lub ludzi? Czy dzięki danym płynącym z czujników IoT chcemy poprawić przepływ pracy, zwiększyć efektywność zespołów, skrócić czas przestoju maszyn, lepiej zarządzać ruchem w magazynach, wyeliminować marnotrawienie czasu, poprawić bezpieczeństwo pracowników? Dzięki dobrze zdefiniowanym celom lepiej wykorzystamy wszystkie możliwości wdrażanego narzędzia. Łatwiej też będzie nam ocenić, czy nowe rozwiązanie spełnia swoje zadania.

Krok trzeci: wybranie i zrozumienie technologii

Czasem jest tak, że zmiana zaczyna się od technologii, a czasem to potrzeba zmiany sprawia, że firma zaczyna się dopiero rozglądać za technologią. Niezależnie od tego, który scenariusz realizuje przedsiębiorstwo, warto ocenić wdrażane rozwiązanie, biorąc pod uwagę kilka aspektów: łatwość instalacji elementów infrastruktury, bezpieczeństwo danych, rodzaj danych gromadzonych przez urządzenia (w niektórych przypadkach w grę będą wchodziły także różne przepisy, w tym RODO), funkcjonalności oferowane przez system, narzędzia analityczne dostarczane wraz z rozwiązaniem IoT (bo przecież same dane z czujników, bez analizy – to za mało, by zoptymalizować działanie firmy), wpływ elementów infrastruktury IoT na działanie innych urządzeń firmy, poziom ich bezpieczeństwa, gwarancję i zasady konserwacji sprzętu, a także możliwość skalowania rozwiązania. Nie bez znaczenia jest też wsparcie producenta – szkolenia, pomoc w instalacji, wsparcie serwisowe okazują się bardzo przydatne w początkowej fazie pracy z systemem oraz w czasie jego codziennej eksploatacji.

Krok czwarty: proces wdrożenia

Do samego wdrożenia wybranej technologii należy się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim sprawdzić z producentem systemu, która z zaangażowanych stron odpowiada za sprzęt, serwery, instalację elementów IoT. We współpracy z producentem lub samodzielnie zaprojektować całą infrastrukturę – zaplanować rozmieszczenie centralek, czujników i innych niezbędnych narzędzi. Następnie – oczywiście – zainstalować urządzenia lub/i rozdać pracownikom niezbędne elementy IoT (np. identyfikatory pracownicze).

Równie ważne jest ustalenie tego, kto będzie miał dostęp do systemu i możliwość administrowania nim. Posiadając taką wiedzę, można nadać odpowiednie dostępy i przeszkolić wszystkich użytkowników z działania i pracy z systemem.

Krok piąty: praca z systemem

Zainteresowanie systemem i skoncentrowanie na celach musi stać się priorytetem, gdy narzędzie IT działa już w firmie na co dzień. Zdarza się, że firmy wdrożywszy system IoT, odkładają go na półkę. Jest, działa, zadanie wykonane. Ale tak naprawdę zadanie dopiero w tym momencie się zaczyna. IoT dostarcza danych – bez ich analizy, bez sprawdzania, co dzieje się w firmie, jak można ją optymalizować, bez wyciągania wniosków, bez szukania nowych możliwości wykorzystania potencjału rozwiązania IoT – wdrożenie w rzeczywistości zakończy się niepowodzeniem. Systemem powinien się zatem opiekować ktoś, kto rozumie, w jakim celu został wdrożony w firmie. I kto wie, że odpowiednie odczytanie i wykorzystanie danych może naprawdę zrewolucjonizować zarządzanie przedsiębiorstwem.

Zarządzanie zmianą, czyli klucz do sukcesu

Zarządzanie zmianą to podstawa skutecznego wdrożenia rozwiązań IoT w przedsiębiorstwie, choć bardzo wiele firm o tym zapomina. A przecież każde nowe narzędzie wprowadzane w przedsiębiorstwie rodzi wiele pytań i często niepokoju. Ludzie nie lubią zmian, bo boją się, że nieznany im system będzie skomplikowany w obsłudze, będzie wymagał od nich dodatkowej pracy lub będzie gromadził informacje na ich temat.

Takie wątpliwości są częste zwłaszcza w przypadku rozwiązań z zakresu IoT, które są jeszcze mało rozpowszechnione i mogą budzić lęk. Dlatego tak ważne jest to, aby przed wdrożeniem systemu IoT wyjaśnić wszystkim zainteresowanym grupom (zarządowi, działom HR, działowi IT, pracownikom itd.), czym jest to narzędzie, jak działa i w jaki sposób ułatwi im pracę.

Można to zrobić poprzez odpowiednio przygotowaną komunikację, szkolenia, materiały dodatkowe oraz bieżące odpowiadanie na pojawiające się pytania. Co ważne – komunikację należy zacząć przed wdrożeniem, prowadzić ją przez cały proces, a także po jego zakończeniu.

Komunikacja z pracownikami w praktyce

Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie wdrażania rozwiązań IoT. T wciąż są systemy dla wielu przedsiębiorców i pracowników nowatorskie. Przywykli już do rozwiązań IT wspierających codzienną pracę, ale czujniki czy karty zbierające i przetwarzające dane, być może emitujące jakieś promieniowanie – to jest często absolutne novum.

Bez odpowiedniej komunikacji nikt nie zrozumie, czym jest system IoT i jak może pomóc. A bez zrozumienia, bez postawienia celów, bez świadomego wykorzystania danych – system IoT po prostu nie będzie dobrze działał.

Jak więc komunikować wdrożenie IoT? Przede wszystkim otwarcie, szczerze i w zróżnicowany sposób. Rozwiązanie IoT pełni wiele funkcji i tym samym wpływa na pracę wielu grup funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Ważne jest to, aby te grupy zdefiniować, ustalić ich potencjalne obawy i nadzieje oraz przygotować komunikaty, które będą wyjaśniały wątpliwości, uspokajały i tłumaczyły, w jaki sposób nowe rozwiązanie pomoże im w codziennym wykonywaniu obowiązków i jak je zmieni.

Jakie to mogą być grupy? Oto kilka praktycznych przykładów.

1. Kadra zarządzająca

Kadra zarządzająca interesuje się całościowym działaniem firmy, jej rentownością, możliwością oszczędności oraz automatyzacji różnych procesów i tym samym zwiększaniem efektywności całego przedsiębiorstwa. Managerowie lubią wykresy i statystyki, konkretne liczby, które pokazują, jakie wyniki przyniesie wdrażany system.

Dlatego komunikaty do zarządzających powinny zawierać poparte doświadczeniami innych firm czy badań dane liczbowe na temat efektywności wdrażanego systemu, ROI, oszczędności, które może przynieść. Warto też poinformować tę grupę o narzędziach analitycznych i danych, jakich będzie dostarczał nowy system. To pozwoli im ocenić, jaką wartość wniesie rozwiązanie IoT. Managerowie będą też chcieli poznać wpływ rozwiązania na funkcjonowanie firmy – jakie procesy zostaną uproszczone, zoptymalizowane, w jakim czasie i jakim nakładzie sił. Jak to przełoży się na budżet firmy. I w końcu – jak to przełoży się na ich codzienną pracę, jak ją ułatwi.

2. Kierownicy

Kierownicy to grupa niezwykle ważna w komunikacji wdrożenia nowego rozwiązania. Od ich nastawienia w dużej mierze zależy nastawienie pracowników, których mają w zespołach. Kierownicy muszą zatem usłyszeć, że IoT pomoże im w pracy, odciąży ich, wesprze w zarządzaniu zespołami, uwolni od wielu czynności, które teraz będą zautomatyzowane, dzięki czemu zyskają czas na inne zadania lub nawet budżet do wykorzystania na premie i bonusy pracownicze. W komunikatach do tej grupy należy także wytłumaczyć, jak będzie działał system i czego będzie wymagał nie tylko od samych kierowników, ale też od ich pracowników. To bowiem kierownicy będą odpowiedzialni za rozwiewanie codziennych wątpliwości dotyczących rozwiązania, które będą pojawiały się w zespołach.

3. Dział HR

Komunikacja z działem HR ma szczególne znaczenie w przypadku wdrażania rozwiązań, które pomagają zarządzać pracownikami i czasem ich pracy. To zagadnienia znajdujące się w kręgu zainteresowań HR-owców, którzy przed implementacją nowego systemu muszą się dowiedzieć, jakie nowe informacje na temat pracowników i ich pracy będą mogli uzyskać z systemu, jakie dane będą mieli do wykorzystania.

W jaki sposób te dane będą do nich spływać, czy nowe rozwiązanie da się zintegrować z systemami, w których znajdują się i są przetwarzane pozostałe informacje na temat pracowników. I w końcu – czy praca z nowymi danymi będzie wymagała od nich dodatkowych czynności. Jeśli tak – co to będą za działania i ile czasu zajmą.

4. Pracownicy

Pracownicy potrzebują przede wszystkim uspokojenia i zapewnienia, że system jest bezpieczny, nie gromadzi wrażliwych danych, nie śledzi ich, nie emituje promieniowania, nie wpływa na funkcjonowanie innych urządzeń, z których korzystają w pracy.

Co zrozumiałe, ta grupa musi dowiedzieć się, po co zostaje wdrożony system, jakie są jego główne zadania i jakie dane na temat ich pracy będzie zbierał. Ale też – szczególnie ważne jest przedstawienie zalet z zastosowania rozwiązania IoT – czyli np. tego, że system będzie sprawiedliwie rozliczał czas pracy, będzie dbał o ich bezpieczeństwo, będzie motywował i pozwoli wpływać pozytywnie na wysokość premii czy bonusów. Naturalnie – pracownicy muszą usłyszeć, w jaki sposób korzystać z systemu i do kogo zwrócić się o pomoc w przypadku jakichkolwiek problemów czy niejasności.

Czas to pieniądz

I sprawa ostatnia. Jak długo to wszystko trwa? Samo wdrożenie systemu TIMATE – technicznie – naprawdę nie zajmuje dużo czasu. Trwa od tygodnia do miesiąca lub dłużej w przypadku bardzo dużych instalacji, w wielu lokalizacjach. A co najważniejsze – niedługo po wdrożeniu firma zaczyna osiągać oszczędności. Zwrot z inwestycji następuje już nawet pół roku od implementacji.

Bo to, co naprawdę się liczy w przypadku rozwiązań IoT, dzieje się już po wdrożeniu. Wtedy widać pełnię ich możliwości. Dlatego warto poświęcić czas na opiekowanie się systemem i interpretację danych. Ten czas zwróci się szybko i z nawiązką.

Jak można zdefiniować stary system zarządzania? To systematyczne i zaplanowane wprowadzanie zmian. Oczywiście systematyka i plan są niezbędne w prowadzeniu biznesu. Ale za mało dynamiczne w sytuacji, w której firma musi sprawnie i właściwie z dnia na dzień zredukować przestoje, marnotrawstwa i błędy procesowe, by zmniejszyć koszty i osiągnąć oszczędności.

Nie ma czasu na próby i błędy

W stabilnych gospodarczo czasach przedsiębiorcy mogą rozciągać proces zmian. Wprowadzać nowość, pozwalać się z nią oswajać, audytować rezultaty, poprawiać, audytować. I tak przez wiele, wiele miesięcy. Choć nawet w dobrych warunkach ekonomicznych takie rozwiązanie nie jest optymalne, bo niepotrzebnie pożera czas i pieniądze. Niemniej – firma może sobie na nie pozwolić. Zupełnie inaczej jest wtedy, gdy w oczy zagląda kryzys. Nikt nie ma czasu na metody prób i błędów. Na powolne audytowanie i korygowanie procesów. Zwłaszcza że klasyczny audyt jest obarczony błędem. Błędem ludzkim, bo przecież mylimy się i często działamy z subiektywnych pobudek.

Tak jest w przypadku każdej interpretacji dokonywanej przez człowieka. Nawet jeśli do rąk managera trafi raport oparty na świetnych danych, to od kompetencji tego człowieka, od jego przygotowania, dobrej woli i chęci do wprowadzania zmian będzie zależało, co z tym raportem zrobi. I czy ostatecznie procesy przebiegające w firmach będą efektywniejsze, czy zostaną poprawione. Czy da się jednak w takiej sytuacji wyeliminować czynnik ludzki?

Optymalizacja oparta na danych

Na pewno da się zobiektywizować ocenę procesów i zautomatyzować wprowadzanie zmian w tych procesach. Jak? Stawiając na technologię IoT. IoT pozwala badać wszystko to, co dzieje się przedsiębiorstwie, z wykorzystaniem czujników i narzędzi zbierających dane o pracy ludzi i maszyn. Co więcej, są to dane obiektywne i ustandaryzowane, bo elementy Internetu Rzeczy wciąż jeszcze nie mają emocji i się nimi nie kierują. Dostarczają zatem informacji, a później także analiz, które mają szansę stać się podstawą sprawiedliwego i prawdziwego wnioskowania.

No właśnie – mają szansę, bo tu zazwyczaj wkracza wspomniany wyżej czynnik ludzki. Czyli manager, który na podstawie danych i analiz musi wyciągnąć wnioski i wdrożyć zmiany. W małej firmie może sobie z tym sprawnie poradzić. W dużej – jest to znacznie trudniejsze. Zwłaszcza że i chęci managera mogą być różne. I na podstawie obiektywnych danych może wyprowadzać subiektywne wnioski. Czy można to wyeliminować? Tak. Bo tu też objawia się siła IoT.

Internet Zachowań, czyli nowy sposób zarządzania

Rozwiązania IoT na podstawie obiektywnych danych mogą obiektywnie ocenić wszystko to, co dzieje się w firmie, i przekazać taką ocenę codziennie zainteresowanym osobom – od zarządu, poprzez kierowników, aż do pracowników. Dlaczego to takie istotne? W dzisiejszych przedsiębiorstwach brakuje informacji zwrotnej. Nie dostają jej pracownicy, nie dostają managerowie. Audyty i oceny okresowe, które mogą jej dostarczyć, przeprowadzane są za rzadko i często nieobiektywnie. A to właśnie dzięki informacji zwrotnej można podejmować natychmiastowe działania naprawcze.

Dzięki IoT te działania naprawcze mogą być wprowadzanie niemal automatycznie. A to dlatego że zmiana zaczyna się od pracowników. Pracownik każdego dnia dostaje informację na temat swojej pracy. Ocenę. Ta ocena albo go motywuje do dalszej lub lepszej pracy, albo frustruje, bo jest niezgodna z jego przekonaniem. W tej sytuacji pracownik idzie do swojego kierownika i wskazuje mu błąd w organizacji pracy lub w procesie, który nie pozwolił mu dobrze pracować. Błąd, który można wyeliminować od razu, niemal na poczekaniu. Bez konieczności wprowadzania zewnętrznych audytów. Bo to pracownik staje się audytorem. To jest kwintesencja wykorzystania IoT w zarządzaniu. Dane i wystawiane na ich podstawie oceny stają się przyczyną zmian w zachowaniu pracowników i w procesach. IoT zamienia się w IoB, czyli Internet Zachowań. Zmieniają się zachowania ludzi, zmienia się cała organizacja. I to błyskawicznie.

Zmiany i oszczędności

Jaka jest największa wartość rozwiązań IoT? Codzienny, właściwie natychmiastowy dostęp do danych, analiz, ocen, które przekładają się na szybką reakcję. A tym samym – pozwalają na bieżące poprawianie procesów. Bez czekania na audytora, bez subiektywnego analizowania, bez błędów interpretacyjnych. IoT od razu pokazuje, czy coś działa, czy nie działa. Każdą wprowadzoną zmianę można od razu ocenić – czy jest dobra, czy zła. I zostawić ją lub zmodyfikować. Z dnia na dzień. Zoptymalizować procesy natychmiast. I od razu zauważyć rezultaty.

Czy to rzeczywiście działa? Niech odpowiedzią będzie masowa liczba zapytań, jaka obecnie trafia do TIMATE od firm, które chcą optymalizować, oszczędzać i przede wszystkim – wiedzieć, co się w nich dzieje – tak obiektywnie i na bieżąco. Jeszcze nigdy nie widzieliśmy takiego zainteresowania rozwiązaniami IoT do zarządzania procesami i zespołami jak dziś. Przedsiębiorcy widzą ich potencjał i potrzebują pilnej pomocy. A dane są jednoznaczne – ROI z wdrożenia tego typu systemów jest bardzo szybkie. Firmy oszczędzają nawet przy średnim zaangażowaniu w rozwój nowego rozwiązania.

Czy zatem IoT okaże się ważnym remedium na kryzys? Wiele wskazuje na to, że jest to bardzo prawdopodobne. Wiedza, którą każdego dnia systemy IoT dostarczają firmie, i nowy sposób zarządzania, który się z tym wiąże, z pewnością przekładają się na lepsze i efektywniejsze działanie oraz na zmniejszenie kosztów funkcjonowania. A to priorytet w dzisiejszym świecie.

Dzięki odpowiednim rozwiązaniom z zakresu Internetu Rzeczy, takim jak system TIMATE, dane można nie tylko gromadzić i analizować, ale i przekazywać w formie informacji zwrotnej do pracowników i tym samym poprawiać codziennie funkcjonowanie firmy.

Po pierwsze: dane

Przedsiębiorstwa gromadzą je od dawna. Co więcej, gromadzą ich tyle, że nie da się nimi łatwo zarządzać. Taką niezarządzalną prostymi sposobami ilość informacji nazywamy Big Data. Ten termin pojawił się już w latach dziewięćdziesiątych XX wieku. Od dziesięcioleci zatem przedsiębiorstwa znają i doceniają wartość danych.

Po drugie: analiza

Same dane to jednak stanowczo za mało. Aby dały firmie oczekiwaną wartość, muszą zostać przeanalizowane. Dzięki analizie przedsiębiorstwo otrzymuje wskaźniki, na podstawie których może wyciągać pożyteczne wnioski. Wdrożenie ich w życie wymaga jednak zaangażowania kadry managerskiej – to ona ma dostęp do przeanalizowanych danych i wie, jak je wykorzystać, podejmując odpowiednie decyzje zarządcze. Nie zawsze jednak znajduje na to czas. A dodatkowo zwykle może dokonać zmian tylko w wybranym okresie i obszarze. Zatem są to modyfikacje odcinkowe, które rzadko dotyczą całej firmy i które nie są permanentne.

Po trzecie: realne zmiany

Najbardziej pożądaną sytuacją jest zatem taka, w której dane pracują i wpływają na działanie firmy niejako oddolnie. Aby tak się stało, należy zaangażować w proces zmian wszystkich pracowników, którzy będę dostawali informację zwrotną generowaną na podstawie danych i tym samym będą zmieniać swoje zachowanie lub procesy, w których biorą udział.

IoT – pierwszy krok do samozarządzającej się firmy

System TIMATE gromadzi dane na temat pracy pracowników – np. tego, o której rozpoczynają i kończą pracę, w jakiej strefie firmy się znajdują, czy noszą środki ochrony osobistej (takie jak kaski), czy wykonują powierzone im zadania, czy się poruszają czy nie – i na ich podstawie oraz na podstawie wyznaczonych i wprowadzonych do systemu norm pracy dokonuje analizy ich zachowania. Wie zatem, czy pracownicy przestrzegają wytycznych BHP, czy się spóźniają do pracy, czy wypełniają swoje obowiązki, czy działają zgodnie z wymaganiami swojego stanowiska pracy (np. czy magazynier chodzi, a pracownik biurowy siedzi) itd. Na tej podstawie każdego dnia, automatycznie ocenia pracę pracownika i przekazuje mu tę ocenę, np. za pomocą elektronicznej karty, którą pracownik nosi na szyi.

Każdy zatrudniony otrzymuje zatem codziennie informację zwrotną na temat swojej pracy. Czy była ona dobra, czy jednak nie wywiązał się ze swoich obowiązków. Ocena pozytywna nie wywołuje skutków. Natomiast ocena negatywna otwiera drogę do wielu zmian w firmie.
Jeśli pracownik został oceniony źle, bo zwyczajnie źle pracował, poprawi swoje codzienne działania, by następnego dnia otrzymać dobrą ocenę (zwłaszcza jeśli system ocen jest powiązany z premiowym). Gdy nie rozumie, skąd wzięła się zła nota, porozmawia z kierownikiem i poprosi o wyjaśnienia oraz wskazówki, jak może się poprawić, jak lepiej korzystać z dostępnych narzędzi itd.

Jeśli jednak negatywna ocena nie wynika z jego winy, zauważy i wskaże swojemu kierownikowi błąd w procesie, który nie pozwolił mu skutecznie wykonać zadań. Takim błędem może być np. niedostarczony na czas towar, niedziałająca maszyna lub zła organizacja pracy zespołowej. Do zadań kierownika należy poprawienie tego procesu, bo jego własna ocena zależy od oceny osób pracujących w jego zespole. Słucha więc tych osób i robi wszystko, aby ułatwić im pracę.

Lepsze środowisko pracy, efektywniejszy zespół

Takie balansowanie między edukacją pracowników a ciągłym poprawianiem procesów skutkuje stworzeniem bardziej przyjaznego środowiska pracy. Zespołom lepiej się pracuje, zatem ich działania są efektywniejsze. I to każdego dnia, bo informacja zwrotna – także ta o błędach procesowych – trafia do pracowników i kierowników codziennie, a nie raz na kwartał, pół roku czy nawet rok. Procesy można zatem poprawiać na bieżąco, nie dopuszczając do eskalacji problemów. A to oznacza konkretne i szybko osiągane zyski dla firmy. Dzięki nim ROI, czyli zwrot z inwestycji w system IoT, jest błyskawiczny.

Nie da się dziś zarządzać firmą bez danych. Ale kluczowa jest informacja zwrotna płynąca do pracowników – codzienna i powszechna. Dzięki niej każdego dnia można poprawiać procesy. Oddolnie, automatycznie i skutecznie. A to najważniejszy krok do sukcesu przedsiębiorstwa.

Klasyczne systemy RCP składają się z czytników umieszczonych przed wejściem do pomieszczeń firmy oraz identyfikatorów pracowniczych – kart, które zatrudnieni muszą zbliżyć do czytników, by zarejestrować wejście czy wyjście z pracy. Ze względu na pojawiające się nadużycia, np. odbijanie karty za kogoś, rozwiązania te zostały wzbogacone o możliwość identyfikacji pracownika na podstawie danych biometrycznych (na przykład linii papilarnych) lub obrazu z kamery, robiącej zdjęcie każdej osobie korzystającej z czytnika.

Wady standardowych systemów RCP

Znane nam systemy RCP powstawały kilkadziesiąt lat temu. I od tamtej pory niewiele się zmieniły. A technologia poszła do przodu i daje możliwości, o jakich pracodawcy kiedyś nie mogli nawet marzyć. Dlaczego więc przedsiębiorcy mają się godzić na przestarzałe rozwiązania? System RCP, który pozwala jedynie na rejestrację wejść i wyjść z pracy, jest jak liczydło w krainie komputerów. Da się coś na nim policzyć, ale jest to żmudne i nieefektywne.

Jakie są podstawowe wady przestarzałych rozwiązań RCP?

Mała korzyść dla firmy. W praktyce systemy RCP mogą mieć tylko dwie funkcje – ewidencji czasu pracy i kontroli dostępu do pomieszczeń.

Ograniczone możliwości działania. Klasyczne systemy RCP zliczają czas, który pracownik spędził w przedsiębiorstwie, nie są w stanie jednak sprawdzić, na co ten czas przeznaczył. W rzeczywistości nie spełniają więc swojej podstawowej funkcji, czyli rejestracji czasu pracy.

Podatność na nadużycia. System RCP łatwo „oszukać” i np. odbić kartę za współpracownika, który wcale nie pojawił się w pracy.

Niepełne dane. Powszechnie znane są problemy zapominania skorzystania z karty, co powoduje, że dane dotyczące czasu pracy i obecności są niekompletne.

Niska praktyczność zastosowania, wysokie koszty. Standardowy system RCP trudno zastosować w terenie otwartym oraz w przedsiębiorstwach, które mają dużo lokalizacji i dużo pomieszczeń – umieszczenie czytnika czy kołowrotka przy każdym wejściu jest zwyczajnie niepraktyczne i drogie. Tak jest w przypadku choćby hal logistycznych z dużą liczbą doków na samochody, przez które można łatwo opuścić budynek zupełnie poza kontrolą.

Niezgodność z przepisami. Nawet z pozoru nowoczesne funkcje, jak wykorzystanie danych biometrycznych albo kamery do identyfikacji wchodzącego i wychodzącego z firmy, pozostawiają wiele do życzenia. Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie ma podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników lub używania monitoringu wizyjnego w celu rejestracji czasu pracy. I w tym zakresie zatem takie systemy zawodzą.

Brak wsparcia pracy zdalnej. Znane od lat systemy RCP działają tylko w budynkach przedsiębiorstwa. Nie wspierają modeli pracy, które dziś zyskują na popularności, w tym home office.

IoT, czyli technologia na miarę nowych czasów

Czy zatem pracodawcy są skazani na konieczność korzystania z nienowoczesnych i zawodnych technologii? Oczywiście nie! Nowoczesne rozwiązania, takie jak TIMATE, dają przedsiębiorcom dużo więcej możliwości niż tylko rejestracja czasu pracy. Służą także wsparciu zarządzania zespołami, monitorowaniu bezpieczeństwa pracowników, ich lokalizacji czy wykorzystania czasu pracy.

Choć wielu przedsiębiorcom trudno w to uwierzyć, naprawdę nie muszą dziś montować kołowrotków i czytników, by móc nie tylko rejestrować czas pracy, ale też monitorować jego wykorzystanie. Dzięki technologii IoT mogą zastosować inteligentne identyfikatory i centralki, by cały proces rejestracji odbywał się bezobsługowo, całkowicie automatycznie i bez jakiegokolwiek udziału pracownika. Jednym zadaniem zatrudnionego jest noszenie przy sobie takiego identyfikatora w postaci karty.

Co ważne, dane gromadzone przez TIMATE można z powodzeniem wykorzystać do celów innych niż tylko rejestracja czasu pracy. Informacje o lokalizacji i czasie pracy przeznaczonym na wykonywanie poszczególnych zadań pozwalają lepiej zorganizować pracę i wychwycić oraz wyeliminować nieprawidłowości w procesach produkcyjnych. Wspierają bezpieczeństwo pracowników, pozwalają szybko zlokalizować osobę, która uległa wypadkowi, wspomagają ewakuację. Dane o ruchu pracownika pokazują, czy działa on zgodnie z wymogami swojego stanowiska, czyli np. czy magazynier chodzi, a pracownik biurowy siedzi. Pozwalają też zidentyfikować upadki i szybko zorganizować pomoc dla poszkodowanego.

Nowoczesne systemy IoT przetwarzają te wszystkie dane automatycznie, wręcz wyręczając kierowników w przedsiębiorstwie w rutynowych zadaniach zarzadzania personelem. Pozwalają też udostępniać dane z rejestracji czasu pracy samym pracownikom, na przykład za pomocą kart wyposażonych w ekrany. Dzięki temu wprowadzają elementy oceny i motywacji.

Firmy, które chcą ewidencjonować czas pracy, mają dziś do dyspozycji opcje dużo bogatsze niż te oferowane przez systemy RCP. Warto je rozważyć, aby wraz z możliwością rejestracji czasu pracy dostać też narzędzie do monitorowania procesów zachodzących w firmie i identyfikacji problemów. Ich wyeliminowanie przekłada się na lepszą organizację pracy i realne oszczędności. A tego system RCP nie zapewni.

Skąd w ogóle biorą się problemy? Decyzję o wdrożeniu podejmuje zwykle zarząd. To on ma przekonanie, że wybrane narzędzie będzie najbardziej optymalne dla firmy. Jednak to zwykle nie on jest głównym użytkownikiem systemu.

Po drugiej stronie są ludzie, którzy do zmian podchodzą ze sporym sceptycyzmem. Nie chcą „poprawiać tego, co dobre”. Chcą działać w rzeczywistości i środowisku, które rozumieją. Nie mają ochoty na dodatkowy wysiłek, który wiąże się z poznawaniem narzędzia i jego funkcjonalności.

Widzimy to także w przypadku wdrożeń systemu TIMATE. Pracownicy, którzy otrzymują karty i codzienne informacje na temat swojej pracy, nie zawsze jednak potrafią skorzystać z tego, co system może im dać. Dlaczego? Bo nie rozumieją, po co został wdrożony. A zrozumienie jest kluczem do sukcesu. Przy czym warto pamiętać, że wątpliwości dotyczące nowego rozwiązania są bardzo różne.

Zarząd

Zarządzający firmami chcą przede wszystkim wiedzieć, jakie korzyści finansowe i organizacyjne przyniesie im implementacja nowego systemu. Chcą znać liczby i procenty. W przypadku TIMATE pokazanie benefitów jest proste. Mamy poparte realnymi przykładami dane pokazujące skalę oszczędności, które generuje nasze rozwiązanie. Dysponujemy udokumentowanymi przykładami optymalizacji procesów i wyeliminowania błędów organizacyjnych w firmach, w których nasze narzędzie działa od dłuższego czasu. Zarząd poznaje zatem najważniejsze dla niego fakty jeszcze na etapie wyboru systemu.

Kadra kierownicza

Kierownicy, team leaderzy i managerowie obawiają się zwykle tego, że wraz z pojawieniem się nowego systemu wzrośnie ilość pracy. W tym konkretnym aspekcie możemy ich uspokoić, bo TIMATE pełni rolę automatycznego szefa, który zdejmuje z kadry managerskiej część obowiązków. Pilnuje za nich czasu pracy, daje automatycznie pracownikom feedback dotyczący tego, jak wykonują swoje zadania, przypomina o konieczności stosowania się do przepisów BHP oraz robieniu przerw w pracy.

System dostarcza też danych na temat tego, jak pracują zespoły. Pozwala lepiej rozdzielić obowiązki i zarządzać zadaniami. Co ważne, narzędzie ocenia też automatycznie i codziennie jakość zarządzania zespołem – czyli bezpośrednio pracę kierownika. To może budzić niepokój, choć w rzeczywistości służy zoptymalizowaniu i ułatwieniu organizacji pracy.

Pracownicy

System TIMATE został stworzony między innymi po to, by pomóc pracownikom w realizacji ich codziennych zadań, by wspierać ich bezpieczeństwo oraz wpływać pozytywnie na ich motywację do pracy. Tak naprawdę jednym obowiązkiem pracownika w związku z wprowadzeniem nowego narzędzia jest noszenie na sobie karty TIMATE, która poza tym, że zbiera dane o pracy, przekazuje komunikaty czy pozwala wejść do pomieszczeń, jest po prostu identyfikatorem pracowniczym.

Jednak – jak każda nowość – i taki system może budzić wątpliwości. Jakie dane dokładnie gromadzi TIMATE, czy chroni prywatność, czy nie emituje szkodliwego promieniowania? I choć odpowiedzi na te pytania na pewno uspokoją zespół, ważne jest to, aby je w sposób jasny i w odpowiednim momencie przekazać wszystkim zainteresowanym.

To, co należy podkreślić, to fakt, że podstawowym zadaniem systemu TIMATE jest postawienie trafnej diagnozy – co nie działa w firmie i co zmienić, żeby pracowało się w niej lepiej.

Zarządzanie zmianą, czyli symbioza wdrożenia i konsultingu

Kto może opowiedzieć o nowym narzędziu i jego wpływie na poprawę jakości pracy? W przypadku dużych firm komunikacją zmiany może zająć się odpowiednio przygotowany dział wewnętrzny, np. HR. W pozostałych przypadkach z pomocą przychodzą zewnętrzne firmy konsultingowe.

W przypadku wdrożenia systemu TIMATE ścisła współpraca z firmami konsultingowymi będzie najbardziej efektywnym rozwiązaniem. Firmy konsultingowe zajmujące się identyfikowaniem problemów z zarządzaniem i wprowadzeniem lean managementu w przedsiębiorstwach opierają swoją pracę na audycie procesów zachodzących w firmach. Ten audyt może trwać miesiącami. Może też być prowadzony każdego dnia, minuta po minucie. To właśnie umożliwia system TIMATE, który gromadzi tak potrzebne firmom konsultingowym dane o tym, jak zorganizowane są procesy i które z nich wymagają poprawy. Te dane spływają do systemu co minutę. I od razu można je analizować. Skraca się więc czas na uzyskanie informacji o tym, jak w rzeczywistości działa przedsiębiorstwo.

Z drugiej strony – żeby wyniki i dane były jak najbardziej wiarygodne, pracownicy powinni prawidłowo korzystać z dostarczonego im systemu. O wytłumaczenie im korzyści i zakomunikowanie zmiany zadba firma konsultingowa, która jest jednym z beneficjentów wprowadzenia takiego narzędzia do audytowanego przedsiębiorstwa.

Ruszamy właśnie z programem pilotażowym, który sprawdzi, czy ta symbioza przyniesie odpowiednie efekty. Na to liczymy!

Dane płynące z rynku pracy nie pozostawiają złudzeń: każdego roku odpływa z niego 150 tys. osób, liczba wolnych wakatów rośnie, a chętnych do pracy nie przybywa (w Polsce na 6 pracujących osób w wieku produkcyjnym przypadają 4 niepracujące) – to liczby przedstawione w przygotowanym przez BCC raporcie o rynku pracy. Przedsiębiorcy jeszcze bardziej niż kiedykolwiek muszą więc dbać o pracowników.

Potrzeby tych ostatnich bardzo się jednak zmieniły w czasie pandemii. Dziś liczy się dla nich przede wszystkim stabilność, bezpieczeństwo, równowaga między pracą a życiem prywatnym. Jedno i drugie można poprawić, wykorzystując odpowiednie technologie.

Od początku pracy nad systemem TIMATE postawiliśmy pracownika w centrum naszych działań. Jak dziś nasze narzędzie wspiera przedsiębiorców w budowaniu lepszego środowiska pracy i tym samym we wdrażaniu idei odpowiedzialnego biznesu w firmach?

Lepszy podział ról i obowiązków

Dane z systemu TIMATE pokazują, jak działa cała firma. Kto i nad jakimi zadaniami pracuje, ile czasu na nie poświęca; jak zorganizowane są procesy. Dzięki nieustannemu wglądowi w to, jak funkcjonują całe zespoły, oraz dzięki wiedzy na temat tego, co powoduje przestoje i problemy, pracodawcy mogą lepiej zorganizować pracę. Widzą, które zespoły są przeciążone, a które niedociążone. To pozwala wyciągać wnioski, przesuwać pracowników między teamami czy przypisywać nowe zadania do tych grup, które rzeczywiście są w stanie je zrealizować.

To ma wieloaspektowe znaczenie dla pracownika. Po pierwsze, dostaje on tyle obowiązków, ile jest w stanie wykonać w ramach swojego wymiaru etatu. Po drugie, jego codzienna praca jest lepiej zorganizowana, bo pracodawca na bieżąco widzi problemy i może je eliminować. Po trzecie, jest bezpieczniejszy w przypadku redukcji nieefektywnych etatów. Przedsiębiorca szukający lepszej wydajności zespołów czy oszczędności ma wystarczająco dużo danych, by lepiej zorganizować pracę zatrudnionych, unikać niepotrzebnych przestojów czy wyeliminować nieprzepracowane godziny.

Sprawiedliwe traktowanie

Równe traktowanie pracowników jest gwarantowane prawem. Teoretycznie. W praktyce zdarza się, że niektórzy pracownicy czują się w jakiś sposób pokrzywdzeni – czy to przy okazji rozdzielania bonusów, czy rozliczania czasu pracy. Jedną z największych bolączek są dodatkowe, nieprzewidziane w kodeksie pracy, przerwy na papierosa, z których korzystają palacze. Niepalący pracują więcej i chcą, aby było to zauważone.

System TIMATE dokładnie rozlicza czas pracy, notuje także wszystkie przerwy. Każdy pracownik jest więc traktowany sprawiedliwie, bo musi przepracować dokładnie tyle, ile wymaga od niego wymiar jego etatu. System pod koniec każdego dnia ocenia też pracę każdej osoby, dzięki czemu premie odpowiadają rzeczywistemu zaangażowaniu pracowników.

Work-life balance

TIMATE dba o to, aby pracownik spędzał w pracy dokładnie tyle czasu, ile powinien. System przypomina o konieczności zrobienia przerwy oraz o tym, że zbliża się koniec dnia pracy. Dzięki temu zatrudnieni nie robią niezaplanowanych i nieuzgodnionych z przełożonym nadgodzin, które naruszają ich work-life balance.

Docenianie pracownika

TIMATE dzięki powiązaniu z systemem premiowym może stać się świetnym motywatorem dla pracowników. Jak to możliwe? Moduł oceny po zakończeniu każdego dnia pracy automatycznie ocenia działania pracowników w sześciu obszarach: rejestracji czasu pracy, wykorzystania tego czasu, bezpieczeństwa, realizacji zdań, wykonania planów oraz zarządzania zespołem (ten obszar dotyczy tylko kadry managerskiej).

Dobrym notom można przypisać punkty, które z czasem przełożą się na premie i bonusy. Dzięki temu pracownik jest codziennie doceniany i wie, że jego działania przynoszą realne korzyści.

Dodatkowo, w przypadku otrzymania negatywnej oceny zatrudnieni – jeśli ta ocena nie wynika z ich złej pracy – mogą od razu wyjaśnić przełożonemu, co wpłynęło na taką notę. Może to być zła organizacja stanowiska pracy, niedostarczenie na czas towaru, nieodpowiednio zaplanowany harmonogram. Dzięki takiemu wskazaniu błędów w procesach pracownicy zyskują realny wpływ na to, jak działa firma, i mogą poprawiać jej funkcjonowanie, a tym samym – swoje warunki pracy.

Przyjazne środowisko pracy

Wszystkie te elementy przekładają się na tworzenie w firmach lepszego i bardziej przyjaznego pracownikowi środowiska pracy, gwarantującego poszanowanie prawa do odpoczynku, bezpieczeństwo oraz odpowiednie rozplanowanie obowiązków.

Społeczna odpowiedzialność biznesu ma wiele twarzy. W czasach pogłębiających się problemów ze znalezieniem rąk do pracy oraz coraz śmielej wkraczającej do firm robotyzacji – musi mieć przede wszystkim twarz pracownika. Bo to on – mimo nowych narzędzi technologicznych wspierających przedsiębiorców – jest najważniejszym zasobem każdej firmy. Warto o niego dbać.

Skontaktuj się z nami

A gdyby tak w proces audytu zaangażować wszystkich pracowników? Sprawić, by każdy zatrudniony dostrzegał i wskazywał błędy w procesach produkcyjnych, biznesowych, logistycznych i tym samym dawał firmie szansę na wyeliminowanie nieprawidłowości, gdy tylko się pojawią? Z TIMATE jest to możliwe, i to nawet codziennie!

Od pracownika do audytora

TIMATE sprawia, że każdy pracownik firmy staje się jednocześnie jej wewnętrznym audytorem. A to wszystko dlatego że system angażuje zatrudnionych do zauważania i wskazywania błędów w procesach i w organizacji pracy. Jak to działa?

TIMATE gromadzi dane na temat pracy pracowników w sześciu obszarach: czasu pracy, wykorzystania tego czasu, bezpieczeństwa, realizacji zadań, wykonania normy pracy oraz zarządzania (funkcja dostępna dla przełożonych). Pod koniec dnia każdy pracownik jest na podstawie tych danych automatycznie oceniany. Poszczególnym obszarom przypisane zostają emotikony z uśmiechniętą, neutralną lub smutną buźką. Zatrudniony wie zatem od razu, jak wywiązywał się ze swoich zadań danego dnia – czy dobrze wykorzystał czas pracy, czy przestrzegał zasad BHP, czy zrealizował przypisane do niego zadania.

Co istotne – system ocen można powiązać z systemem premiowym, czyli za dobre oceny pracownicy dostają jednocześnie punkty, które z czasem przełożą się na konkretną premię finansową. To sprawia, że traktują swoje oceny poważnie i reagują, gdy system przypisze do jakiegoś obszaru negatywną notę.

Co robią w takim momencie? Jeśli zła ocena wynika ze spóźnienia, nienoszenia kasku w miejscu tego wymagającym czy z opieszałości w wykonywaniu obowiązków, pracownik może liczyć tylko na siebie i poprawić swój sposób pracy.

Zdarza się jednak, że smutna buźka nie oznacza błędów pracownika, ale błędy w procesach. Niewykonanie zadania może przecież wynikać nie z lenistwa, a z nieprawidłowości w logistyce czy organizacji pracy. Pracownik nie pracuje efektywnie, bo czeka na dostarczenie komponentów, na naprawienie maszyny, na pomoc zespołu, który w tym momencie wykonuje inne obowiązki. W takim przypadku pokazuje przełożonemu, co nie zadziałało w procesach i tym samym spowodowało przestoje czy naruszenia bezpieczeństwa.

Korzyści z audytu

Taki wewnętrzny audyt, prowadzony na bieżąco i angażujący wszystkich pracowników firmy, przynosi ogromne korzyści. Przede wszystkim firmy od razu dostają informacje o wszelkich nieprawidłowościach i mogą na nie zareagować, gdy tylko się pojawią. Dzięki temu problemy nie narastają przez całe miesiące, jak to bywa w przypadku audytów przeprowadzanych raz czy dwa razy w roku. Błędy eliminowane są natychmiast, co poprawia wydajność firmy.

Tego typu audyt jest też skuteczny, bo każdemu pracownikowi zależy na tym, aby informacja o błędach w procesach dotarła do przełożonych i aby te błędy zostały jak najszybciej wyeliminowane. Nikt przecież nie chce dostawać złych ocen nie ze swojej winy.

I w końcu taki audyt jest znacznie tańszy niż audyt przeprowadzany przez firmy zewnętrzne lub przez delegowanych do takich zadań pracowników.

Żadna firma nie działa każdego dnia na 100% swoich możliwości, bo jakość jej funkcjonowania zależy od bardzo wielu czynników. Kluczem do sukcesu jest jednak jak najszybsze zauważenie i wyeliminowanie błędów. Dzięki temu organizacja będzie bardziej efektywna, a pracownicy zadowoleni i dobrze zmotywowani.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na temat tego, jak TIMATE automatyzuje procesy w firmach, napiszcie do nas na: contact@timatesystem.com.

Skontaktuj się z nami

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest Internet of Behaviours. To technologia pozwalająca z jednej strony na badanie tego, jak zachowują się jej użytkownicy, a z drugiej – na zmianę tych zachowań. IoB bazuje na danych płynących z czujników wykorzystywanych w Internecie Rzeczy (IoT). Wartością dodaną IoB jest analiza i interpretacja tych danych, która pozwala na wyciąganie wniosków i podpowiadanie użytkownikom innych schematów działania.

I to już firmom korzystającym z TIMATE może wydawać się znajome. Nasz system opiera się bowiem na danych gromadzonych przez czujniki – tych dotyczących między innymi ruchu czy lokalizacji pracowników. TIMATE daje także inne możliwości – moduł analizy pozwala te dane uporządkować i zrozumieć, a komunikaty przesyłane na karty użytkowników wpływają na ich zachowanie, służąc jako prosty i skuteczny system motywacyjny.

 Jakie informacje TIMATE czerpie z działań pracowników?

Karty i urządzenia TIMATE wyposażone są w czujniki, które dostarczają wielu cennych danych. Pokazują między innymi, gdzie dokładnie (w dokładnością do strefy) znajduje się pracownik, czy i jak się porusza, czy przebywa w miejscu dla niego dozwolonym, czy korzysta ze środków ochrony osobistej, ile czasu poświęca jednej czynności, z kim i gdzie się spotyka (czynnik szczególnie ważny w czasach pandemii), czy nie ulega wypadkowi (czujniki wykrywają upadki i utratę przytomności).

Takie dane to podstawa do analizy zachowania pracowników i wyciągnięcia wniosków dotyczących funkcjonowania firmy. Może się bowiem okazać, że procesy wprowadzone w przedsiębiorstwie nie są w pełni optymalne (np. pracownik niepotrzebnie czeka na dostawę towarów niezbędnych mu do pracy, tracąc przy tym cenny czas; pracownicy przemierzają kilka razy dziennie setki metrów, bo ich stanowiska pracy są źle usytuowane w stosunku do innych miejsc, które muszą odwiedzić, by wykonać swoje zadania – np. magazynów). Obserwacja zachowania użytkowników kart TIMATE pomaga zrozumieć, jak działa firma. I wskazać miejsca, które wymagają poprawy.

Jak TIMATE wpływa na zachowanie pracowników?

Drugi aspekt IoB to zmiana zachowania użytkowników. TIMATE także na to pozwala.

• Wysyłając komunikaty na karty pracowników, pracodawcy/zarządzający firmą przypominają o konieczności podjęcia lub zaniechania jakiegoś działania (np. zdezynfekuj ręce, włóż kask, opuść strefę niebezpieczną, zrób przerwę itd.).
• Dzięki danym płynącym z systemu TIMATE firma może przeorganizować procesy i zmienić sposób działania pracowników.
• Wprowadzony niedawno moduł motywacyjny sprawia, że pracownicy stają się wewnętrznymi audytorami w firmach. Dzięki temu, że ich praca jest oceniana każdego dnia, sami wskazują nieefektywne procesy lub błędy w organizacji pracy, które wpływają na ich ocenę.

Kto skorzysta na IoB?

Oczywiście IoB – jak każda nowa technologia – może budzić wątpliwości. Czy firma nie zbiera zbyt dużej ilości danych? Czy nie działa nielegalnie, wpływając na zachowanie pracowników?

W przypadku TIMATE sprawa jest jasna i prosta. System nie zbiera żadnych wrażliwych danych – gromadzi tylko informacje o ruchu i lokalizacji pracowników. Dodatkowo zmiany, które zostają wprowadzone na podstawie tych danych, mają służyć i pracownikom, i pracodawcy. To jest model win-win, w którym zyskuje każda ze stron. Przedsiębiorstwo funkcjonuje wydajnej i lepiej, co przekłada się na korzyści dla wszystkich.

Rozwój IoB dopiero się rozpoczyna. Odpowiednie wykorzystanie tej technologii może jednak już dziś zmienić na lepsze działalność przedsiębiorstw. Warto spróbować!

Skontaktuj się z nami

Jak to działa? TIMATE gromadzi i analizuje na bieżąco dane dotyczące tego, jak pracują pracownicy i jak przebiegają procesy produkcyjne i biznesowe w firmach. Dane te są pod koniec każdego dnia pracy przekształcane w ocenę, która pojawia się na karcie każdego zatrudnionego oraz kierowników zespołów. Ocena dotyczy sześciu obszarów:

Czasu pracy

System ocenia punktualność pracowników, ilość czasu poświęconą na pracę i na odpoczynek (w tym na ustawowe i ponadustawowe przerwy, między innymi na obiad, kawę czy papierosa), nadgodziny i niedopracowania.

Wykorzystania czasu pracy

TIMATE ocenia, czy pracownik wykonuje czynności, które zostały mu zlecone. W tym celu sprawdza, czy zatrudniony spędził odpowiednią ilość czasu w ruchu, np. w sali produkcyjnej lub magazynie, bądź też przy komputerze. Normy w tym zakresie ustala indywidualnie każde przedsiębiorstwo.

Bezpieczeństwa

System rejestruje, czy pracownik przestrzega przepisów BHP. Czy zakłada kask lub odzież ochroną w strefach, które tego wymagają, czy informuje o wypadkach, wzywa pomoc w razie konieczności, reaguje na komunikaty bezpieczeństwa. Na tej podstawie wystawia ocenę dzienną.

Realizacji zadań

TIMATE weryfikuje, czy pracownik realizuje zadania przydzielone mu przez przełożonego i wyświetlone na karcie jako lista czynności do wykonania danego dnia.

Wykonania planów

Dzięki otwartemu API TIMATE łatwo integruje się z wewnętrznymi systemami planowania harmonogramów pracy, ERP czy CRM. Codzienne zadania przypisane do każdego pracownika są elementem realizacji krótko- i długofalowych planów. Stopień wykonania tych harmonogramów jest oceniany pod koniec dnia pracy.

Zarządzania

Na kartach TIMATE osób zarządzających pojawia się codzienne podsumowanie pracy podległych im zespołów. Oceniane są poszczególne obszary działania oraz samo zarządzanie teamem. Ogólna ocena pracy zespołu jest średnią ocen uzyskanych danego dnia przez wszystkich jego członków.

 Każdy z tych obszarów ma przypisaną ikonkę. Pod koniec każdego dnia pracy na ekranie pracowników pojawia się zatem pięć ikonek i przypisanych im ocen – w postaci czytelnych piktogramów, czyli uśmiechniętych, neutralnych lub smutnych buziek. Na kartach kierowników takich ikonek i ocen jest sześć.

Ocena motorem zmian

Po co w ogóle oceniać codzienne pracowników i ich działania? Bowiem tylko w taki sposób można na bieżąco monitorować funkcjonowanie firmy i identyfikować problemy w momencie, w którym się pojawiają. Jeśli ocena zespołu w jakimś obszarze spada, wystarczy przyjrzeć się dokładniejszym wykresom i analizom i sprawdzić od razu, co działa nieprawidłowo. Dzięki temu można od razu wprowadzić potrzebne zmiany w procesach i poprawić efektywność firmy.

Motywacja na wyciągnięcie ręki

Moduł oceny można również wykorzystać do stworzenia systemu motywacyjnego dla pracowników. Pozytywne podsumowanie dnia będzie w takim przypadku skutkować przyznaniem punktów, które przełożą się na nagrody i premie. System pozwala także nagradzać współpracowników i pracowników przypisaniem im specjalnego ‘uznania’, które jest odnotowywane w aplikacji i na karcie.

Dzięki takim działaniom pracownicy oraz kierownicy mają możliwość ciągłego zwiększania swojej premii. Opłaca im się zatem codziennie starać, ponieważ każdego dnia zostanie to ocenione, zauważone i docenione w postaci zwiększenia nagrody finansowej za dany miesiąc.

Skontaktuj się z nami

Według CBRE w Polsce buduje się obecnie 96 nowoczesnych biurowców o łącznej powierzchni ponad 1,6 mln m kw. Jeszcze w tym roku do użytku oddanych zostanie 41 z nich. Rozwija się też branża e-commerce, a wraz z nią rośnie zapotrzebowanie na powierzchnie magazynowe. W pierwszej połowie 2020 r. wynajem takich powierzchni przekroczył dotychczasowe rekordy, osiągając niemal 2,43 mln m kw. To o 25 proc. więcej niż w tym samym okresie 2019 roku, podaje CBRE w raporcie “Rynek powierzchni magazynowych w Polsce”. Choć rynek real estate ma się nieźle, wynajmujący i właściciele nieruchomości muszą podjąć dodatkowe działania, by użytkowanie powierzchni było bezpieczne.

Jak zachować bezpieczeństwo w biurowcach i magazynach?

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii we współpracy z Głównym Inspektoratem Sanitarnym przygotowało dla przedsiębiorców szereg wskazówek dotyczących organizacji pracy biurowej. Ich celem jest między innymi zwiększenie bezpieczeństwa pracowników, minimalizowanie ryzyka zakażenia, a także ograniczenie liczby kontaktów w tym samym czasie i na tej samej przestrzeni.

Jak w praktyce dostosować biura i magazyny do nowych warunków? Przede wszystkim należy zapewnić pracownikom i gościom środki ochronne (maseczki, płyn dezynfekujący), zadbać o zachowanie odległości między współpracownikami, przygotować więcej przestrzeni wspólnych – aby w kuchniach czy pokojach relaksacyjnych nie gromadziło się zbyt wiele osób w jednym momencie. Ważne jest także zorganizowanie jednokierunkowych ciągów komunikacyjnych i – w miarę możliwości – wprowadzenie systemów bezdotykowego otwierania drzwi.

W tym wszystkim pomoże system TIMATE.

Komunikaty i sygnały dźwiękowe

Sama karta TIMATE daje możliwości, które można wykorzystać w biurowcach czy magazynach. Przede wszystkim pozwala wyświetlić dowolny komunikat oraz nadać sygnał dźwiękowy. Może więc przypomnieć o konieczności dezynfekcji rąk czy opuszczenia pomieszczenia, w którym w danym momencie znajduje się zbyt dużo osób. Karta zadba też o to, aby jej właściciel trzymał odpowiedni dystans od swoich współpracowników.

Funkcja lokalizacji

System dzięki funkcji lokalizacji jest w stanie zidentyfikować, gdzie gromadzą się pracownicy i goście nieruchomości. Może wskazać, którymi ciągami komunikacyjnymi poruszają się najczęściej oraz w jaki sposób się przemieszczają. Na podstawie takich danych można natomiast wytyczyć dodatkowe pomieszczenia socjalne, miejsca, w których należy umieścić płyny dezynfekujące, czy jednokierunkowe ścieżki pozwalające na bezpieczne poruszanie się między pokojami czy piętrami.

Bezdotykowe otwieranie drzwi

TIMATE umożliwia oczywiście bezdotykowe otwieranie drzwi do pomieszczeń. Co ważne – otwiera te drzwi tylko osobom uprawnionym, zatem minimalizuje możliwość spotykania się wielu osób w jednym biurze. Firma wynajmująca przestrzeń w biurowcu zyskuje pewność, że do zajmowanych przez nią pokojów wejdą tylko jej pracownicy. To podnosi bezpieczeństwo ludzi i informacji.
Jeżeli tego typu system już istnieje w firmie, TIMATE z łatwością może przejąć jego funkcje, żeby nie duplikować niepotrzebnie kart.

SOS, czyli pomoc na wyciągnięcie ręki

Karty TIMATE wyposażone są w przyciski SOS. Dzięki nim pracownik, który poczuje się źle czy zasłabnie np. z powodu gorączki, może natychmiast wezwać pomoc. Jeśli okaże się chory, pracodawcy łatwo będzie wytypować osoby, które miały kontakt z takim pracownikiem i które tym samym powinny przejść kwarantannę.

Wsparcie pracy zdalnej

Karta może służyć jako narzędzie potwierdzające wykonywanie obowiązków także poza firmą – na home office czy np. w delegacji. Pracownik korzysta z listy zadań dostępnych na smartfonie i wybiera te, które będzie realizował. Zbliżając kartę do telefonu i korzystając z technologii NFC, potwierdza rozpoczęcie zadania oraz jego zakończenie. TIMATE rejestruje czas poświęcony na wykonanie polecenia, o ile pracownik ma na sobie założoną kartę. W momencie zbliżenia jej do telefonu rejestrowana jest lokalizacja pracy w oparciu o odczyt GPS z telefonu.

Karta pozwala na stały i szybki kontakt pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, podgląd i monitorowanie harmonogramu zadań, a także na przesyłanie informacji o przysługującej przerwie.

Zmiany – także technologiczne, których dokonają teraz zarządzający komercyjnymi nieruchomościami, będą procentowały. Zapewnią bezpieczeństwo i sprawią, że branża real estate będzie przygotowana na podobne sytuacje w przyszłości.

Skontaktuj się z nami

Przede wszystkim wyjaśnijmy, czym jest praca hybrydowa. To model, w którym pracownicy pojawiają się w siedzibie firmy rotacyjnie. Kiedy część zespołu przychodzi do biura, druga część pozostaje na home office. Dzięki temu łatwiej jest zachować wymagany dystans społeczny.

Według raportu Pracuj.pl za takim modelem wykonywania obowiązków opowiada się dziś 40% pracowników w Polsce. Chcieliby oni przychodzić do biura minimum raz w tygodniu. 39% ankietowanych chce natomiast powrotu do biur, jednak z zachowaniem możliwości pracy zdalnej przynajmniej kilka razy w miesiącu.

Oczywiście nie każdy może przejść na home office. Pracownicy fizyczni, specjaliści produkcji, większość osób zatrudnionych w fabrykach musi pojawiać się codziennie na swoich stanowiskach pracy. W takim przypadku pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki sanitarne.

Jak TIMATE może pomóc w tych działaniach?

Praca w domu. Komunikaty i zadania

W przypadku wprowadzenia w firmie modelu mieszanego TIMATE wspomoże przedsiębiorcę w organizacji tak pracy zdalnej, jak i stacjonarnej. Nasza karta jest swoistą platformą komunikacji z pracodawcą, kiedy pracownik pozostaje w trybie home office. Przede wszystkim wyświetla zadania do wykonania w danym dniu i pozwala zaznaczyć moment rozpoczęcia i zakończenia wykonywania danego działania. Dodatkowo karta:

· Jest narzędziem potwierdzającym wykonanie zadania
· Przypomina o konieczności zrobienia przerwy
· Informuje, że pracownik rozpoczął właśnie nadgodziny
· Pozwala zgłosić nieobecność w pracy i podać jej przyczynę (np. L4 lub delegacja)

Praca w siedzibie firmy. Bezpieczeństwo i kontrola

Badania przeprowadzane wśród pracowników i przedsiębiorców od kilku miesięcy pokazują, że najwyższym priorytetem dla obu tych grup jest dziś bezpieczeństwo. System TIMATE pozwala je zapewnić nawet wtedy, gdy pracownicy pracują stacjonarnie w siedzibie firmy. W jaki sposób? Karta TIMATE to między innymi:

· Bezdotykowe przechodzenie przez bramki
· Czujniki mierzące temperaturę (za zgodą pracowników)
· Komunikaty BHP, np. przypominające o dezynfekcji rąk
· Aktywna pomoc w zachowaniu bezpiecznej odległości między pracownikami
· Statystyki zapobiegające gromadzeniu się ludzi
· Przycisk SOS, pozwalający na zgłoszenie naruszeń higieny pracy lub złego samopoczucia pracownika

Wiele wskazuje na to, że przedsiębiorstwa na razie nie powrócą na stałe do pracy stacjonarnej. W wielu wypadkach wybiorą hybrydowy model działania. Technologie takie jak TIMATE mogą im w tym skutecznie pomóc.

Skontaktuj się z nami

Na razie wciąż czekamy na oficjalne wytyczne dotyczące organizacji pracy w szkołach po zbliżających się wakacjach. Można się domyślać, że – podobnie jak w przedsiębiorstwach – w placówkach oświatowych zostanie wprowadzony pomiar temperatury, obowiązek dezynfekcji rąk i powierzchni, zakaz gromadzenia się w jednym miejscu zbyt wielu osób oraz nakaz trzymania dystansu.

Być może szkoły wprowadzą różne godziny przerw i lekcji dla poszczególnych klas, aby na korytarzach nie spotykały się w jednym momencie duże grupy uczniów. Może część lekcji będzie nadal prowadzona zdalnie. Niezależnie od tego, jakie rozwiązania wybiorą zarządzający, w przestrzeganiu nowych reguł wspomoże ich technologia.

Identyfikator, dzienniczek i SOS w jednym

Świadomi nowych wyzwań w oświacie wraz z firmą Euvic IT dostosowaliśmy system TIMATE do warunków szkolnych. Nasza karta może teraz pełnić funkcję cyfrowego identyfikatora uczniów i nauczycieli, dzienniczka, planu lekcji czy karty bibliotecznej. Jednocześnie zadba o bezpieczeństwo uczniów dzięki przyciskowi SOS, którym wezwą pomoc w momencie wypadku, niebezpiecznego zdarzenia czy w przypadku nękania. Karta pomoże w ewakuacji, a także przypomni o konieczności dezynfekcji rąk.

Nasz system nie zbiera danych biometrycznych uczniów i nauczycieli. Poza terenem szkoły karta przestaje też wyświetlać zdjęcie oraz imię i nazwisko użytkownika. W odróżnieniu od smartfonów nie ma w sobie żadnych gier, serwisów społecznościowych i aplikacji rozpraszających uczniów, a pozwala być z nimi w kontakcie oraz ustalić ich lokalizację. Podnosi zatem poziom ich bezpieczeństwa.

Co dokładnie daje nasza karta uczniom i nauczycielom?

Karta dla uczniów to między innymi:

• Plan lekcji od poniedziałku do piątku, dzienniczek ucznia (oceny z danego dnia), zadania domowe rozpisane dla każdego przedmiotu z każdego dnia, karta biblioteczna
• Automatyczne sprawdzanie obecności uczniów
• Identyfikator każdego ucznia (imię, nazwisko, klasa, zdjęcie) i jego lokalizacja w szkole (piętro, klasa)
• Mierzenie odległości między uczniami oraz między uczniami i nauczycielami
• Pomiar temperatury uczniów
• Funkcja SOS włączana jednym przyciskiem (wypadek, przemoc), wykrycie upadku, omdlenia, utraty przytomności ucznia
• Kontrola liczebności uczniów podczas przerw (automatyczna regulacja przerw dla różnych klas)
• Komunikaty (np. „Pora na umycie rąk”)

Karta dla nauczycieli to między innymi:

• Plan zajęć rozpisany od poniedziałku do piątku, z podaniem sal
• Identyfikator nauczyciela (imię, nazwisko, przedmiot/funkcja, zdjęcie), lokalizacja nauczyciela w szkole (piętro, klasa)
• Automatyczne sprawdzanie obecności nauczycieli
• Mierzenie odległości między uczniami i nauczycielami
• Pomiar temperatury nauczycieli
• Funkcja SOS włączana jednym przyciskiem (wypadek, pożar, inne zdarzenie), wykrycie upadku, omdlenia, utraty przytomności nauczyciela
• Możliwość wysłania informacji na kartę nauczyciela, z opcją odpowiedzi
• Kontrola noszenia środków ochrony osobistej (np. maski, przyłbice)

Co ważne, TIMATE może zostać zintegrowany z funkcjonującymi już w szkołach narzędziami, takimi jak Librus czy Vulcan. Nie ma zatem potrzeby rezygnować z technologii, które wspierają pracę szkół od dawna, wystarczy rozszerzyć je o dodatkowe możliwości.

Choć warunki są trudne, wszystko wskazuje na to, że mogą pomóc szkołom w cyfrowej transformacji. Nowoczesna edukacja jest w zasięgu ręki. Dlaczego z tego nie skorzystać?

Skontaktuj się z nami

Jak w czasach zagrożenia i spowolnienia powinni działać przedsiębiorcy? Oczywiście nie ma jednej reguły, która sprawdzi się w każdym przypadku. Warto jednak wykonać kilka kroków, które zwiększą szansę firmy nie tylko na przetrwanie trudniejszych czasów, ale też na wyjście z kryzysu w lepszej formie.

Po pierwsze: zachowaj spokój

To najważniejsze, co może zrobić przedsiębiorca. Chaotyczne działania i panika to największy wróg biznesu. I choć oczywiście pandemia postawiła firmy w nowych, często zupełnie nieznanych sytuacjach, wykonywanie niekontrolowanych i nieprzemyślanych ruchów nie pomoże w walce o byt na rynku.

Po drugie: przyjrzyj się, przeanalizuj, wyeliminuj

Tym, co powinien zrobić przedsiębiorca, jest spokojna analiza wszystkich procesów w jego firmie. Tylko dzięki temu będzie mógł sprawdzić, czy optymalnie wykorzystuje zasoby, oraz wskazać źródła marnotrawstwa. Kryzys to dla wielu firm – działających na co dzień niemal na autopilocie – okazja do tego, żeby dokładnie przyjrzeć się temu, jak działają. Dzięki temu mogą rozpoznać miejsca i procesy wymagające korekty. Poprawić niedociągnięcia i tym samym zmniejszyć koszty.

Jak analizować procesy? Na przykład wykorzystując możliwości systemu TIMATE. Jeden z modułów, który wprowadziliśmy do rozwiązania, jest odpowiedzialny właśnie za analizę różnych gromadzonych danych. Co ważne, TIMATE dostarcza też gotowe wskaźniki. Nikt zatem nie musi sam analizować danych i zastanawiać się, co oznaczają.

Całą tę pracę wykonuje system. Analizuje dane pod różnymi kątami, “układa” je w przejrzystą całość i pomaga w ich zrozumieniu. Dzięki temu przedsiębiorcy dostają jasną informację na temat tego, jak pracują zatrudnieni w ich firmach, jak wykorzystują czas swojej pracy, czy są bezpieczni, gdzie się znajdują. Na podstawie takich danych można lepiej i wydajniej zorganizować pracę, wyeliminować nieefektywne procesy, optymalnie zagospodarować wszystkie zasoby.

Po trzecie: kontroluj zagrożenie

Pandemia COVID-19 to jednak przede wszystkim zagrożenie dla zdrowia pracowników. A ognisko choroby w firmie oznacza często konieczność zamknięcia całego przedsiębiorstwa i przeprowadzenie kwarantanny. Taki przestój to utrata zysków.

Można go jednak uniknąć. I tu z pomocą przychodzi TIMATE. Dzięki funkcjom, które oferuje, pracodawcy mogą przypominać pracownikom o konieczności zachowania odpowiednich odstępów czy dezynfekcji lub umyciu rąk. Mogą też zdalnie mierzyć temperaturę zatrudnionych i reagować, jeśli przekroczy ona jakiś poziom. Dodatkowo karta zapobiega gromadzeniu się zbyt wielu osób w jednym miejscu. A jeśli ktoś zachoruje – dzięki funkcji lokalizacji można stwierdzić, z kim i gdzie spotykała się zarażona osoba i kogo – tym samym – trzeba poddać kwarantannie.

W walce z COVID-19 pomoże też przycisk SOS, który na co dzień służy między innymi do zgłaszania wypadków i niebezpiecznych sytuacji. Teraz, w nowych warunkach, pracownik może z niego skorzystać, gdy zasłabnie, poczuje się źle lub spotka potencjalnie chorego kolegę. Szybka reakcja w takich przypadkach, odizolowanie osłabionej osoby od innych pracowników i natychmiastowe udzielenie jej pomocy ogranicza możliwość rozprzestrzenienia się wirusa.

Spowolnienie gospodarcze, które dotyka firmy na całym świecie, nie musi oznaczać strat i zamknięcia biznesu. Spokojne podejście do nowej sytuacji, przeanalizowanie sposobu działania firmy, wprowadzenie optymalizacji, lepsze wykorzystanie zasobów oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom przyniosą szybkie efekty, które zaowocują także w przyszłości.

Skontaktuj się z nami

W wyniku epidemii koronawirusa wiele lokali gastronomicznych, usługowych, a także małych przedsiębiorstw zostało zamkniętych. W innych zastosowano dodatkowe środki ostrożności i dezynfekcji. Ci, którzy mają taką możliwość, pracują zdalnie. Niestety, są zawody wymagające obecności w miejscu pracy, dlatego zasady bezpieczeństwa i higieny trzeba szybko dostosować do nowej sytuacji.

Stan wysokiego ryzyka, czyli higiena to podstawa

Pracodawca zobowiązany jest dziś zrobić wszystko, żeby koronawirus nie rozprzestrzenił się w jego przedsiębiorstwie. Organizacja produkcji oznacza teraz ograniczenie do minimum kontaktów pomiędzy zatrudnionymi. Odległość między nimi musi wynosić co najmniej dwa metry. Jeśli możliwe jest zamontowanie plastikowych osłon oddzielających ich od siebie, należy to zrobić. Podstawową rzeczą jest zachowanie „społecznego dystansu” i na to musimy zwracać szczególną uwagę.

Oprócz zapewnienia możliwie jak największej odległości pomiędzy pracującymi, trzeba na bieżąco dostarczać im środki do dezynfekcji rąk. Do dyspozycji muszą mieć mydło w płynie w toaletach, a w miejscach, w których nie ma dostępu do bieżącej wody, środek dezynfekujący na bazie alkoholu (co najmniej 60 proc.). Należy również umieścić w widocznych miejscach instrukcje prawidłowego mycia rąk. Szczególną uwagę zwracamy na czystość stanowisk pracy oraz jadalni i sanitariatów. Konieczne jest  przeszkolenie pracujących i uczulenie ich na to, aby nie dotykali dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu. Biurka, lady, stoły, klamki, włączniki światła i poręcze muszą być regularnie odkażane środkiem dezynfekującym.

Nowe zasady wprowadzone, ale jak sprawdzić, czy wszyscy są bezpieczni? 

Jeśli udało się zapewnić ciągłość produkcji, teraz konieczne jest monitorowanie, czy wprowadzone w firmie środki ochrony działają. Pomoże w tym nasz system. TIMATE pozwala monitorować bezpieczeństwo wszystkich osób znajdujących się na terenie zakładu. Karta jest w stanie od razu poinformować pracodawcę o ewentualnych nieszczęśliwych zdarzeniach. Reaguje na uderzenia i upadki. Dodatkowo przycisk SOS, umożliwia natychmiastowe zgłoszenie zagrożenia. Jeśli zauważymy, że ktoś źle się poczuł, za pomocą karty wzywamy pomoc. Co jeśli mamy podejrzenia, że któryś z zatrudnionych może być zarażony koronawirusem? Tutaj również pomoże nasz system. W jaki sposób? Podstawą walki z COVID-19 jest szybkie rozpoznanie choroby. W firmie, w której działa TIMATE można łatwo wskazać, który z pracowników kontaktował się z potencjalnym zakażonym. Dzięki włączonej funkcji lokalizacji system pozwala odnaleźć właściciela danej karty z dokładnością do pokoju lub części budynku. Wiemy więc dokładnie, które osoby muszą poddać się kwarantannie.

Epidemia koronawirusa oznacza sporo zmian dla pracowników i pracodawców. Wszyscy musimy dostosować się do nowych okoliczności i spróbować się w nich odnaleźć. Oby ten niespokojny czas szybko się skończył, a przedsiębiorcy wyszli z tej sytuacji obronną ręką. Bądźmy wszyscy bezpieczni i zdrowi.

Skontaktuj się z nami

Kiedy myślimy o strefach w przedsiębiorstwie, zwykle przychodzą nam do głowy miejsca do pracy i relaksu. To jednak duże uproszczenie. Każda firma powinna wyznaczyć w swoim obszarze strefy służące różnym celom i wymagające tym samym zastosowania różnych procedur dostępu. Tylko wtedy będzie mogła zbadać, w jaki sposób pracownicy i kontrahenci przemieszczają się między pomieszczeniami i budynkami, zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni oraz zadbać o bezpieczeństwo zatrudnionych, gości i informacji.

Pomoc tam, gdzie jest potrzebna

Bezpieczeństwo pracowników to priorytet dla wszystkich pracodawców. Wypadki i nieszczęśliwe sytuacje zdarzają się jednak niemal w każdej firmie. Sztuką jest jak najszybsze zareagowanie na zagrożenie, natychmiastowa pomoc poszkodowanym lub – jeśli potrzebna – ewakuacja do bezpiecznego miejsca. W tym także pomaga podzielenie przedsiębiorstwa na strefy i monitorowanie, w której z nich aktualnie znajdują się pracownicy, czy nie potrzebują pomocy i czy stosują wymagane na danym terenie środki ochrony osobistej.

– Podzielenie firmy na strefy pozwala wyznaczyć te miejsca w firmie, które wymagają dodatkowej ochrony, na przykład założenia kasku czy ochraniaczy. Żeby jednak zasady te były przestrzegane, potrzebny jest też odpowiedni system monitorowania zastosowania wymaganych elementów ubioru i przypominania o konieczności ich użycia. Tak działa TIMATE, czyli nasz system do rejestracji i analizy czasu pracy. Karta, którą noszą na szyi lub kasku zatrudnieni, informuje, że wchodzą do strefy wymagającej szczególnych środków ochronnych. Przypomina też, że muszą choćby założyć kask, a gdy tego nie zrobią, informuje przełożonych o nieprzestrzeganiu zasad bezpieczeństwa – tłumaczy Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.

Karty przypisane są do konkretnych pracowników, dlatego pomagają w zlokalizowaniu ich w momencie wypadku. Pracodawca od razu wie, w jakiej strefie znajduje się poszkodowany i gdzie wysłać ekipę. System wspiera także firmę w przypadku ewakuacji – dzięki strefom i kartom przedsiębiorca może sprawdzić, czy wszyscy pracownicy znajdują się aktualnie w bezpiecznym miejscu.

Optymalne zarządzanie przestrzenią

Technologie pozwalają na rejestrowanie tego, kto wchodzi do poszczególnych stref, oraz sprawdzanie, jak długo w nich przebywa. A to z kolei umożliwia lepsze zarządzanie i pracownikami, i przestrzenią.

– W tego typu systemach nie chodzi o inwigilację, ale o dostęp do ważnych informacji na temat organizacji pracy. Załóżmy, że pracownicy przedsiębiorstwa na co dzień zlokalizowani są w trzech budynkach. Obserwując to, w jaki sposób przemieszczają się pomiędzy nimi, można zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni. Jeśli pracownicy z budynku A najczęściej odwiedzają najbardziej od nich oddalony budynek C, może lepiej przenieść ich do budynku B stojącego pomiędzy A i C? – mówi Sebastian Młodziński z TIMATE.

Podobnie można przeanalizować przepływ ludzi między pokojami, piętrami czy współpracującymi ze sobą działami. Lepsza organizacja przestrzeni to skrócenie czasu potrzebnego na pokonanie odległości od jednego do drugiego punktu, efektywniejsza praca oraz większa wygoda dla zatrudnionych.

Specjaliści zawsze pod ręką

Awaria, zepsuta maszyna, zatrzymana linia produkcyjna. Takie sytuacje się zdarzają. Każda minuta przestoju oznacza straty dla przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważna jest szybka reakcja, zdiagnozowanie i wyeliminowanie problemu. Specjaliści od utrzymania ruchu, odpowiedzialni za stan urządzeń, maszyn i pojazdów wykorzystywanych w codziennej pracy, są jednak zwykle bardzo mobilni, co oznacza, że zlokalizowanie ich i skierowanie do miejsca awarii bywa czasochłonne. Można oczywiście skorzystać ze służbowego telefonu komórkowego, ale pracujący często w głośnych pomieszczeniach eksperci mogą go nie słyszeć lub zwyczajnie – nie mieć zasięgu. W takich przypadkach także sprawdza się podział przedsiębiorstwa na strefy i monitorowanie tego, w której z nich przebywają pracownicy.

– Nasza karta pozwala zlokalizować każdego pracownika, wskazując, w której strefie aktualnie się znajduje. Identyfikatory łączą się drogą radiową z centralkami obsługującymi poszczególne pomieszczenia. Nie są uzależnione od zanikającego czasem sygnału sieci telefonicznej czy WiFi, dlatego działają niezależnie od zasięgu – wyjaśnia Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.

Dzięki takiej możliwości przedsiębiorca zawsze wie, gdzie są potrzebni mu w danym momencie specjaliści, a to pozwala na szybsze reakcje na problemy i tym samym efektywniejsze zarządzanie firmą.

Szpiegostwo gospodarcze, czyli kto wynosi poufne informacje?

Standardowe karty dostępowe otwierają drzwi jedynie do tych pomieszczeń, do których odwiedzania pracownicy mają uprawnienia. Mało kto zatem może dostać się do serwerowni, gabinetu prezesa czy biura z dokumentami finansowymi. Egzekwowanie tych ograniczeń bywa jednak trudne. Zdarza się bowiem, że do pomieszczenia w tym samym momencie wchodzą dwie osoby, z których tylko jedna użyła karty do otwarcia drzwi. Nie jest to postrzegane jako problem, dopóki z firmy nie wyciekną ważne dane, informacje handlowe, plany czy szczegóły kontraktów. Jak znaleźć winnego takiej sytuacji?

Mając do dyspozycji jedynie informacje o uprawnieniach, przedsiębiorca dysponuje tylko listą osób, które mogły znaleźć się w pomieszczeniu pod specjalnym nadzorem. Korzystając z systemu monitorowania przepływu pracowników między poszczególnymi strefami, firma dowie się dodatkowo tego, kto i kiedy fizycznie przebywał w takim miejscu, nawet jeżeli nie miał do tego uprawnień – i na przykład został wpuszczony przez uprzejmego współpracownika.

Ważne dane mogą też zostać wykradzione z firmy przez przebywających w niej gości. Nowoczesne technologie pozwalają kontrolować to, jak po przedsiębiorstwie poruszają się osoby z zewnątrz i tym samym zapobiegać nadużyciom.

– Oczywiście mało kto przychodzi do nas ze złymi zamiarami. Niemniej informacja o tym, gdzie nasz gość aktualnie przebywa, może też przydać się choćby prezesowi, który chce dołączyć do oprowadzanej po przedsiębiorstwie osoby – wyjaśnia Sebastian Młodziński.

Nie płać za marnotrawstwo czasu

Monitorowanie przepływu pracowników między strefami pozwala też na wyeliminowanie marnotrawienia czasu. Jeśli zatrudniony przebywa na przykład w strefie przeznaczonej dla palaczy i w ciągu dnia spędza w niej dużo więcej czasu niż pozostali, warto porozmawiać z nim o efektywności działań i wykorzystaniu czasu przeznaczonego na obowiązki służbowe.

– Taka możliwość daje przedsiębiorcy szansę na zapewnienie równych i sprawiedliwych warunków pracy. Warto pamiętać o tym, że zatrudnieni obserwują się nawzajem i czują się pokrzywdzeni, gdy zauważają, że ktoś pracuje mniej niż oni, spędzając większość czasu w palarni, kuchni czy stołówce. Kontrola w tym przypadku oznacza zatem nie tylko oszczędności wynikające z niepłacenia za ciągłe odpoczywanie, ale też większe zadowolenie całego zespołu – dodaje CEO TIMATE.

Podzielenie firmy na strefy i monitorowanie ich daje przedsiębiorcom bardzo wiele korzyści, od lepszej organizacji pracy, poprzez większe bezpieczeństwo, wyższą efektywność, aż po oszczędności. Warto wprowadzić ją w swojej organizacji.

Skontaktuj się z nami

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Monitorujemy pracę osób zatrudnionych w naszym przedsiębiorstwie. Z systemów rejestrujących czas pracy, takich jak TIMATE, dostajemy informacje o godzinach wejść, wyjść, o tym, ile czasu pracownicy spędzają w poszczególnych pomieszczeniach lub na realizacji konkretnych zadań. Czy z tych surowych danych – nawet jeśli się im przyjrzymy bliżej – coś naprawdę wynika?

Niewiele. Co więcej – mogą wyniknąć z nich wnioski niezgodne z rzeczywistością, np. kiedy otrzymamy dane dwóch pracowników zajmujących się np. rozładowywaniem palet z towarem, które jasno pokazują,  że jeden wykonuje swoje zadanie w 20 minut, a drugi robi to samo, ale o 10 minut dłużej.

Jej wysokość analiza

Dopiero dobra analiza zgromadzonych danych pod różnymi kątami, porównująca różne czynniki, jest w stanie dać managerom właściwe odpowiedzi na pytanie o efektywność pracowników. Biorąc pod uwagę nasz przykład – tylko przeanalizowanie dostępnych informacji pokaże nam, że drugi zatrudniony wcale nie pracuje gorzej i wolniej, a zwyczajnie musi jechać po paletę na drugi koniec fabryki. Pierwszy natomiast stanowisko odbioru i rozładunku palet ma w jednym miejscu. Niezwykle ważna jest w tym przypadku więc właściwa korelacja czasu przeznaczonego na zadania i trasy, jaką w konkretnym czasie pokonują osoby wykonujące swoje obowiązki.

Co z taką wiedzą można zrobić? Bardzo wiele. Wiemy bowiem już z danych, że rozbieżność w czasie realizacji tego samego zadania nie wynika z opieszałości pracownika, a z tego, że manager źle zorganizował proces pracy. Wystarczy zatem wprowadzić kilka usprawnień, aby rzeczywiście zoptymalizować procesy i poprawić efektywność firmy. Tylko dane przekute w wiedzę dają konkretne rozwiązania.

Klucz do zrozumienia pracowników

Niestety managerowie często nie mają czasu, aby dokładnie przyjrzeć się temu, jak działają osoby w ich zespołach. Bywa również, że przez to nie do końca rozumieją, jak pracują ich pracownicy. Porównują wyniki, ale nie sprawdzają, co wpływa na takie, a nie inne efekty.

Jednak, jak się okazuje, można to zmienić, analizując dane dotyczące pracy oraz jej różne aspekty, na przykład czas, miejsce, temperaturę pomieszczenia itp. Tego typu wnikliwe spojrzenie na procesy pracy może przyczynić się do skutecznego zoptymalizowania działań zachodzących w firmie. I co niezwykle istotne – pozwala sprawiedliwie ocenić pracowników, docenić ich zaangażowanie, poprawić warunki pracy czy przeprowadzić rozmowy motywacyjne.

Rozwiązanie na miarę współczesnych potrzeb

Do tej pory nie istniały narzędzia umożliwiające zbieranie konkretnych informacji związanych z wykorzystaniem czasu pracy i zestawianie ich w dowolnych konfiguracjach. TIMATE to zmienia i analizuje dane pod różnymi kątami, “układa” je w przejrzystą całość i tym samym pomaga w ich zrozumieniu.

System składa się z kilku modułów, w tym odpowiadającego za analizę wykorzystania czasu pracy, który pozwala bardzo szybko i wygodnie odpowiedzieć na pytania: czym zajmują się pracownicy, czy są bezpieczni, w której strefie firmy się znajdują. Zebrane dane pracodawca może porównać ze sobą i na ich podstawie tworzyć własne normy pracy lub optymalizować działania.

Właściciele firm tylko dzięki analizie danych oraz odpowiednim narzędziom, takim jak na przykład nasz TIMATE, otrzymają informacje na temat tego, jak pracują zatrudnieni i jakie zmiany są niezbędne, żeby usprawnić procesy zachodzące w organizacji, a przy tym zwiększyć jej konkurencyjność.

Skontaktuj się z nami

Technologia w służbie zdrowiu

Szybko, kolorowo i w zgodzie z obowiązującymi trendami – tak dzisiaj wygląda nasze fast foodowe życie, w pędzie którego tracimy nie tylko cenne zdrowie, ale przede wszystkim tożsamość i poczucie tego, co etyczne. W dobie wszechobecnych technologii trudno nam chociaż na chwilę oderwać się od wirtualnego świata pełnego presji i nieosiągalnych ideałów, co ma destrukcyjny wpływ na naszą samoocenę i w konsekwencji motywację do pracy. Sytuacji nie poprawiają z pewnością nadchodzące deadline’y, rosnące wskaźniki efektywności czy zapowiedzi kolejnych ważnych projektów do realizacji. A gdzie w tym wszystkim jest czas na zasłużony regularny odpoczynek?

Niestety, nawet najbardziej udane wakacje nie sprawią, że po powrocie będziemy wypoczęci „na zapas”. W trakcie urlopu nasz organizm funkcjonuje zupełnie inaczej i potrzebuje przynajmniej kilku dni na powrót do efektywnego trybu zadaniowego. Co więcej, jesienna aura nie jest naszym sprzymierzeńcem, a przepracowanie spowodowane chęcią nadrobienia zaległych spraw może dotkliwie odbić się na naszym zdrowiu. Głównym powakacyjnym zadaniem jest więc pamiętanie o przerwach, co przychodzi z trudem zwłaszcza osobom, które mają tendencje do wpadania w „wir pracy”. Dla takich zapominalskich z pomocą przychodzi technologia, dzięki której już nigdy nie umknie im zasłużony lunch czy kolejna przepracowana nadgodzina.

– Z jednej strony systemy RCP zyskały w ostatnich latach na popularności, z drugiej – dostępne rozwiązania nie umożliwiają pracownikom kontrolowania przepracowanego czasu. Tymczasem my zaprojektowaliśmy urządzenie, które podliczy ilość godzin i nadgodzin spędzonych w miejscu pracy, a wgląd w te statystyki będzie miał zarówno pracodawca, jak i sam pracownik. Ponadto, system zatroszczy się również o bezpieczeństwo i przypomni o należnej przerwie – mówi Tomasz Łempiński, CTO w TIMATE, firmie zajmującej się projektowaniem i produkcją etycznego systemu RCP.

Czy warto mierzyć czas pracy?

Systemy pomiaru czasu pracy na dobre zawitały do wielu przedsiębiorstw, a ich zadaniem jest przede wszystkich zliczanie przepracowanych godzin. Przeważnie funkcjonują w oparciu o zasadę odbicia karty dostępu lub przyłożenia odcisku palca do czytnika – jak łatwo się domyślić, taki układ dostarcza informacji o czasie pracy zwierzchnikowi, natomiast dla samych pracowników jest zazwyczaj wyłącznie uciążliwym obowiązkiem. Tymczasem okazuje się, że proces ten już teraz może przebiegać praktycznie w sposób bezobsługowy, dając obu stronom układu takie samo prawo do wglądu we wszystkie dane związane z czasem pracy.

– Cały mechanizm TIMATE polega na tym, że nosimy ze sobą sprytny identyfikator, który sam rejestruje godziny spędzone w pracy. Na pierwszy rzut oka przypomina to znany wszystkim system oparty o powszechną kartę dostępu, natomiast w rzeczywistości jest to elektroniczne, w pełni zautomatyzowane urządzenie, które eliminuje z naszego życia rutynowe (i zbędne!) procedury ewidencyjne – podkreśla Tomasz łempiński z TIMATE. – Co więcej, wystarczy tylko przyłożyć kartę do ekranu smartfona, a po chwili odczytamy z niego każdą informację dotyczącą przepracowanego przez nas czasu.

Nie da się ukryć, że powyższy mechanizm przywodzi na myśl systemy treningowe i smartwatche, które funkcjonują identycznie, z tym że zbierają dane o czasie i intensywności treningów. Podobieństwo widać również w sposobie wizualizacji przeanalizowanych informacji za pomocą przejrzystych wykresów, na podstawie których od razu możemy ocenić jakość swojej pracy w poszczególnych odstępach czasowych. Takie rozwiązanie może być panaceum na pourlopowy stres, ponieważ dzięki karcie intuicyjnie kontrolujemy czas spędzony na pracy, a co za tym idzie, możemy lepiej zadbać o swoje zdrowie i dobre samopoczucie.

– TIMATE to personalny asystent zdrowia – karta sama dobiera format przerwy w zależności od rodzaju pracy, jaki wykonujemy. To bardzo proste: system analizując dane z czujników ruchu po prostu wyczuwa nasz styl pracy i na tej podstawie proponuje nie tylko przerwę na obiad, ale również gimnastykę lub odpoczynek po cięższym wysiłku fizycznym. Ponadto, inteligentna karta uchroni nas nawet przed przeziębieniem spowodowanym warunkami atmosferycznymi, ponieważ na bieżąco informuje o pogodzie – tłumaczy Tomasz Łempiński.

Keep the balance

Urlop rządzi się nieubłaganymi prawami – po jego zakończeniu musimy nadrobić wszystkie zaległości. Zazwyczaj wiąże się to z chaotycznym systemem pracy, gdzie – często myślami pozostając na piaszczystej plaży – staramy się jak najszybciej wywiązać się z zawodowych obowiązków. Takie działanie nie tylko jest mało efektywne, ale też szkodliwe dla naszego zdrowia. A gdyby tak porzucić obsesyjne myśli o uzupełnianiu braków i po prostu zdać się na elektronicznego pomocnika? Jak się okazuje, z kartą TIMATE to możliwe.

Cały system pracuje w duchu „slow work”, który polega m.in. na świadomym rytuale pracy, a co za tym idzie, rozsądnym gospodarowaniem czasem. Karta sprzyja elastycznemu dostosowywaniu zadań do aktualnego stanu zdrowia. I tak np. kiedy czujemy się bardziej zmęczeni, możemy poprosić pracodawcę o większą swobodę w zarządzaniu harmonogramem pracy, ponieważ dzięki wglądowi w statystyki widzimy pulę godzin do wykorzystania. Taka bieżąca kontrola pozwala przede wszystkim uniknąć pourlopowego przepracowania i ma kluczowy wpływ na eliminowanie stresu spowodowanego nadmiarem zawodowych obowiązków.

– To właśnie brak rozwiązań stworzonych z myślą o pracownikach, a nie wyłącznie o pracodawcach, był głównym motorem napędowym do zaprojektowania TIMATE. Nasza karta nie ma bezpośredniego dostępu do Internetu ani możliwości zainstalowania GPS. Działa w oparciu o statystyczną analizę ruchu mierzoną przez czujnik wbudowany w identyfikator pracowniczy, nie pobierając żadnych danych osobowych. To sprawiedliwy układ win-win, w którym obie strony czerpią wymierne korzyści z użytkowania – tłumaczy Tomasz Łempiński z TIMATE.

Czas pokaże, czy technologia w duchu slow work ma szansę przyczynić się do obniżenia zawodowego stresu. Tymczasem jedno jest pewne: niezależnie od tego, jaki rodzaj liczenia czasu pracy stosują pracodawcy, warto każdego dnia wykorzystać należny czas przerwy dla siebie i chociaż na kwadrans odłożyć na bok wszystkie zawodowe troski. Nie bez znaczenia jest również zachowanie zdrowego balansu pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym – w obliczu nadchodzącej wielkimi krokami jesieni, każda chwila przerwy w pracy poświęcona odpoczynkowi będzie na wagę złota i pozwoli skutecznie przeciwdziałać pourlopowym kryzysom. Jednak nawet najbardziej zaawansowana technologia nie zmusi nas do zadbania o własne zdrowie – za to odpowiedzialni jesteśmy wyłącznie my sami. Dlatego zanim przepracujemy kolejną nadgodzinę bez chwili na regenerację, najpierw odpowiedzmy sobie na pytanie: czy warto?

Skontaktuj się z nami

Warunki uczestnictwa w programie

Jak każdy program pilotażowy również i nasz posiada ściśle określone warunki współpracy. Aby firma mogła wziąć udział w testach systemu TIMATE, musi być przede wszystkim zlokalizowana na terytorium Polski. Nie jesteśmy międzynarodowym koncernem, tylko krajowym przedsiębiorstwem, dlatego też na tym etapie pragniemy skupić się na testowaniu rozwiązań na rodzimym rynku. Ponadto, z eksploatacji pilotażowej nie będą mogły skorzystać przedsiębiorstwa, gdzie montowanie specjalistycznych urządzeń elektronicznych wymaga dodatkowych pozwoleń czy atestów (np. kopalnie).

Jak wziąć udział w programie? Wystarczy wysłać emaila lub skorzystać z formularza kontaktowego umieszczonego na naszej stronie. W pierwszym etapie chętne firmy zostaną poproszone o podpisanie umowy o poufności, następnie otrzymają od nas szczegółowe informacje o TIMATE. To duży prawie 100 stronnicowy dokument, w którym można zapoznać się z technologią, oprogramowaniem, sprzętem, zasadami i cenami. Następnym krokiem będzie ankieta, dzięki której będziemy mogli wszyscy zrozumieć i sprawdzić różne aspekty wdrożenia TIMATE.

Uczestników wdrożenia wybierzemy na podstawie analizy odpowiedzi z ankiety, po pozytywnej weryfikacji podpiszemy razem umowę na wdrożenie pilotażowe. A co z przedsiębiorstwami, które ze względu na niespełnianie kryteriów organizacyjnych czy technicznych nie mogą wziąć udziału w programie? Nic straconego – nasza odmowa nie jest równoznaczna z permanentną dyskwalifikacją, oznacza jedynie to, że na tym etapie rozwoju wynalazku nie jesteśmy w stanie przeprowadzić z nią wdrożenia. Możliwości techniczne TENVIRK są ograniczone i może okazać się, że położenie, wielkość lub sposób działania pewnych organizacji po prostu nas jeszcze w tym momencie przerastają. Dlatego też najważniejszym narzędziem w całym programie jest ankieta – uzyskane dzięki niej informacje pozwolą nam skonfigurować TIMATE do potrzeb konkretnej firmy oraz zmodyfikować system TIMATE tak, aby w przyszłości każda firma mogła korzystać z niego komercyjnie.

Nie wszyscy na raz

Terminy rozpoczęcia poszczególnych wdrożeń pilotażowych będą rozsunięte w czasie, tak abyśmy mogli indywidualnie przygotować się do każdego z nich i uwzględnić uwagi i poprawki wcześniejszych testerów. Zaczynamy od małej grupy pracowników, która wymaga mniejszej liczby naszych urządzeń. Stopniowo skalę będziemy powiększać.

Nasz plan wdrożenia opracowaliśmy tak, żeby jak najmniej obciążał przedsiębiorstwo. Przyjedziemy do firmy na jeden dzień i pomożemy wszystko uruchomić. Co ważne – nie będziemy ingerować w systemy informatyczne. Podłączymy tylko naszą centralkę do Internetu i do kontaktu w miejscu, gdzie pracują ludzie. Tych wyposażymy w inteligentne karty, które nosić będą na szyi, tak jak zwykły pracowniczy identyfikator.

Dane zebrane przez TIMATE przesyłane są do chmury. Osoby biorące udział w pilotażu mogą je przeglądać – pracownicy swój czas pracy, pracodawca czas pracy podwładnych, który odpowiednio interpretowany może przynieść wiele ciekawych wniosków. My będziemy kontrolować, czy wszystko działa jak trzeba i słuchać sugestii osób uczestniczących w projekcie.

Nie będziemy zbierać żadnych wrażliwych danych od uczestników wdrożenia (odcisków palca, skanów siatkówki oka). Będziemy mierzyć przede wszystkim ruch, oświetlenie i temperaturę w miejscach, gdzie będzie inteligentna karta, a także ciśnienie i wilgotność w pobliżu zainstalowanych czujników. Te dane wykorzystamy do rejestracji czasu pracy i wspomagania procedur BHP oraz analizy wydajności przedsiębiorstwa.

Testy i badania TIMATE w przedsiębiorstwach będą trwały przez cały 2018 rok. Będziemy prowadzić je wspólnie z partnerami technologicznymi i naukowymi. Pod koniec roku zaprosimy do współpracy podmioty mające zaplecze badawczo rozwojowe, dlatego wszystkich, których interesuje temat rejestracji czasu pracy i Internet of Things zapraszamy do kontaktu z nami.

Oczywiście, jeśli TIMATE nie spełni oczekiwań, pilotaż będzie można przerwać bez żadnych konsekwencji.

Win – win

Celem programu pilotażowego jest osiągnięcie najwyższego poziomu gotowości technicznej – oznacza to, że w trakcie wdrożenia będziemy dokonywać zmian i ulepszeń prototypów TIMATE tak, aby produkt dostępny na rynku komercyjnym był maksymalnie dostosowany do potrzeb różnego rodzaju organizacji.

Choć wymaga to przestrzegania określonych zasad, to korzyści płynące z naszego rozwiązania z pewnością wynagrodzą ewentualne niedogodności. Wierzymy w to, że po zakończeniu eksploatacji wdrożeniowej zadowoleni przedsiębiorcy będą chcieli nadal używać przetestowanych urządzeń. I choć nie będziemy mogli ich sprzedać przed końcem 2018 roku, nasi testerzy będą mogli kupić je na specjalnych warunkach.

Pragniemy stworzyć etyczny system do pomiaru i rozliczania czasu pracy, który wyjdzie naprzeciw wszystkim potrzebom współczesnego biznesu. I choć naszym celem jest przede wszystkim ulepszenie już powstałych prototypów TIMATE, to jesteśmy pewni, że testowanie tak innowacyjnego gadżetu będzie ciekawym wyzwaniem dla niejednego pracownika, nawet takiego, który z technologią jest na bakier. Praktyczna technologia „fair play”? Z TIMATE to możliwe!

Skontaktuj się z nami

W pułapce korzyści

Za pomocą podskórnego czipa nie tylko automatycznie uzyskamy dostęp do pomieszczeń w firmie, ale też jednym gestem uruchomimy drukarkę czy zalogujemy się do służbowego komputera. Mimo że nie są to czynności wymagające nadzwyczajnych umiejętności, to nowa technologia podbije serce każdego, kto mnożące się hasła i kody dostępu zamieni (z ulgą!) na wygodny i bezobsługowy implant podskórny. To również szereg korzyści dla pracodawcy, który ma pełny wgląd w czas pracy swoich podwładnych oraz każdą operację wykonaną za pośrednictwem mikrourządzenia. Ale to nie wszystko.

Już teraz zaczipowani pracownicy zapłacą za obiad za pomocą ruchu dłoni. A to dopiero początek, bo wraz z rozwojem technologii zmiany będą coraz odważniejsze. Czy futurystyczna wizja społeczeństwa, w którym każda jednostka jest w pełni kontrolowana przez państwo, to wciąż tylko materiał na dobre science-fiction? Niekoniecznie, bo w kolejce po nową technologię ustawią się z pewnością nie tylko potężne korporacje, ale przede wszystkim rządy. Dane zbierane przez wewnętrzne czujniki to smaczny kąsek, obok którego nie sposób będzie przejść obojętnie.

Keep calm and find the balance

Czy firmy przeciwne zaawansowanej biometrii skazane są na cyfrowe wykluczenie? To pytanie zainspirowało nas do intensywnego poszukiwania technologii, która pozostaje w zgodzie z ochroną danych osobowych pracowników. I tak właśnie powstał TIMATE, który jest odpowiedzią na realne potrzeby współczesnego biznesu.

Urządzenie rozwiązuje kilka problemów związanych z ewidencją czasu pracy. Po pierwsze gwarantuje kontrolę, ale co bardzo istotne wzajemną. W jaki sposób? Z jednej strony dane o czasie pracy zbierane są za pomocą inteligentnej karty i przekazywane poprzez system w chmurze do pracodawcy, a z drugiej – dzięki ekranowi ePaper wbudowanemu w kartę – mają do nich dostęp również pracownicy. Po drugie, z TIMATE w każdej chwili można z kontroli zrezygnować. Inaczej jest z podskórnymi chipami, które są trudne do usunięcia i sprawiają kłopot zwłaszcza przy zmianie miejsca pracy. W przypadku TIMATE wystarczy po prostu zdjąć identyfikator i odłożyć go na swoje miejsce.

Jak widać, zależało nam na znalezieniu kompromisu między koniecznością rejestracji czasu pracy, dbaniem o bezpieczeństwo pracowników a pozostaniem w świecie nowoczesnych technologii umożliwiających automatyczną kontrolę. Wymyślenie takiego systemu zajęło nam kilka lat. Na szczęście, warto było poświęcić tyle czasu na intensywne prace badawcze, ponieważ stworzyliśmy produkt, który całkowicie redefiniuje pojęcie systemów RCP i diametralnie różni się od funkcji podskórnego czipa.

Można też górnolotnie powiedzieć, że nasz wynalazek to alternatywa dla rozpędzającej się karuzeli kontroli, stworzony z myślą o społeczeństwie, a nie przeciwko niemu. Działa i pełni swoje funkcje, analizując ludzki ruch – ale nie ruch konkretnej osoby, a podobieństwo ruchu jej karty w systemie do kart innych użytkowników oraz natężenie ruchu jej w czasie. W jaki sposób? Na podstawie wbudowanego czujnika. Co najważniejsze, surowe dane o ruchu, zebrane przez kartę, nie mogą zostać bezpośrednio użyte do identyfikacji jej właściciela. Dzięki temu nie są gromadzone wrażliwe dane i prawo do ochrony danych osobowych nie jest łamane, co jest przypisywane systemom wykorzystującym biometrię.

Każdy z nas choć przez chwilę chciałby poczuć się jak bohater filmu science-fiction, ale niekoniecznie pozostać w tym świecie na dłużej. Korzyści płynące z używania wszczepionego czipa szybko tracą na wartości, kiedy zestawimy je z zagrożeniami, jakie niesie ze sobą tak zaawansowana inwigilacja. Jak myślicie, czy etyczne RCP ma szansę w starciu z etycznie i prawnie wątpliwą biometrią?

Skontaktuj się z nami

W końcu sprawiedliwie! Kto na tym skorzysta?

Oprócz stworzenia inteligentnego, nienaruszającego praw pracowników gadżetu, który jest codziennym asystentem pracy, podczas tworzenia TIMATE przyświecał nam jeszcze ważny społeczny cel – sprawiedliwe rozliczanie czasu pracy. Dla nikogo chyba nie jest tajemnicą pracownicza „kreatywność” i odbijanie kart za nieobecne koleżanki i kolegów lub tłumaczenie się zgubionym identyfikatorem. Z TIMATE nie da się oszukiwać. System wyposażony jest w czujnik ruchu, który analizuje sposób poruszania się ludzi na określonej przestrzeni. Jeśli zauważy brak ruchu karty lub podobne poruszanie się dwóch kart, zgłosi to najpierw zainteresowanym pracownikom a potem pracodawcy. Bez udziału człowieka aktywizuje się i zaczyna liczyć czas w momencie przekroczenia zasięgu małej centralki umieszczonej na terenie firmy. Wyłącza się, kiedy opuszczamy teren pracy. Co ważne – nie musi to być tylko zamknięte biuro. TIMATE sprawdza się na budowach i otwartych terenach.

A jakie korzyści w zakresie rejestracji czasu pracy osiągnie pracownik, korzystając z TIMATE? Przede wszystkim zyska asystenta, który będzie dbał o to, aby wdrożył w swoje życie zasadę work-life balance. TIMATE da pracownikowi znać, że musi zrobić przerwę, obliczy dokładnie, ile godzin spędził już w pracy, zliczy wszystkie nadgodziny, dopilnuje aby nie przebywał za długo w pracy, zadba o to, aby pracownik miał nieustający dostęp do informacji o przysługującym i wykorzystanym urlopie. Dodatkowo TIMATE da zatrudnionemu pewność, że nie pracuje on więcej niż wiecznie spóźniający się lub często nieobecny kolega. Innym słowem zyskują wszyscy – pracodawcy i pracownicy.

Czas na weryfikację!

Czy cel wyrównania szans pracowników udało się nam osiągnąć? W testach TIMATE sprawdził się idealnie. Prototyp zadziałał bez zarzutów w rzeczywistości wirtualnej i na próbie studentów śląskiej uczelni. Czekamy teraz na weryfikację naszej koncepcji w prawdziwych warunkach. Jesteśmy bardzo ciekawi, jak pracownicy będą korzystać z naszego wynalazku – czy bieżący dostęp do parametrów takich jak urlopy, nadgodziny, niewykorzystane przerwy ułatwi im życie? Czy połączenie twardej technologii z możliwościami Internet of Things pozwoliło stworzyć nam system będący doskonałym wsparciem pracy, podobnie jak opaska treningowa pomaga ludziom podczas biegania, chodzenia czy monitorowania snu?

Liczymy na to, że właśnie tak się stanie i TIMATE będzie zupełnie nową wartością nie tylko dla pracowników, ale także pracodawców, którzy teraz będą mogli delikatnie i zgodnie z prawem kontrolować pracę swoich podwładnych.

W każdym razie meldujemy gotowość na starcie (lub współpracę) z funkcjonującymi aktualnie na rynku rozwiązaniami – już wygrywamy brakiem wymogu aktywności i obsługi systemu ze strony pracowników oraz tym, że TIMATE nie zbiera żadnych danych wrażliwych pracowników. To dużo czy mało? Jesteśmy otwarci na dyskusję!

Skontaktuj się z nami