Strona 14

A gdyby tak w proces audytu zaangażować wszystkich pracowników? Sprawić, by każdy zatrudniony dostrzegał i wskazywał błędy w procesach produkcyjnych, biznesowych, logistycznych i tym samym dawał firmie szansę na wyeliminowanie nieprawidłowości, gdy tylko się pojawią? Z TIMATE jest to możliwe, i to nawet codziennie!

Od pracownika do audytora

TIMATE sprawia, że każdy pracownik firmy staje się jednocześnie jej wewnętrznym audytorem. A to wszystko dlatego że system angażuje zatrudnionych do zauważania i wskazywania błędów w procesach i w organizacji pracy. Jak to działa?

TIMATE gromadzi dane na temat pracy pracowników w sześciu obszarach: czasu pracy, wykorzystania tego czasu, bezpieczeństwa, realizacji zadań, wykonania normy pracy oraz zarządzania (funkcja dostępna dla przełożonych). Pod koniec dnia każdy pracownik jest na podstawie tych danych automatycznie oceniany. Poszczególnym obszarom przypisane zostają emotikony z uśmiechniętą, neutralną lub smutną buźką. Zatrudniony wie zatem od razu, jak wywiązywał się ze swoich zadań danego dnia – czy dobrze wykorzystał czas pracy, czy przestrzegał zasad BHP, czy zrealizował przypisane do niego zadania.

Co istotne – system ocen można powiązać z systemem premiowym, czyli za dobre oceny pracownicy dostają jednocześnie punkty, które z czasem przełożą się na konkretną premię finansową. To sprawia, że traktują swoje oceny poważnie i reagują, gdy system przypisze do jakiegoś obszaru negatywną notę.

Co robią w takim momencie? Jeśli zła ocena wynika ze spóźnienia, nienoszenia kasku w miejscu tego wymagającym czy z opieszałości w wykonywaniu obowiązków, pracownik może liczyć tylko na siebie i poprawić swój sposób pracy.

Zdarza się jednak, że smutna buźka nie oznacza błędów pracownika, ale błędy w procesach. Niewykonanie zadania może przecież wynikać nie z lenistwa, a z nieprawidłowości w logistyce czy organizacji pracy. Pracownik nie pracuje efektywnie, bo czeka na dostarczenie komponentów, na naprawienie maszyny, na pomoc zespołu, który w tym momencie wykonuje inne obowiązki. W takim przypadku pokazuje przełożonemu, co nie zadziałało w procesach i tym samym spowodowało przestoje czy naruszenia bezpieczeństwa.

Korzyści z audytu

Taki wewnętrzny audyt, prowadzony na bieżąco i angażujący wszystkich pracowników firmy, przynosi ogromne korzyści. Przede wszystkim firmy od razu dostają informacje o wszelkich nieprawidłowościach i mogą na nie zareagować, gdy tylko się pojawią. Dzięki temu problemy nie narastają przez całe miesiące, jak to bywa w przypadku audytów przeprowadzanych raz czy dwa razy w roku. Błędy eliminowane są natychmiast, co poprawia wydajność firmy.

Tego typu audyt jest też skuteczny, bo każdemu pracownikowi zależy na tym, aby informacja o błędach w procesach dotarła do przełożonych i aby te błędy zostały jak najszybciej wyeliminowane. Nikt przecież nie chce dostawać złych ocen nie ze swojej winy.

I w końcu taki audyt jest znacznie tańszy niż audyt przeprowadzany przez firmy zewnętrzne lub przez delegowanych do takich zadań pracowników.

Żadna firma nie działa każdego dnia na 100% swoich możliwości, bo jakość jej funkcjonowania zależy od bardzo wielu czynników. Kluczem do sukcesu jest jednak jak najszybsze zauważenie i wyeliminowanie błędów. Dzięki temu organizacja będzie bardziej efektywna, a pracownicy zadowoleni i dobrze zmotywowani.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na temat tego, jak TIMATE automatyzuje procesy w firmach, napiszcie do nas na: contact@timatesystem.com.

Skontaktuj się z nami